La gestion de notes de frais en entreprise est à un tournant historique. Fini le temps des liasses de reçus papier, des tableurs Excel complexes et des processus de remboursement interminables. Nous assistons à une véritable révolution, portée par l'émergence de solutions numériques tout-en-un qui conjuguent à la perfection efficacité opérationnelle, transparence financière et impact environnemental positif. Au cœur de cette transformation se trouvent les nouvelles générations de cartes de paiement professionnelles : de la carte carburant intelligente à la carte mobilité durable, en passant par la carte logée pour les voyages ou la carte corporate flexible, toutes sont désormais connectées à des applications de gestion automatisée qui changent radicalement la donne pour les entreprises de toutes tailles, des PME aux grands groupes.
En centralisant l'ensemble des dépenses, en dématérialisant les justificatifs à valeur probante et en facilitant une comptabilité en temps réel, ces outils modernes répondent aux enjeux cruciaux des directions financières. Mais leur véritable force réside dans leur capacité à intégrer des fonctionnalités avancées, comme le suivi de l’empreinte carbone de chaque transaction. Elles deviennent ainsi un levier stratégique pour piloter non seulement le contrôle des coûts et la digitalisation, mais aussi et surtout la stratégie RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). C'est précisément sur ce triptyque que Greenway Care a bâti sa solution globale, un véritable écosystème qui va bien au-delà de la simple carte bancaire pour accompagner votre organisation dans sa transition vers un modèle plus durable, plus fluide, et infiniment plus performant.
Alors que les entreprises accélèrent leur transformation numérique, les cartes de paiement professionnelles s'imposent comme un levier de modernisation incontournable. L'époque des avances de frais qui pèsent sur la trésorerie des salariés, des processus de remboursement interminables et des justificatifs égarés est révolue. Aujourd’hui, la puissance de la technologie permet d'attribuer à chaque collaborateur une carte parfaitement adaptée à ses besoins et à la politique de l'entreprise. Cette granularité est la clé d'une gestion des dépenses à la fois souple et maîtrisée.
Toutes ces cartes, physiques ou virtuelles, sont pilotables depuis une interface unique et centralisée, en temps réel. Greenway s’illustre ici avec une plateforme de gestion où chaque carte est entièrement paramétrable : définition de plafonds par collaborateur (journaliers, hebdomadaires, mensuels), blocages de catégories de marchands (MCC), autorisation ou interdiction des retraits, restriction des jours et heures d'utilisation... La maîtrise est totale et instantanée.
Mais cette innovation technologique s’inscrit fondamentalement dans une démarche RSE solide et mesurable. Chaque transaction effectuée avec une carte Greenway est automatiquement analysée pour calculer son empreinte carbone, sur la base de méthodologies reconnues (ex: Base Carbone de l'ADEME). Ce calcul est ensuite intégré au reporting global, offrant une vision claire de l'impact des activités de l'entreprise (notamment le Scope 3 du Bilan Carbone). Pour aller plus loin et favoriser les comportements vertueux, des mécanismes d'incitation peuvent être programmés : primes pour l'utilisation de la mobilité faible émission, bonus pour le choix d'un restaurant proposant des options végétariennes, ou encore envoi d'alertes écoresponsables. La carte devient alors bien plus qu’un simple moyen de paiement : c'est un outil d’engagement et d’impact positif. Combinée avec des solutions complémentaires comme le badge de télépéage Greenway ou notre réseau de partenaires pour la recharge électrique professionnelle, l'entreprise déploie un écosystème de mobilité durable cohérent et sans friction.
Tous ceux qui ont eu un jour à remplir une note de frais à la fin du mois connaissent ce sentiment : la recherche fastidieuse des justificatifs, le remplissage de lignes interminables sur un tableur, et l'attente du remboursement. En 2024, la digitalisation des processus financiers change radicalement cette réalité. Avec l'application mobile Greenway Care, chaque transaction effectuée par carte est instantanément capturée, enrichie et préparée pour la comptabilité. Le collaborateur paie son repas avec sa carte titre-restaurant, prend une simple photo du reçu, et l'application s'occupe de tout : la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) extrait la date, le montant, la TVA, et le nom du marchand. La dépense est automatiquement catégorisée, géolocalisée et vérifiée par rapport aux plafonds définis. Le salarié n’a littéralement plus rien à faire, ou presque. Un service aussi apprécié du comptable, qui reçoit des données propres et structurées, que du manager, qui peut valider les dépenses en un clic.
