L'abandon des processus manuels commence par l'outil de paiement. Finis les avances de frais par les salariés, les justificatifs papier à collecter, scanner, et les tableurs interminables à remplir. En 2025, les cartes de paiement professionnelles, spécifiquement conçues pour l'univers de la mobilité et des dépenses d'entreprise, s'imposent comme la nouvelle norme. Imaginez ce scénario : un collaborateur part en mission. Au lieu de jongler avec sa carte personnelle et une liasse de reçus, il utilise une unique carte Greenway qui lui permet de régler ses billets de train, son carburant, le péage, une location de vélos en libre-service, ou même ses repas au restaurant. La magie opère en coulisses : chaque transaction est instantanément et automatiquement catégorisée, enregistrée en temps réel dans le logiciel de gestion Greenway, et transmise dans le circuit d'approbation prédéfini. En cas de dépense non conforme à la politique de dépenses de l'entreprise (dépassement de plafond, catégorie non autorisée), une alerte est immédiatement générée pour le manager et l'employé, prévenant ainsi les erreurs, les oublis et les tentatives de fraude.

Cette approche centralisée et automatisée est une véritable bouffée d'air frais non seulement pour les équipes sur le terrain, mais aussi pour les départements support. Les services des Ressources Humaines (RH), de la comptabilité et même les Comités Sociaux et Économiques (CSE) voient leur charge de travail administrative drastiquement réduite. Fini la course aux justificatifs en fin de mois : tout est horodaté, géolocalisé, et le justificatif est numérisé avec une valeur probante, garantissant sa conformité légale et fiscale. Le bonus différenciant de Greenway réside dans sa dimension durable : nos cartes permettent un suivi précis du CO₂ émis, calculé automatiquement pour chaque trajet ou type de dépense. Cette donnée cruciale devient un indicateur clé de performance (KPI) pour vos bilans RSE, vos rapports extra-financiers dans le cadre de la directive CSRD, ou pour répondre aux obligations ESG (Environnementales, Sociales et de Gouvernance).

L'un des freins historiques à une gestion efficace des frais professionnels a toujours été la lourdeur des processus imposés aux employés. Remplir une note de frais était souvent synonyme de perte de temps et de frustration. Avec l'application mobile Greenway, cette contrainte se transforme en une simple formalité de quelques secondes. Qu'il s'agisse d'un repas d'affaires, d'un ticket de transport, d'un cadeau d'entreprise ou d'une nuit d'hôtel, la dépense est enregistrée instantanément. L'employé prend une simple photo du reçu avec son smartphone. Notre technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), dopée à l'IA, lit et extrait intelligemment toutes les informations pertinentes : le montant, le taux de TVA (essentiel pour la récupération de la TVA), la nature de l'achat, le fournisseur, et prépare automatiquement l'écriture comptable correspondante. C'est un gain de temps considérable et une source d'erreurs en moins, particulièrement pour les travailleurs à distance, les commerciaux nomades, et les techniciens en intervention.

L'application Greenway va bien au-delà de la simple numérisation de reçus. Elle offre un panel de fonctionnalités avancées pour une autonomie et une transparence totales. La synchronisation bancaire en temps réel permet de réconcilier les transactions de la carte Greenway sans aucune action manuelle. Le module de déclaration des indemnités kilométriques est un autre atout majeur : l'employé entre ses points de départ et d'arrivée, et l'application calcule la distance, l'indemnité due selon le barème fiscal en vigueur (barème URSSAF), et estime même l'empreinte carbone du trajet. Les managers peuvent valider les dépenses en un clic depuis leur mobile, et les employés peuvent suivre le statut de leur remboursement en temps réel. De plus, l'application permet de générer des rapports de dépenses personnalisés par salarié, par projet ou par client, facilitant l'analyse des coûts. Enfin, et c'est un point crucial, toutes ces données sont prêtes à être exportées ou synchronisées directement avec les principaux ERP comptables du marché comme Sage, Cegid, QuickBooks, ou Pennylane. L'équipe paie et comptabilité récupère un module d'export entièrement concilié, prêt pour la saisie comptable finale. La mobilité des collaborateurs devient ainsi une force pour l'entreprise, et non plus une faille administrative.

La véritable puissance de la plateforme Greenway réside dans sa capacité à unifier et centraliser l'ensemble des outils de dépense au sein d'une seule et même interface. Fini le silotage des informations entre le logiciel de paie, l'outil comptable et les systèmes de gestion de flotte. Greenway est la tour de contrôle qui orchestre les paiements instantanés via carte, la gestion des plafonds par profil d'utilisateur, les abonnements de télépéage, la gestion de la recharge électrique, les titres-restaurant et les avantages salariés. Chaque carte émise est paramétrable et liée à une règle de dépenses sur mesure : vous pouvez définir des plafonds journaliers ou mensuels, bloquer certaines catégories de commerçants (alcool, jeux d'argent, hôtels de luxe), appliquer des géo-restrictions, ou autoriser les dépenses uniquement certains jours de la semaine. Le service RH peut également créer des typologies de notes de frais spécifiques (séminaires, formation, déplacements clients, déplacements collaboratifs RSE) pour un suivi analytique encore plus fin.

