Gestion des frais professionnels en 2024 : Le guide complet pour allier performance, contrôle et RSE
En 2024, la transformation digitale n'est plus une option, mais une nécessité stratégique pour la survie et la croissance des entreprises. Si de nombreux départements ont déjà opéré leur mue numérique, un pilier essentiel de l'efficacité opérationnelle reste souvent le parent pauvre de cette modernisation : la gestion des dépenses professionnelles. Processus chronophage, source d'erreurs et de frustration, la gestion archaïque des notes de frais est un frein majeur à la productivité. Heureusement, grâce à des outils innovants comme les cartes de paiement professionnelles intelligentes, les applications de notes de frais automatisées, et les plateformes de gestion centralisée, ce domaine prend un virage numérique décisif.
C'est dans ce contexte que Greenway apporte sa pierre à l’édifice. Notre mission va bien au-delà de la simple dématérialisation. Nous proposons une solution complète et intégrée, pensée non seulement pour simplifier radicalement les processus administratifs, mais aussi pour fournir aux entreprises les moyens de réduire leur impact carbone et de piloter activement leur stratégie de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). De la carte mobilité durable à la carte carburant multi-énergies, de la carte cadeau éco-responsable à la carte logée pour les voyages d'affaires, en passant par le badge télépéage et une intégration fluide avec votre logiciel de comptabilité : la solution Greenway transcende le simple remboursement de frais. Elle devient un véritable outil de pilotage stratégique, durable et parfaitement cohérent avec les enjeux financiers, humains et écologiques de notre époque.
Trois points clés à retenir de ce guide :
- Efficacité et gain de temps : Greenway permet une gestion centralisée et 100% dématérialisée des frais professionnels, divisant par quatre le temps consacré à ces tâches et réduisant drastiquement les coûts de traitement.
- Contrôle et responsabilisation : Nos cartes intelligentes (carburant, mobilité, corporate, etc.) sont entièrement paramétrables, offrant une transparence totale sur les dépenses et favorisant la responsabilisation de vos équipes.
- Pilotage RSE et impact environnemental : Les données collectées permettent un suivi en temps réel des dépenses et un calcul précis de l’empreinte carbone (norme ISO 14064), transformant chaque dépense en une donnée clé pour renforcer et valider votre stratégie RSE.
Des cartes professionnelles pour chaque usage... et pour une meilleure RSE
L'ère de la carte de paiement d'entreprise unique et non paramétrable est révolue. En 2024, les solutions de paiement B2B sont devenues intelligentes, contrôlables, interconnectées et, surtout, durables. Greenway propose une gamme complète de cartes conçues pour couvrir l’intégralité des besoins des entreprises modernes, des PME aux grands groupes. L'avantage fondamental ? Chaque carte s'intègre à un écosystème unique où chaque transaction est suivie, mesurée, analysée et optimisée, tant sur le plan financier qu'environnemental.
La Carte Mobilité Durable : Le fer de lance de votre politique de déplacement
La
carte mobilité est bien plus qu'un simple moyen de paiement. Elle est l'outil central du
Forfait Mobilités Durables (FMD) et un levier puissant pour votre politique RSE. Elle permet à vos collaborateurs de financer leurs trajets domicile-travail et leurs déplacements professionnels en utilisant des modes de transport vertueux : transports en commun (métro, bus, train), vélo (achat, location, réparation), trottinette électrique en libre-service, covoiturage, ou encore autopartage de véhicules électriques. En adoptant la carte mobilité Greenway, l'entreprise s’éloigne de la gestion complexe des remboursements sur justificatifs et adopte une approche proactive, traçable et profondément encourageante pour ses équipes. Elle valorise les comportements éco-responsables et simplifie la vie des salariés, un double bénéfice pour votre marque employeur et votre bilan carbone.
La Carte Carburant et Recharge Électrique : Optimisez votre flotte automobile
La gestion de la flotte de véhicules est un poste de dépense majeur et un contributeur significatif à l'empreinte carbone. La
carte carburant Greenway révolutionne cette gestion. Multi-enseignes et multi-énergies, elle donne accès à un vaste réseau de stations-service pour l'essence et le diesel, mais aussi à un nombre croissant de bornes de recharge pour les
véhicules électriques et hybrides. Mais sa véritable force réside dans les données qu'elle collecte :
- Contrôle des coûts : Plafonnez les dépenses par carte, par jour ou par semaine, et définissez les types de carburants autorisés.