Passer d’un tableau Excel partagé à une application de gestion de frais intelligente transforme la dynamique de l'entreprise. Le traitement en temps réel des dépenses permet une clôture comptable quasi-continue. Fini le pic de travail en fin de mois ! Les avantages sont multiples :
La plateforme Greenway intègre la stratégie RSE dans son ADN. Une dépense jugée particulièrement "émettrice" en CO2, comme un vol court-courrier pour lequel une alternative en train existe, sera signalée au moment de la validation. Le manager peut alors engager le dialogue avec son équipe et encourager des choix plus responsables. La gestion des dépenses devient ainsi transparente, cohérente, proactive et alignée avec les valeurs de l'entreprise.
La solution Greenway a été pensée comme un véritable cockpit de pilotage unifié pour les directions de l'entreprise. Depuis un seul et même espace web sécurisé, les DAF, les DRH et les directions RSE disposent de tous les outils pour une gouvernance complète. Ils peuvent :
Chaque carte étant associée à un profil de dépense spécifique (mobilité, repas, cadeau, carburant…), l'entreprise crée un environnement où la dépense rime avec pertinence et conformité. Le budget est maîtrisé en amont, les risques de fraude et de dépenses non conformes sont drastiquement limités, et la politique RSE est appliquée de manière concrète et mesurable, sans aucun surcoût administratif.
Un des atouts les plus appréciés de nos clients réside dans la visualisation intelligente des données. Il devient possible d'identifier en un clic les équipes affichant les meilleures performances carbone, de créer des challenges internes positifs, et d'appliquer des actions correctives ciblées là où c'est nécessaire. Vous pouvez comparer l'impact carbone d'un déplacement en voiture thermique par rapport à un trajet en train, ou mesurer les bénéfices d'une politique favorisant les hôtels éco-labellisés.
Pour une intégration parfaite dans votre écosystème informatique, Greenway propose une API robuste et documentée. Elle permet de connecter notre plateforme à vos outils internes (ERP comme SAP ou Oracle, CRM comme Salesforce, SIRH comme Workday) et de consolider le pilotage global du volet "dépenses + climat". Nous savons que l'adoption d'un nouvel outil est un projet de conduite du changement. C'est pourquoi nous incluons dans notre offre des supports de formation en ligne, des tutoriels interactifs, des webinaires thématiques et un service client expert, francophone et réactif, pour garantir une transition fluide et une adoption maximale.
La gestion des dépenses ne se limite pas aux frais de déplacement ou de restauration. Elle englobe aussi tous les outils de reconnaissance et d'incitation qui renforcent la marque employeur et l'engagement des collaborateurs. Greenway étend sa plateforme unifiée à ces aspects sociaux et incitatifs, en parfaite cohérence avec une démarche RSE :
Ces cartes sont compatibles avec les plafonds d'exonération de l'URSSAF, garantissant une gestion administrative et fiscale sereine. Elles deviennent une nouvelle façon de stimuler l'engagement, de fidéliser les talents et de matérialiser les valeurs collectives de l'entreprise au quotidien.
Du point de vue administratif, l'avantage est colossal. Toutes ces cartes sont gérées directement depuis le même tableau de bord Greenway. Plus besoin de multiplier les fournisseurs, les interfaces et les contrats. Les équipes RH peuvent commander des lots de cartes virtuelles ou physiques en quelques clics, suivre leur distribution et leur usage en temps réel, et intégrer automatiquement leur attribution dans le reporting comptable, le bilan social ou le Bilan Carbone. Cette approche 100% intégrée évite la dispersion des outils, limite les surcoûts liés à la gestion de multiples prestataires et garantit un retour sur investissement (ROI) à la fois sur le plan RH et sur le plan Climat.