Côté comptabilité, le gain d'efficacité est spectaculaire. Chaque dépense validée est automatiquement convertie en une proposition d'écriture comptable, en respectant le plan comptable que vous avez défini. Les comptes de charge, les comptes de TVA et les comptes de tiers sont pré-imputés. Le logiciel génère automatiquement les bordereaux de remboursement pour les frais avancés par les salariés (via virement SEPA ou intégration directe dans le logiciel de paie) et alimente en parallèle le tableau de bord RSE de l'entreprise. En quelques clics, les décideurs (DAF, CFO) peuvent extraire un rapport carbone par projet, analyser l'évolution des frais de carburant, ou visualiser la ventilation des dépenses par centre de coût. Pour garantir une intégration parfaite dans votre écosystème existant, Greenway a développé des connecteurs API robustes et des intégrations natives avec les plus grands noms du marché : Silae, Lucca, SAP, Oracle NetSuite, et bien d'autres.

L'un des leviers les plus puissants et différenciants du système Greenway est sa capacité à transformer chaque dépense en un indicateur de performance ESG tangible. À l'heure où la responsabilité sociétale des entreprises n'est plus une option mais une nécessité, piloter son impact devient crucial. Avec Greenway, chaque déplacement professionnel, chaque plein de carburant, chaque billet de train est évalué non seulement en euros, mais aussi en kilogrammes de CO₂ équivalent. Le tableau de bord RSE de Greenway consolide ces données et génère automatiquement des KPIs pertinents : émissions moyennes par kilomètre parcouru, évolution annuelle des frais de déplacement comparée à l'empreinte carbone associée, ou encore un score d'alignement durable basé sur le mix des modes de transport utilisés par vos collaborateurs (voiture, train, avion, mobilité douce).

Ce nouveau niveau de reporting est un atout indispensable pour les entreprises soumises à la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), qui exige une transparence accrue sur les impacts environnementaux. Greenway vous fournit les données précises et auditables pour justifier de vos engagements et de vos plans d'action. En intégrant une politique voyage durable (en favorisant la mobilité bas-carbone, l'alimentation responsable lors des déplacements, la sobriété énergétique des hébergements choisis), les entreprises qui utilisent notre plateforme gagnent non seulement en réputation et en attractivité pour les talents, mais aussi en rentabilité. En effet, une analyse fine des données montre presque systématiquement que les déplacements les plus légers en empreinte carbone sont aussi, à terme, les moins coûteux pour l'entreprise. C'est une stratégie doublement gagnante, où la performance financière et la performance environnementale se renforcent mutuellement.

Pour conserver son avance et répondre aux besoins évolutifs des entreprises, Greenway lance en 2025 plusieurs innovations majeures. La première est l'intégration d'une intelligence artificielle avancée pour renforcer le contrôle et la conformité. Notre algorithme "Compliance Guardian" analyse en temps réel chaque dépense soumise et peut détecter instantanément les reçus suspects ou frauduleux (doublons, montants anormalement ronds, dépenses le week-end, justificatifs falsifiés). L'algorithme attribue un score de risque à chaque transaction, alertant les managers uniquement sur les cas à risque élevé, leur faisant gagner un temps précieux. De plus, nous introduisons la reconnaissance vocale : un commercial pourra désormais enregistrer une dépense et son motif oralement en sortant de son taxi, sans même avoir à toucher son téléphone.

Par ailleurs, l'écosystème Greenway s'enrichit de nouveaux services pour répondre à un enjeu clé : la flexibilité et le bien-être des collaborateurs. Nous lançons notre carte ticket restaurant dématérialisée, entièrement connectée à la plateforme et respectant scrupuleusement la fiscalité URSSAF. Nous proposons également une carte cadeau multi-enseignes pour les collaborateurs, un avantage salarié moderne et apprécié. Enfin, une nouvelle interface dédiée aux managers leur permet de visualiser en un coup d'œil la performance durable de leur équipe et de mettre en place des challenges internes pour encourager la mobilité douce. Ces nouveaux produits répondent à un double enjeu : offrir plus de flexibilité RH tout en renforçant l'impact RSE. L’entreprise devient un acteur engagé dans la rémunération durable et le bien-être économique de ses salariés.