En 2024, la gestion des frais professionnels n'est plus une simple ligne comptable ; elle est devenue un carrefour stratégique où se croisent performance financière, bien-être des collaborateurs et impératifs écologiques. Face à une transformation profonde du monde du travail, impulsée par l'essor des outils digitaux, la généralisation du télétravail et une prise de conscience environnementale croissante, les entreprises visionnaires abandonnent les méthodes archaïques. Les interminables feuilles de calcul Excel, les liasses de justificatifs papier et les processus de remboursement manuels ne sont plus viables. L'heure est à l'adoption de solutions agiles, centralisées et parfaitement alignées avec une stratégie de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) ambitieuse.
Dans ce contexte exigeant, les cartes de paiement professionnelles nouvelle génération, comme celles proposées par Greenway, s'imposent comme des alliées indispensables. Qu'il s'agisse de cartes carburant pour optimiser les flottes, de cartes logées pour les agences de voyages, de cartes corporate pour les dépenses stratégiques, de cartes-restaurant adaptées aux nouveaux modes de travail ou encore de cartes cadeaux pour valoriser les équipes, ces outils vont bien au-delà du simple paiement. Ils offrent une maîtrise chirurgicale des coûts, une expérience collaborateur fluidifiée et un levier puissant pour piloter une politique de mobilité durable. Cet article est votre guide complet pour comprendre et maîtriser cette révolution.
Les frais professionnels – qu'il s'agisse de repas d'affaires, de déplacements en train ou en avion, d'achats de petit matériel, de cadeaux clients, ou de frais liés au télétravail – sont une réalité incontournable pour la quasi-totalité des entreprises. Cependant, leur gestion traditionnelle peut rapidement se transformer en un véritable cauchemar administratif. Pour les collaborateurs, c'est la contrainte de l'avance de frais personnels, le stress des reçus perdus et l'attente parfois longue des remboursements. Pour les managers, c'est le temps passé à valider des notes de frais au lieu de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Pour le service comptable, c'est un travail fastidieux de saisie manuelle, de vérification de la conformité à la politique de dépenses de l'entreprise, et de gestion des erreurs qui peuvent coûter cher.
C’est précisément pour répondre à cette triple problématique qu’interviennent les cartes de paiement professionnelles intelligentes. Contrairement aux cartes bancaires personnelles des salariés ou aux avances sur frais, elles offrent un cadre de contrôle clair, sécurisé et entièrement personnalisable. Chaque carte peut être paramétrée en amont : les catégories de dépenses autorisées (blocage des distributeurs automatiques, des sites de jeux, etc.), les montants plafonnés par jour, par semaine ou par transaction, et même les lieux et horaires d'utilisation. Cette approche proactive prévient les abus et garantit que chaque euro dépensé est conforme à la politique de l'entreprise, sans friction pour le salarié.
Chez Greenway, nous avons conçu un écosystème de cartes qui s'adaptent à chaque besoin spécifique de votre entreprise, pour une gestion des dépenses centralisée et optimisée :
En 2024, une stratégie RSE n'est plus un simple rapport annuel ou une initiative marketing ponctuelle. C'est un pilier de la performance globale de l'entreprise. Elle influence l'attraction et la rétention des talents, la fidélité des clients, l'accès aux financements et la conformité avec des réglementations de plus en plus strictes (comme la CSRD - Corporate Sustainability Reporting Directive). Pourtant, peu de directions financières réalisent à quel point leurs outils de paiement peuvent se transformer en puissants leviers d'action RSE. C'est sur ce terrain que Greenway innove radicalement, en proposant des méthodes concrètes, chiffrées et actionnables pour piloter l'impact environnemental de chaque dépense.