La gestion des dépenses professionnelles a subi une transformation technologique et écologique majeure. Loin d'être un simple centre de coût administratif, elle est devenue un puissant levier stratégique. Grâce aux solutions intégrées comme celle proposée par Greenway Care, les entreprises disposent enfin d’un écosystème unifié qui simplifie, sécurise et valorise chaque étape du processus : de la dépense sur le terrain à la télétransmission en comptabilité, en passant par le pilotage fin des budgets et le suivi rigoureux des émissions de CO2.
Les cartes corporate, le badge télépéage, les titres-restaurant, les primes et les cartes cadeaux ne sont plus des outils isolés, mais les composantes d'une stratégie globale de performance durable. Tandis que les équipes opérationnelles gagnent un temps précieux et voient leur charge mentale allégée, la direction retrouve une visibilité totale et en temps réel sur les flux financiers. Plus important encore, la stratégie RSE, souvent perçue comme un concept abstrait, se concrétise dans les outils du quotidien, rendant chaque collaborateur acteur du changement. Avec Greenway Care, chaque dépense devient impactante – dans le bon sens du terme.
Prêt à transformer la gestion de vos frais professionnels ? Demandez une démo personnalisée de notre plateforme et découvrez comment allier maîtrise des coûts et impact positif.
Greenway propose une gamme complète pour couvrir tous les besoins : cartes pour la mobilité (gestion du Forfait Mobilités Durables pour les transports en commun, vélo, covoiturage, recharge électrique), cartes carburant et énergie (essence, diesel, électrique), cartes corporate pour les notes de frais générales, cartes cadeaux et avantages sociaux (conformes URSSAF), cartes pour les repas (titres-restaurant dématérialisés), et cartes logées virtuelles pour les réservations centralisées de voyages.
Oui, absolument. Notre plateforme est conçue pour s'intégrer nativement avec les principaux outils comptables et ERP du marché. Nous proposons des connecteurs pour Sage, Cegid, Quickbooks, Pennylane, Dext, Teams, et bien d'autres. Nous pouvons également générer des exports personnalisés pour s'adapter parfaitement à votre plan comptable et simplifier au maximum le travail de vos équipes financières.
Oui, il est très fiable. Chaque ligne de dépense est analysée et associée à un coefficient carbone issu de bases de données de référence (comme la Base Carbone® de l'ADEME). Par exemple, un litre d'essence, un repas avec de la viande, ou un kilomètre en train n'ont pas le même impact. Les émissions sont automatiquement calculées, agrégées par service, projet ou équipe, et visualisables dans des tableaux de bord dédiés. C'est un outil essentiel pour votre reporting extra-financier (CSRD) et votre Bilan Carbone (Scope 3).
Absolument. La granularité est notre force. Chaque carte peut avoir ses propres règles, définies par l'administrateur en quelques clics : plafond de dépense journalier/hebdomadaire/mensuel, usage restreint à certaines catégories de commerçants (ex: uniquement les stations-service et péages), autorisation uniquement en semaine, interdiction des retraits d'espèces, blocage dans certains pays, etc. Vous pouvez créer des profils types par équipe (commerciaux, techniciens, etc.) pour une gestion encore plus simple.
La mise en place est simple et rapide, accompagnée par un chef de projet dédié. Notre modèle économique est transparent : la facturation est généralement basée sur un abonnement mensuel par carte active, sans frais cachés ni engagement de longue durée. Le tarif est dégressif selon la taille de votre entreprise. Un essai gratuit ou un projet pilote est tout à fait possible sur demande pour vous permettre de tester la solution en conditions réelles.
Oui, notre solution est entièrement modulable et s'adapte aussi bien aux TPE de quelques salariés qu'aux grands groupes internationaux. Les PME apprécient particulièrement le gain de temps administratif, la maîtrise des coûts et la facilité de mise en place d'une première brique RSE sans avoir besoin d'une équipe dédiée.