En 2024, la gestion des dépenses professionnelles ne se résume plus à une simple collecte de reçus et à des tableaux Excel interminables. Nous assistons à une transformation profonde, un tournant décisif où la digitalisation n'est plus une option, mais le cœur battant de la performance financière et de l'engagement sociétal des entreprises. Cette révolution est portée par des outils multifonctions devenus indispensables : les cartes de paiement professionnelles intelligentes, intégrées de manière transparente à des applications mobiles de notes de frais, des systèmes de comptabilité automatisés et, de plus en plus crucial, des dispositifs de suivi de la mobilité durable. Finie l'ère de la saisie manuelle, des délais de remboursement à rallonge et du manque de visibilité. L'heure est à l'instantanéité, au contrôle et à la responsabilité.
Chez Greenway, nous sommes au confluent de ces innovations. Nous avons méticuleusement conjugué une technologie de pointe avec une stratégie RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) profondément ancrée pour offrir une solution unifiée et puissante. Notre plateforme est conçue pour s'adapter à toutes les structures, du freelance agile à la multinationale complexe, en passant par les TPE et PME qui forment le tissu économique. Nous proposons une solution intégrée qui permet une gestion fluide, centralisée et intelligente de l'ensemble des dépenses professionnelles : des déplacements aux frais de carburant, de la restauration des collaborateurs aux cadeaux d’entreprise, jusqu'aux abonnements de transports en commun ou aux frais de télétravail.
Greenway a conçu un écosystème de cartes répondant à chaque besoin spécifique, tout en consolidant les données dans une seule et même plateforme. Voici un aperçu détaillé de notre offre :
Mais au-delà de la diversité de ces moyens de paiement, ce qui change radicalement la donne, c’est l’automatisation comptable en aval et la logique RSE nativement intégrée à chaque transaction. Chaque euro dépensé devient une donnée exploitable, une information stratégique pour piloter la performance financière et environnementale de l'entreprise.
Le processus traditionnel de gestion des notes de frais est un archaïsme coûteux et frustrant. Le collaborateur accumule des reçus papier, les perd, passe des heures à remplir un fichier Excel, l'envoie à son manager qui doit le vérifier manuellement, puis le service comptable doit à son tour tout ressaisir dans le logiciel de comptabilité. Ce circuit est une source de friction, de démotivation et d'erreurs. En 2024, cette méthode n'est plus viable.
La solution ? Une digitalisation de bout en bout. Scanner un ticket de caisse, l'approuver d'un clic, suivre son remboursement instantanément... Ce qui semblait futuriste il y a quelques années est aujourd'hui la norme avec des solutions comme Greenway. Notre logiciel de gestion de notes de frais combine deux technologies clés :
1. L'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : Dès que le collaborateur prend en photo son justificatif, notre technologie OCR analyse l'image et détecte instantanément les informations essentielles : le nom du marchand, le montant total, les différents taux de TVA, la date et la devise. Fini la saisie manuelle.
2. L'Intelligence Artificielle (IA) : Une fois les données extraites, notre IA prend le relais. Elle vérifie en quelques millisecondes la conformité de la dépense avec la politique interne de l'entreprise. Le montant dépasse-t-il le plafond autorisé pour un déjeuner ? La dépense a-t-elle été effectuée un week-end alors que ce n'est pas permis ? S'agit-il d'un doublon ? L'IA alerte immédiatement le collaborateur et le manager si une règle n'est pas respectée, assurant un contrôle proactif et non plus réactif.
Les bénéfices de cette automatisation sont spectaculaires et mesurables à tous les niveaux de l'organisation :
En 2024, la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) n'est plus un simple argument marketing, mais un pilier stratégique. Les entreprises, poussées par la réglementation (comme la directive CSRD européenne), les attentes des clients, des investisseurs et des talents, doivent justifier chaque avancée environnementale avec des données précises. Les déplacements professionnels représentent une part importante de l'empreinte carbone de nombreuses organisations.
Chez Greenway, nous avons la conviction que la gestion des dépenses est le levier le plus puissant pour piloter une politique RSE efficace. C'est pourquoi chaque dépense enregistrée via une carte ou une note de frais est automatiquement analysée et indexée dans un bilan carbone en temps réel. Comment ? Notre plateforme enrichit chaque transaction avec des données environnementales. Par exemple, un paiement pour un VTC thermique est comparé en temps réel à son équivalent en véhicule électrique, en transports en commun ou en multimodal, et chaque option se voit attribuer une note en empreinte carbone (en kg de CO2eq).
Cette technologie révolutionnaire permet non seulement de mesurer, mais surtout de piloter activement une stratégie RSE sur les dépenses professionnelles. Le tableau de bord RSE offre une vue d'ensemble et détaillée permettant de :
L'ultime étape du processus de dépense, et souvent la plus fastidieuse, est son intégration dans le système comptable de l'entreprise. Un autre avantage clé et non négociable de la solution Greenway est son intégration native et bidirectionnelle avec les meilleurs logiciels comptables et ERP du marché. Nous sommes compatibles avec des plateformes comme Sage, QuickBooks, Cegid, Oracle NetSuite, SAP, Xero, Pennylane, et bien d'autres. "Intégration native" signifie qu'il n'y a pas de fichiers CSV à exporter et réimporter. La connexion se fait via des API sécurisées, garantissant un flux de données automatique et en temps réel.