- Optimisation de la consommation : Analysez les données de consommation par véhicule ou par conducteur pour identifier les opportunités d'économies.
- Calcul des émissions de CO2 : Chaque litre de carburant ou kWh d'électricité est automatiquement converti en émissions de CO2, vous offrant une vision précise de l'impact de votre flotte.
Coupler cette carte à des données de géolocalisation et des KPIs RSE rend chaque déplacement professionnel mesurable et optimisable d'un point de vue écologique.
Un écosystème de cartes unifié pour une gestion sans couture
Au-delà de la mobilité, Greenway centralise tous les types de dépenses :
- Carte Corporate / Frais Généraux : Pour les achats de fournitures, les abonnements logiciels, les frais de représentation, etc. Paramétrez les catégories de marchands (codes MCC) autorisées pour éviter toute dépense non conforme.
- Carte Ticket-Restaurant : Une solution dématérialisée, simple d'usage pour les salariés et facile à gérer pour l'entreprise.
- Carte Cadeau : Offrez des avantages à vos salariés tout en maîtrisant votre budget, avec une solution flexible et moderne.
- Carte Logée (Lodge Card) : Centralisez la facturation des voyages d'affaires (billets de train, d'avion, nuits d'hôtel) auprès d'une agence de voyages partenaire, sans que les collaborateurs n'aient à avancer les frais.
L'avantage stratégique est d'avoir une seule interface, un seul partenaire et une seule source de données pour piloter l'ensemble de ces dépenses.
"80 % des entreprises reconnaissent qu'une visibilité accrue sur les dépenses contribue directement à leur politique environnementale et à l'optimisation de leurs coûts." — Étude Deloitte, 2024
Automatisation des notes de frais : le double bénéfice productivité / souveraineté
Le coût caché abyssal du traitement manuel
Le traitement manuel des notes de frais est un véritable gouffre à temps et à productivité. Une étude récente de SpendLab révèle que chaque note de frais coûte, en moyenne,
27 € à traiter. Ce chiffre ahurissant se décompose en plusieurs postes : le temps passé par le collaborateur à remplir son rapport, le temps du manager à le vérifier et le valider, et enfin, le temps du service comptable à le saisir, le contrôler, le rembourser et l'archiver. À cela s'ajoutent les coûts indirects : perte de justificatifs, erreurs de saisie, retards de paiement générant de l'insatisfaction, et risque de non-conformité face à un contrôle URSSAF.
La révolution Greenway : le processus "zéro effort"
Greenway contourne ce problème systémique en proposant un processus entièrement automatisé via une application mobile intuitive, connectée en temps réel à toutes nos cartes de paiement. Le parcours devient d'une simplicité déconcertante :
- Paiement : Le collaborateur utilise sa carte Greenway pour une dépense autorisée.
- Notification et Scan : Il reçoit une notification instantanée sur son smartphone l'invitant à prendre en photo le justificatif. Notre technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) extrait automatiquement la TVA, le montant et le nom du marchand.
- Soumission et Validation : La dépense, avec son justificatif numérique, est automatiquement classée et soumise au circuit de validation pré-défini. Le manager peut valider en un clic depuis son mobile.
Ce processus élimine la quasi-totalité de la charge administrative pour les salariés et les managers.
Interopérabilité et archivage à valeur probante : la clé de la souveraineté
L'efficacité d'une solution digitale réside dans sa capacité à s'intégrer parfaitement à votre écosystème existant. L’application Greenway se distingue par sa compatibilité native et bidirectionnelle avec la plupart des
logiciels de comptabilité et ERP du marché (Sage, Cegid, Pennylane, Quickbooks, SAP, Oracle...). Grâce à nos API robustes, les écritures comptables sont générées automatiquement et transmises sans aucune ressaisie manuelle, garantissant l'intégrité des données.
Plus important encore, notre solution respecte scrupuleusement les normes de l’
archivage à valeur probante. Chaque justificatif numérisé est horodaté, scellé électroniquement et conservé dans des serveurs sécurisés en Europe. Cela signifie que le reçu numérique a la même valeur légale que l'original papier en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. Vous pouvez dire adieu aux boîtes à chaussures remplies de reçus et adopter une politique "zéro papier" en toute sérénité. Notre conformité avec les réglementations les plus strictes (RGPD, sécurité ISO 27001) vous assure une tranquillité d'esprit totale.
