Greenway a conçu un écosystème de cartes répondant à chaque besoin spécifique, tout en consolidant les données dans une seule et même plateforme. Voici un aperçu détaillé de notre offre :

• 💳 Carte carburant multi-enseignes : La fin des contraintes liées à une seule marque de station-service. Notre carte carburant est acceptée dans un vaste réseau, offrant flexibilité et optimisation des coûts. Chaque transaction enregistre automatiquement le type de carburant, le volume, le prix au litre, et peut être couplée à un suivi automatique du kilométrage. Le tableau de bord Greenway calcule alors instantanément les émissions de CO2 générées, offrant un levier d'action direct pour votre stratégie de flotte automobile durable.
• 🔌 Carte mobilité et Forfait Mobilités Durables (FMD) : Conçue pour encourager la transition écologique, cette carte est l'outil idéal pour gérer le Forfait Mobilités Durables. Elle permet aux salariés de payer leurs frais de transports doux (vélo, trottinette électrique en libre-service), de covoiturage, de transports en commun ou la recharge de leur véhicule électrique. Entièrement paramétrable selon les plafonds légaux d'exonération de charges sociales (jusqu'à 800€ par an et par salarié en 2024 dans certains cas), elle simplifie la vie des employés et positionne l'entreprise comme un employeur responsable.
• 🍽 Carte restaurant (Titres-restaurant dématérialisés) : Dites adieu aux titres-restaurant papier. Notre carte restaurant est 100 % dématérialisée, plus sécurisée et plus pratique. Via l'application mobile, le collaborateur peut consulter son solde en temps réel, géolocaliser les restaurants partenaires et payer au centime près, dans la limite du plafond journalier légal. Pour l'entreprise, c'est une gestion administrative allégée et une distribution simplifiée.
• 🎁 Carte cadeau d'entreprise : Une solution flexible pour récompenser et fidéliser vos équipes. Conforme aux réglementations de l'URSSAF pour l'exonération de cotisations, notre carte cadeau peut être configurée pour un usage unique ou avec un rechargement (top-up) automatique lors d'événements spécifiques (fêtes de fin d’année, naissance, mariage, etc.). Elle offre une plus grande liberté de choix au salarié qu'un cadeau physique.
• 🧾 Carte notes de frais (physique ou virtuelle) : Le cœur du système. Chaque collaborateur dispose d'une carte, physique pour les dépenses en point de vente ou virtuelle pour les achats en ligne (abonnements, billets d'avion, etc.). Chaque paiement déclenche une notification sur l'application, invitant l'utilisateur à prendre en photo le justificatif. La dépense est alors instantanément pré-remplie et soumise au circuit de validation. C'est la fin des avances de frais et des longues attentes de remboursement.

Mais au-delà de la diversité de ces moyens de paiement, ce qui change radicalement la donne, c’est l’automatisation comptable en aval et la logique RSE nativement intégrée à chaque transaction. Chaque euro dépensé devient une donnée exploitable, une information stratégique pour piloter la performance financière et environnementale de l'entreprise.

Le processus traditionnel de gestion des notes de frais est un archaïsme coûteux et frustrant. Le collaborateur accumule des reçus papier, les perd, passe des heures à remplir un fichier Excel, l'envoie à son manager qui doit le vérifier manuellement, puis le service comptable doit à son tour tout ressaisir dans le logiciel de comptabilité. Ce circuit est une source de friction, de démotivation et d'erreurs. En 2024, cette méthode n'est plus viable.

La solution ? Une digitalisation de bout en bout. Scanner un ticket de caisse, l'approuver d'un clic, suivre son remboursement instantanément... Ce qui semblait futuriste il y a quelques années est aujourd'hui la norme avec des solutions comme Greenway. Notre logiciel de gestion de notes de frais combine deux technologies clés :
1. L'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : Dès que le collaborateur prend en photo son justificatif, notre technologie OCR analyse l'image et détecte instantanément les informations essentielles : le nom du marchand, le montant total, les différents taux de TVA, la date et la devise. Fini la saisie manuelle.
2. L'Intelligence Artificielle (IA) : Une fois les données extraites, notre IA prend le relais. Elle vérifie en quelques millisecondes la conformité de la dépense avec la politique interne de l'entreprise. Le montant dépasse-t-il le plafond autorisé pour un déjeuner ? La dépense a-t-elle été effectuée un week-end alors que ce n'est pas permis ? S'agit-il d'un doublon ? L'IA alerte immédiatement le collaborateur et le manager si une règle n'est pas respectée, assurant un contrôle proactif et non plus réactif.