Concrètement, dès qu'une dépense est validée par un manager, elle est automatiquement synchronisée dans votre logiciel comptable. Les écritures comptables sont générées sans aucune intervention humaine, avec une imputation correcte dans les bons comptes (compte de charge, compte de TVA, compte fournisseur). Le service comptabilité bénéficie ainsi de fonctionnalités avancées :
En matière de traitement des notes de frais, de la saisie initiale à l’export comptable, absolument tout est automatique. L'objectif "zéro papier, zéro saisie, zéro erreur" est enfin une réalité tangible.
La gestion des dépenses professionnelles en 2024 a dépassé son rôle purement administratif pour devenir un levier stratégique majeur. Entre l'automatisation poussée, la promotion de la mobilité durable et le pilotage RSE intégré, les nouveaux outils tels que ceux de Greenway permettent une véritable transformation digitale et responsable. Ces solutions intégrées conjuguent de manière unique l'efficacité financière, un confort utilisateur inégalé pour les collaborateurs, et un impact écologique mesuré et positif.
Grâce à l’intégration fluide entre des cartes de paiement intelligentes, un logiciel de notes de frais de nouvelle génération, une synchronisation comptable parfaite et un bilan carbone en temps réel, il devient enfin possible de gérer les flux financiers de manière responsable, rapide et transparente. En s'équipant des bons outils, les entreprises ne font pas que simplifier leur gestion administrative : elles démontrent un engagement fort et quantifiable pour la planète et pour le bien-être de leurs équipes. C’est finalement cet équilibre parfait entre transparence, performance et responsabilité qui rend la solution Greenway unique et indispensable en 2024.
Oui, absolument. La plateforme Greenway est conçue comme un écosystème intégré. Elle regroupe les cartes de paiement professionnelles (carburant, mobilité, restaurant, etc.), l'application mobile de gestion de notes de frais, les circuits de validation, l'export comptable automatisé et un tableau de bord RSE en une seule interface centralisée et intuitive. L'objectif est de vous éviter de jongler entre plusieurs outils et de vous offrir une vision à 360° de vos dépenses.
Absolument. Nous croyons que la performance et la responsabilité ne sont pas réservées aux grandes entreprises. Nous proposons des formules ultra-accessibles, flexibles et sans engagement. Que vous soyez un indépendant cherchant à séparer vos frais et à automatiser votre comptabilité, une TPE de 5 personnes ou une PME de 200 salariés, nous avons une offre adaptée à vos besoins et à votre budget, incluant carte de paiement et application mobile.
Oui, c'est l'un des points forts de notre solution. Chaque carte est entièrement programmable en temps réel depuis votre interface administrateur. Vous pouvez définir des règles très précises par utilisateur ou par équipe : autoriser les dépenses de restaurant uniquement le midi en semaine, fixer un plafond journalier ou mensuel, n'autoriser le télépéage que sur les jours ouvrés, ou bloquer certaines catégories de marchands (paris en ligne, etc.). Ce contrôle granulaire prévient les abus et assure le respect de votre politique de dépenses.
La sécurité est notre priorité absolue. Greenway est entièrement conforme au RGPD et nos infrastructures sont certifiées ISO 27001, la norme internationale la plus élevée en matière de sécurité de l'information. Nous proposons des mesures de sécurité avancées comme la double authentification (2FA) et la possibilité de bloquer/débloquer une carte instantanément depuis l'application. Tous les documents et justificatifs sont cryptés et archivés en coffre-fort numérique à valeur probante, garantissant leur intégrité et leur confidentialité.
Notre tableau de bord RSE intégré vous donne une vision claire et dynamique de votre empreinte carbone. Il mesure en temps réel les tonnes de CO2 générées ou économisées en fonction des choix de vos collaborateurs (privilégier les transports doux, consommer des repas végétariens, choisir des fournisseurs locaux). Vous pouvez filtrer par équipe, par période ou par type de dépense, et générer un rapport RSE dynamique pour vos communications internes ou externes. C'est un outil puissant pour matérialiser et valoriser vos engagements environnementaux.
Oui, notre plateforme intègre un module complet pour la gestion des indemnités kilométriques (IK). Les collaborateurs peuvent déclarer leurs trajets effectués avec leur véhicule personnel directement depuis l'application mobile. Le système calcule automatiquement le montant du remboursement en fonction du barème officiel de l'URSSAF (ou de votre propre barème interne) et de la puissance fiscale du véhicule. Le trajet est ensuite intégré au même circuit de validation que les autres notes de frais pour un remboursement rapide et une comptabilisation correcte.