"En moyenne, l’automatisation de la gestion des notes de frais réduit les délais de remboursement de 80 %, diminue les erreurs de saisie de 63 % et divise par trois le coût de traitement par note." — Source : SpendLab, 2024.
Contrôle, transparence et sécurité : les nouveaux standards nécessaires
Un contrôle intelligent pour une politique de dépense maîtrisée
Contrôler les dépenses ne signifie pas brider la liberté et l'autonomie de ses employés. Au contraire, il s'agit de leur offrir un cadre clair, sécurisé et transparent qui les responsabilise. La plateforme Greenway donne aux gestionnaires financiers et aux managers un pouvoir de paramétrage granulaire sur chaque carte :
- Plafonds de dépenses : Définissez des limites par transaction, par jour, par semaine ou par mois.
- Horaires et jours d'utilisation : Autorisez les dépenses uniquement pendant les jours ouvrés, par exemple.
- Catégories de marchands : Bloquez automatiquement les transactions dans des catégories non pertinentes (bars, jeux d'argent, etc.).
- Zones géographiques : Limitez l'utilisation des cartes à un pays ou une région spécifique.
Cette approche proactive prévient les abus et les erreurs, éliminant le besoin d'un contrôle a posteriori souvent délicat et conflictuel.
Transparence en temps réel et sécurité renforcée
La force de Greenway réside dans sa capacité à offrir une visibilité totale et instantanée sur les flux de dépenses. Depuis un tableau de bord centralisé, les managers peuvent suivre en temps réel chaque transaction effectuée par leurs équipes. Un manager s'interroge sur une dépense ? Il retrouve en un clic le reçu numérique associé, le motif et le statut de validation. Fini les zones d'ombre et les rapports de fin de mois.
Cette transparence s'accompagne d'une sécurité de premier ordre. Un collaborateur perd sa carte ? Il peut la
bloquer instantanément par SMS ou via l'application. Pour les achats en ligne, il est possible de générer des
cartes virtuelles à usage unique, protégeant ainsi le numéro de la carte physique. Notre système intègre également des algorithmes de détection de la fraude qui signalent toute activité suspecte. Cette culture du contrôle, fondée sur la donnée et la confiance, transforme la relation entre l'entreprise et ses salariés.
Une contribution directe à une stratégie bas-carbone
Mesurer pour pouvoir agir : le calcul de l'empreinte carbone
Dans un monde où la pression réglementaire (CSRD, Bilan Carbone®) et sociétale s'intensifie, les entreprises ne peuvent plus ignorer leur impact environnemental. Greenway ne s’arrête pas à la simplification administrative : notre plateforme est conçue pour
lier nativement chaque dépense professionnelle à son empreinte carbone. Comment ? Notre algorithme, basé sur les référentiels de l’ADEME (Agence de la transition écologique) et les normes internationales (ISO 14064, GHG Protocol), associe automatiquement une équivalence carbone à chaque transaction.
Un plein d'essence, un billet de train Paris-Lyon, une nuit d'hôtel, un déjeuner d'affaires... chaque dépense est convertie en kilogrammes de CO2 équivalent. Cela permet aux entreprises de passer d'une vision floue à une mesure précise de l'impact de leurs activités opérationnelles.
Du reporting à la stratégie de réduction
Une fois les données collectées, le logiciel Greenway les transforme en informations actionnables. Les responsables RSE et les directeurs financiers peuvent :
- Générer des rapports d'émissions mensuels ou annuels, par équipe, par projet ou pour l'ensemble de l'entreprise.
- Alimenter automatiquement le reporting extra-financier et le Bilan Carbone®, avec des données fiables et auditables.
- Identifier les principaux postes d'émissions et détecter les leviers d'optimisation (par exemple, encourager le train plutôt que l'avion pour les trajets de moins de 3 heures).
- Simuler l'impact d'une nouvelle politique de voyage avant même son déploiement.
- Fixer des objectifs de réduction chiffrés et suivre leur atteinte en temps réel.
Greenway n'est plus seulement un outil de gestion des dépenses, mais un partenaire stratégique de votre transition écologique.