Les bénéfices de cette automatisation sont spectaculaires et mesurables à tous les niveaux de l'organisation :

• Pour les collaborateurs : Le temps consacré à la gestion des notes de frais est divisé par dix. Les remboursements, pour les rares cas d'avances de frais restants, sont 3 à 5 fois plus rapides. La transparence du processus renforce la confiance et la satisfaction des équipes.
• Pour les managers : La validation devient un acte simple et rapide, réalisable en quelques clics depuis leur mobile. Ils disposent d'une vue d'ensemble des dépenses de leur équipe en temps réel, ce qui leur permet de mieux piloter leur budget.
• Pour les services comptables : C'est une véritable révolution. Ils gagnent jusqu’à 70 % de temps sur les tâches de vérification et de saisie. La récupération de la TVA est optimisée et automatisée, car l'outil s'assure que toutes les informations nécessaires sont présentes et correctes, évitant des pertes financières significatives pour l'entreprise.
• Pour la conformité légale : Et surtout, tous les justificatifs numérisés sont stockés dans un coffre-fort numérique. Cet archivage à valeur probante est en pleine conformité avec les exigences de l'administration fiscale et de l'URSSAF, et respecte les normes les plus strictes comme la norme NF Z42-013. En cas de contrôle, toutes les pièces et les données sont accessibles en un clic.

En 2024, la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) n'est plus un simple argument marketing, mais un pilier stratégique. Les entreprises, poussées par la réglementation (comme la directive CSRD européenne), les attentes des clients, des investisseurs et des talents, doivent justifier chaque avancée environnementale avec des données précises. Les déplacements professionnels représentent une part importante de l'empreinte carbone de nombreuses organisations.

Chez Greenway, nous avons la conviction que la gestion des dépenses est le levier le plus puissant pour piloter une politique RSE efficace. C'est pourquoi chaque dépense enregistrée via une carte ou une note de frais est automatiquement analysée et indexée dans un bilan carbone en temps réel. Comment ? Notre plateforme enrichit chaque transaction avec des données environnementales. Par exemple, un paiement pour un VTC thermique est comparé en temps réel à son équivalent en véhicule électrique, en transports en commun ou en multimodal, et chaque option se voit attribuer une note en empreinte carbone (en kg de CO2eq).

Cette technologie révolutionnaire permet non seulement de mesurer, mais surtout de piloter activement une stratégie RSE sur les dépenses professionnelles. Le tableau de bord RSE offre une vue d'ensemble et détaillée permettant de :

• Mesurer et compenser : Suivez avec précision les émissions liées au transport (avion, train, voiture), à la restauration (un repas 100% végétal est automatiquement valorisé avec un bonus carbone !), ou à l’hôtellerie (en favorisant les établissements éco-labellisés). L'outil peut ensuite proposer des options de compensation carbone via des projets certifiés.
• Inciter au changement : La plateforme peut être configurée pour "gamifier" les choix durables. Un collaborateur qui choisit le train plutôt que l'avion pour un trajet court ? Il gagne des "points verts". Un repas végétarien ? Des points bonus. Ces indicateurs peuvent être intégrés aux objectifs annuels et encourager une culture d'entreprise éco-responsable.
• Générer des rapports ESG : Notre technologie est nativement connectée avec les outils de reporting ESG (Environnemental, Social et de Gouvernance) de l’entreprise. La génération de rapports fiables et détaillés pour les parties prenantes (conseil d'administration, investisseurs, auditeurs) devient simple et automatique.

L'ultime étape du processus de dépense, et souvent la plus fastidieuse, est son intégration dans le système comptable de l'entreprise. Un autre avantage clé et non négociable de la solution Greenway est son intégration native et bidirectionnelle avec les meilleurs logiciels comptables et ERP du marché. Nous sommes compatibles avec des plateformes comme Sage, QuickBooks, Cegid, Oracle NetSuite, SAP, Xero, Pennylane, et bien d'autres. "Intégration native" signifie qu'il n'y a pas de fichiers CSV à exporter et réimporter. La connexion se fait via des API sécurisées, garantissant un flux de données automatique et en temps réel.

Concrètement, dès qu'une dépense est validée par un manager, elle est automatiquement synchronisée dans votre logiciel comptable. Les écritures comptables sont générées sans aucune intervention humaine, avec une imputation correcte dans les bons comptes (compte de charge, compte de TVA, compte fournisseur). Le service comptabilité bénéficie ainsi de fonctionnalités avancées :

• Reporting et analyse analytique : Les dépenses peuvent être automatiquement taguées par projet, par centre de coût, par client ou par département. Cela permet une analyse analytique fine et en temps réel de la rentabilité et des coûts.
• Clôture comptable accélérée : Avec des données à jour en permanence, les clôtures mensuelles et annuelles sont drastiquement simplifiées. Fini la course pour rassembler les dernières notes de frais à la fin du mois.
• Audit trail sécurisé : Chaque dépense, de sa création à son intégration comptable, dispose d'un "audit trail" complet. Cet historique immuable retrace qui a dépensé, qui a validé, quand, et comment. C'est une garantie de transparence et de sécurité indispensable pour les commissaires aux comptes et en cas de contrôle URSSAF.

En matière de traitement des notes de frais, de la saisie initiale à l’export comptable, absolument tout est automatique. L'objectif "zéro papier, zéro saisie, zéro erreur" est enfin une réalité tangible.