Les frais professionnels – qu'il s'agisse de repas d'affaires, de déplacements en train ou en avion, d'achats de petit matériel, de cadeaux clients, ou de frais liés au télétravail – sont une réalité incontournable pour la quasi-totalité des entreprises. Cependant, leur gestion traditionnelle peut rapidement se transformer en un véritable cauchemar administratif. Pour les collaborateurs, c'est la contrainte de l'avance de frais personnels, le stress des reçus perdus et l'attente parfois longue des remboursements. Pour les managers, c'est le temps passé à valider des notes de frais au lieu de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Pour le service comptable, c'est un travail fastidieux de saisie manuelle, de vérification de la conformité à la politique de dépenses de l'entreprise, et de gestion des erreurs qui peuvent coûter cher.

C’est précisément pour répondre à cette triple problématique qu’interviennent les cartes de paiement professionnelles intelligentes. Contrairement aux cartes bancaires personnelles des salariés ou aux avances sur frais, elles offrent un cadre de contrôle clair, sécurisé et entièrement personnalisable. Chaque carte peut être paramétrée en amont : les catégories de dépenses autorisées (blocage des distributeurs automatiques, des sites de jeux, etc.), les montants plafonnés par jour, par semaine ou par transaction, et même les lieux et horaires d'utilisation. Cette approche proactive prévient les abus et garantit que chaque euro dépensé est conforme à la politique de l'entreprise, sans friction pour le salarié.

Chez Greenway, nous avons conçu un écosystème de cartes qui s'adaptent à chaque besoin spécifique de votre entreprise, pour une gestion des dépenses centralisée et optimisée :

• La Carte Corporate : Véritable sésame pour vos dirigeants et commerciaux en déplacement, elle centralise les dépenses importantes (billets d'avion, hôtels, location de voiture). Elle élimine le besoin d'avances de frais conséquentes et offre un suivi en ligne en temps réel, permettant au DAF de piloter le budget voyages avec une précision redoutable.
• La Carte Carburant Multi-enseignes : Indispensable pour la gestion de flotte automobile, elle est paramétrable par plaque d'immatriculation et permet un suivi détaillé des pleins (litres, type de carburant, coût au kilomètre). Elle offre l'accès à un vaste réseau de stations-service et aide à analyser les coûts pour optimiser le TCO (Total Cost of Ownership) de vos véhicules.
• La Carte Titres-Restaurant : Parfaitement conforme à la législation URSSAF, elle est un avantage social majeur. Valable en restaurant, en supermarché et sur les plateformes de livraison en ligne, elle soutient le pouvoir d'achat des salariés, qu'ils soient au bureau ou en télétravail. Sa gestion est entièrement dématérialisée, simplifiant la distribution et la recharge.
• La Carte Note de Frais Nommée : Attribuée à chaque collaborateur, elle est l'outil ultime pour les dépenses quotidiennes. Paramétrable par jour, lieu, fournisseur ou type de service, elle responsabilise le salarié tout en garantissant un contrôle total. Fini les notes de frais surprises en fin de mois.
• La Carte Cadeau : Entièrement personnalisable et exonérée de charges sociales dans la limite du plafond légal, elle est l'outil parfait pour les opérations d'incentive, les récompenses de fin d'année, les anniversaires ou les programmes de cooptation. Elle renforce la culture d'entreprise et la reconnaissance.

L'atout maître de cet écosystème est l'application mobile dédiée. Dès qu'un achat est effectué, le collaborateur prend en photo son justificatif. La technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) en extrait intelligemment les données (montant, TVA, commerçant). La dépense est instantanément liée à la transaction, prête à être validée. Plus de factures oubliées, plus de notes de frais à rallonge en fin de mois.

En 2024, une stratégie RSE n'est plus un simple rapport annuel ou une initiative marketing ponctuelle. C'est un pilier de la performance globale de l'entreprise. Elle influence l'attraction et la rétention des talents, la fidélité des clients, l'accès aux financements et la conformité avec des réglementations de plus en plus strictes (comme la CSRD - Corporate Sustainability Reporting Directive). Pourtant, peu de directions financières réalisent à quel point leurs outils de paiement peuvent se transformer en puissants leviers d'action RSE. C'est sur ce terrain que Greenway innove radicalement, en proposant des méthodes concrètes, chiffrées et actionnables pour piloter l'impact environnemental de chaque dépense.

Comment ? Grâce à un moteur d'analyse intelligent intégré à notre plateforme de gestion. Chaque paiement effectué avec une carte Greenway n'est plus seulement une ligne comptable, mais une donnée environnementale. La transaction est automatiquement catégorisée (transport, hébergement, restauration...) et se voit attribuer un coefficient carbone précis, basé sur les barèmes officiels de l'ADEME (Agence de la transition écologique). Cette approche data-driven permet à votre tableau de bord de calculer et de visualiser en temps réel des indicateurs clés :

• Les émissions de CO₂ par type de dépense : Vous savez instantanément qu'un plein d'essence de 50 litres représente environ 120 kg de CO₂, qu'un trajet Paris-Marseille en avion émet 15 fois plus qu'en TGV, ou qu'une nuit dans un hôtel éco-labellisé a un impact moindre.
• La part de la mobilité durable vs. thermique : Le dashboard vous montre la répartition de vos dépenses entre les déplacements en véhicules thermiques (carburant), électriques (recharges) et les mobilités douces (transports en commun, vélo), vous permettant de suivre le verdissement de votre flotte.
• L'évolution des émissions par entité : Vous pouvez analyser et comparer l'empreinte carbone par site, par équipe, par projet ou même par salarié, sur des périodes définies (mois, trimestre, année).