"Avec la solution de pilotage RSE de Greenway, plus de 300 entreprises ont réduit leur empreinte carbone liée aux déplacements de 5 à 12 % dès la première année, simplement par l'optimisation de leur politique de voyage et l'engagement de leurs collaborateurs." – Résultats internes Greenway, 2024
Conclusion : Passez de la gestion des frais à un pilotage stratégique
La gestion des frais professionnels n'est plus un simple centre de coût administratif. C'est une opportunité stratégique. Greenway repense entièrement cette fonction en combinant des cartes intelligentes et paramétrables, des applications de gestion automatisée et des outils d'analyse carbone puissants. Nous offrons une solution moderne et unifiée où l'efficience opérationnelle rime avec la conscience écologique.
Plus qu’une simple dématérialisation des notes de frais, c’est une refondation complète de l’approche budgétaire, de la mobilité en entreprise et de la politique RSE. Notre plateforme permet aux PME comme aux grands comptes d'obtenir une vision à 360° de leurs dépenses, de responsabiliser chaque collaborateur et de transformer des dépenses de fonctionnement en vecteurs de performance durable. Que vous cherchiez à simplifier la vie de vos équipes, à renforcer le contrôle de vos flux financiers ou à atteindre vos objectifs extra-financiers, Greenway vous apporte une réponse performante, sécurisée et visionnaire. Il ne s’agit plus seulement de rembourser des frais, mais de piloter la transformation durable de votre entreprise.
Prêt à faire passer votre gestion de frais à la vitesse supérieure ? Demandez une démo personnalisée de notre solution.
Toutes vos questions sur la gestion des dépenses avec Greenway :
Quels types de cartes professionnelles propose Greenway ?
Greenway offre un écosystème complet de cartes pour couvrir tous vos besoins : carte carburant (multi-énergies, incluant la recharge électrique), carte mobilité durable (pour le Forfait Mobilités Durables), carte de notes de frais / corporate (pour les dépenses générales), carte cadeau, carte ticket-restaurant, badge télépéage, et carte logée pour les voyages d'affaires. Toutes sont gérées depuis une seule et même interface intelligente.
Comment puis-je suivre mon empreinte carbone avec Greenway ?
Oui, c'est l'un des piliers de notre solution. Chaque dépense effectuée avec une carte Greenway est automatiquement analysée et se voit attribuer une valeur en kg de CO2 équivalent. Ce calcul est basé sur les référentiels officiels de l'ADEME et la norme ISO 14064, vous garantissant des données fiables pour le pilotage précis de votre stratégie RSE et votre reporting extra-financier.
Comment fonctionne la dématérialisation des justificatifs et est-ce légal ?
Le processus est simple : un scan photo du reçu via notre application mobile suffit. Le justificatif est ensuite horodaté, scellé électroniquement, classifié et archivé dans un coffre-fort numérique. Cet archivage à valeur probante est 100% conforme à la législation et aux exigences de l'URSSAF. Le document numérique a la même valeur juridique que l'original papier, vous pouvez donc vous en débarrasser en toute sécurité.
Greenway est-il compatible avec mon logiciel de comptabilité actuel ?
Oui, notre plateforme est conçue pour une interopérabilité maximale. Greenway s’intègre de manière fluide et bidirectionnelle avec tous les logiciels majeurs du marché comme Sage, Cegid, Quickbooks, Pennylane, Oracle, SAP, et bien d'autres. Les écritures comptables sont générées et exportées automatiquement, éliminant les tâches de saisie manuelle.
Quel type d'accompagnement proposez-vous lors de la mise en place ?
Nous croyons en un partenariat sur le long terme. Chaque nouveau client est suivi par un Customer Success Manager dédié qui vous accompagne dans le paramétrage de la solution, la formation de vos équipes et l'optimisation de votre utilisation. De plus, une base de connaissances en ligne complète (tutoriels, guides) permet à tous les employés d'être formés rapidement et en toute autonomie.
La solution Greenway est-elle adaptée aux petites et moyennes entreprises (PME) ?
Absolument. Notre solution est entièrement modulable et scalable. Elle est conçue pour apporter autant de valeur à une PME de 20 salariés souhaitant simplifier ses processus qu'à un grand groupe de plusieurs milliers d'employés cherchant à optimiser sa politique de dépense et son reporting RSE. Nos offres sont adaptées à la taille et aux besoins spécifiques de chaque entreprise.