Comment ? Grâce à un moteur d'analyse intelligent intégré à notre plateforme de gestion. Chaque paiement effectué avec une carte Greenway n'est plus seulement une ligne comptable, mais une donnée environnementale. La transaction est automatiquement catégorisée (transport, hébergement, restauration...) et se voit attribuer un coefficient carbone précis, basé sur les barèmes officiels de l'ADEME (Agence de la transition écologique). Cette approche data-driven permet à votre tableau de bord de calculer et de visualiser en temps réel des indicateurs clés :
Les comptables et les DAF ont longtemps rêvé de l'ère du "zéro papier" et de la fin de la saisie manuelle. Cette ère est enfin là, et elle transforme radicalement la fonction finance. Les systèmes développés par Greenway sont conçus pour s'intégrer nativement et de manière fluide avec les principaux logiciels comptables et ERP du marché (compatibilité assurée avec Sage, Cegid, SAP, Pennylane, Quadratus, Oracle NetSuite, et bien d'autres via des API robustes). Le processus est d'une simplicité révolutionnaire : à chaque paiement par carte, la donnée est transmise en temps réel. Le justificatif, qu'il soit une photo prise depuis l'application ou un PDF reçu par e-mail, est rattaché instantanément à la transaction grâce à une technologie de valeur probante reconnue par l'URSSAF. L'intelligence artificielle se charge ensuite de pré-remplir les informations : catégorie analytique, poste budgétaire, code comptable, et même le calcul de la TVA récupérable. Le triple avantage est colossal :
La mobilité professionnelle change de visage à une vitesse fulgurante. La transition énergétique des flottes automobiles n'est plus une option, mais une nécessité économique et réglementaire (Loi LOM, ZFE...). Gérer cette transition de manière efficace est un défi majeur. La carte de paiement n’est qu’un des maillons de l’écosystème complet développé par Greenway pour répondre à cet enjeu. Notre ambition : accompagner les entreprises dans leur mutation vers un transport d'entreprise responsable, simple à gérer et parfaitement mesurable. Nous transformons une contrainte administrative en une opportunité stratégique, grâce à des services clés qui unifient la gestion de la mobilité :
En adoptant les solutions de paiement et de mobilité intelligentes de Greenway, votre entreprise ne se contente pas d'optimiser une fonction support. Elle opère une transformation stratégique. Vous modernisez vos outils financiers pour gagner en agilité et en contrôle. Vous renforcez votre marque employeur et votre attractivité en offrant une expérience collaborateur fluide et moderne. Vous simplifiez radicalement le quotidien de vos équipes, de la route au service comptable. Et surtout, vous agissez concrètement et de manière mesurable pour réduire votre impact écologique, transformant votre politique de dépenses en un puissant vecteur de votre stratégie RSE.
Les cartes professionnelles Greenway, alimentées par une plateforme et des applications intuitives, ne sont plus de simples instruments de paiement. Elles deviennent des vecteurs de sens, au croisement du bien-être au travail, de la performance opérationnelle et de l'engagement sociétal. Elles permettent d'entrer de plain-pied dans l'ère du paiement responsable, où chaque transaction raconte une histoire de progrès, de cohérence et d'engagement. C'est une révolution silencieuse dans la gestion, mais dont les bénéfices – financiers, humains et environnementaux – sont, eux, bien visibles.
L'éventail est très large et entièrement personnalisable selon votre politique de dépenses. Cela inclut les repas (via la carte Ticket-Restaurant ou la carte de frais), les déplacements (carburant, péages, recharges électriques, parkings, transports en commun, taxis/VTC), l'hébergement (hôtels), les abonnements à des logiciels, les achats de petit matériel, les cadeaux d'affaires... Chaque carte est paramétrée en amont pour n'autoriser que les catégories de dépenses que vous avez définies.
Oui, c'est l'un des avantages majeurs de notre solution. Le tableau de bord manager et DAF de Greenway offre une vue consolidée et en temps réel de toutes les dépenses engagées. Vous pouvez filtrer par collaborateur, par équipe ou par type de dépense, recevoir des alertes en cas de dépassement de budget, et accéder à des analyses détaillées pour un pilotage financier proactif.
L'intégration est conçue pour être simple et transparente. Nous proposons des intégrations natives avec les leaders du marché comme Sage, SAP, Pennylane, Cegid, et Quadratus. Pour d'autres logiciels, nous utilisons des API ou des exports de fichiers personnalisables (écritures comptables, TVA, etc.). L'objectif est que chaque dépense, avec son justificatif à valeur probante et son imputation analytique, soit automatiquement comptabilisée sans aucune ressaisie manuelle.
Notre plateforme transforme vos données de dépenses en indicateurs RSE. Nous intégrons le calcul des émissions de CO₂ pour chaque déplacement (carburant, recharge, péage), vous permettant de mesurer votre empreinte carbone. Nous facilitons la transition vers l'électrique avec une carte de recharge unifiée et encourageons les mobilités douces via le crédit mobilité. Enfin, nous vous offrons la possibilité de compenser vos émissions directement depuis la plateforme, pour une démarche RSE complète et chiffrée.
Absolument. L'application Greenway est conçue pour être une solution centralisée. Un collaborateur peut tout à fait utiliser l'application pour scanner un justificatif d'une dépense effectuée par un autre moyen (virement, espèces). Cette dépense suivra le même circuit de validation que les transactions par carte et sera intégrée de la même manière en comptabilité. Vous pouvez ainsi gérer 100% de vos frais professionnels au sein d'une interface unique.
La sécurité est notre priorité absolue. Nos cartes intègrent toutes les normes de sécurité modernes (puce, code PIN, 3D Secure pour les paiements en ligne). De plus, vous pouvez bloquer/débloquer une carte en un clic depuis l'application en cas de perte ou de vol. Les plafonds et les restrictions de catégories de marchands que vous définissez constituent également une barrière très efficace contre la fraude et les usages non conformes.