Cette vision granulaire et en temps réel transforme la RSE en un projet pilotable. Vous pouvez fixer des objectifs concrets de réduction d'impact (par exemple, "-15% d'émissions liées aux déplacements d'ici 2 ans"), identifier les postes les plus émetteurs et mettre en place des actions correctives. Mieux encore, notre plateforme vous permet de passer à l'action en compensant les émissions résiduelles directement depuis votre portail. Grâce à un partenariat avec des projets de reforestation, de préservation des océans ou de captation carbone, certifiés par des labels internationaux (Gold Standard, Verra), vous pouvez atteindre la neutralité carbone pour vos déplacements professionnels.

Les comptables et les DAF ont longtemps rêvé de l'ère du "zéro papier" et de la fin de la saisie manuelle. Cette ère est enfin là, et elle transforme radicalement la fonction finance. Les systèmes développés par Greenway sont conçus pour s'intégrer nativement et de manière fluide avec les principaux logiciels comptables et ERP du marché (compatibilité assurée avec Sage, Cegid, SAP, Pennylane, Quadratus, Oracle NetSuite, et bien d'autres via des API robustes). Le processus est d'une simplicité révolutionnaire : à chaque paiement par carte, la donnée est transmise en temps réel. Le justificatif, qu'il soit une photo prise depuis l'application ou un PDF reçu par e-mail, est rattaché instantanément à la transaction grâce à une technologie de valeur probante reconnue par l'URSSAF. L'intelligence artificielle se charge ensuite de pré-remplir les informations : catégorie analytique, poste budgétaire, code comptable, et même le calcul de la TVA récupérable. Le triple avantage est colossal :

• Gain de productivité massif : Plus besoin de collecter, trier ou numériser des montagnes de reçus en fin de mois. Le rapprochement bancaire est automatisé, et les erreurs de saisie sont quasiment éliminées. Le temps ainsi libéré peut être réalloué à des tâches d'analyse et de conseil stratégique.
• Fluidité des processus de validation : Fini les retards de remboursements et la frustration des salariés. Les dépenses apparaissent en temps réel sur le tableau de bord du manager, qui peut les valider (ou les refuser) en un seul clic, depuis son ordinateur ou son mobile. Le circuit de validation est transparent et accéléré.
• Pilotage budgétaire et prévisions affinées : Avec une vue en temps réel sur les dépenses engagées, il n'y a plus de mauvaises surprises en fin de trimestre. Les DAF peuvent suivre la consommation des budgets par rapport aux prévisionnels, ajuster leurs prévisions de trésorerie avec une précision inégalée et prendre des décisions basées sur des données fiables et à jour.

Ainsi, la Direction Administrative et Financière (DAF) opère une mutation profonde : de victime de la paperasse et de la saisie de données, elle devient un explorateur de données financières, un pilote agile des coûts et un acteur clé de la stratégie RSE de l'entreprise.

La mobilité professionnelle change de visage à une vitesse fulgurante. La transition énergétique des flottes automobiles n'est plus une option, mais une nécessité économique et réglementaire (Loi LOM, ZFE...). Gérer cette transition de manière efficace est un défi majeur. La carte de paiement n’est qu’un des maillons de l’écosystème complet développé par Greenway pour répondre à cet enjeu. Notre ambition : accompagner les entreprises dans leur mutation vers un transport d'entreprise responsable, simple à gérer et parfaitement mesurable. Nous transformons une contrainte administrative en une opportunité stratégique, grâce à des services clés qui unifient la gestion de la mobilité :

• Badges Télépéage Greenway : Fini la multiplication des abonnements et des factures. Nous proposons une gestion centralisée de vos badges, livrés directement à votre siège. Avec une facturation unique et détaillée (par véhicule, par trajet), vous simplifiez la comptabilité et bénéficiez d'un accès à un vaste réseau autoroutier européen et à plus de 400 parkings partenaires.
• Carte de Recharge Électrique : Le principal frein à l'adoption des véhicules électriques est la complexité de la recharge. Notre carte unique donne accès à plus de 300 000 bornes de recharge publiques en Europe, quel que soit l'opérateur. Chaque recharge est tracée, facturée de manière centralisée, et le reporting CO₂ évité par rapport à un véhicule thermique est automatiquement calculé.
• Le Crédit Mobilité : C'est l'alternative moderne et flexible à la voiture de fonction traditionnelle. Vous allouez un budget mobilité mensuel à vos collaborateurs, qu'ils peuvent utiliser en toute liberté via leur carte Greenway pour leurs trajets domicile-travail : transports en commun, location de vélo ou trottinette, covoiturage, auto-partage... C'est un puissant levier d'attractivité, qui encourage les modes de transport durables et s'adapte parfaitement aux modes de vie urbains et au travail hybride.

Ainsi, Greenway dépasse le simple cadre d'une solution de paiement. Nous nous positionnons comme une véritable plateforme de gestion de la mobilité professionnelle (MaaS - Mobility as a Service), vous offrant tous les outils pour piloter une transition vers une flotte plus sobre en carbone, tout en optimisant vos coûts et en simplifiant la vie de vos collaborateurs.