En 2024, la gestion des notes de frais a transcendé son rôle de simple tâche administrative pour devenir un levier stratégique majeur pour les entreprises de toutes tailles. Face à un cadre réglementaire en constante évolution, à la pression économique et à l'urgence environnementale, optimiser le traitement des dépenses professionnelles n'est plus une option, mais une nécessité. Il s'agit d'une démarche globale qui touche à la fois la conformité fiscale, la performance économique, et l'engagement sociétal (RSE) de l'entreprise. La digitalisation est au cœur de cette transformation, offrant des outils puissants pour automatiser, sécuriser et valoriser chaque dépense. Des solutions innovantes et intégrées comme celles proposées par Greenway apportent une réponse complète et moderne à ces défis complexes, en alliant efficacité fiscale, simplicité d'usage et conscience écologique.
La législation sur les notes de frais est un terrain complexe et mouvant. En 2024, l'administration fiscale et l'URSSAF ont renforcé leurs exigences en matière de justification des dépenses professionnelles. Pour qu'une note de frais soit considérée comme une charge déductible du résultat imposable et que la TVA associée soit récupérable, elle doit impérativement respecter trois conditions fondamentales : être engagée dans l'intérêt direct de l'entreprise, être dûment justifiée par une facture ou un reçu probant, et ne pas être excessive. La réforme de 2023 a particulièrement insisté sur la distinction claire entre les dépenses à caractère strictement professionnel et celles qui pourraient être requalifiées en avantage en nature. Cela concerne en premier lieu les frais les plus courants : les indemnités kilométriques, les frais de restauration, et les frais d’hébergement.
Les obligations fiscales imposent une rigueur absolue dans la collecte et la présentation des justificatifs. Chaque reçu doit comporter des mentions obligatoires pour être valide : le nom du fournisseur, la date de la dépense, la nature précise du bien ou du service (par exemple, "Repas d'affaires" plutôt que "Restaurant"), le montant Hors Taxe (HT), le taux et le montant de la TVA, et le montant Toutes Taxes Comprises (TTC). Pour les repas d'affaires, il est également crucial de mentionner le nom des invités et leur entreprise. Oublier l'une de ces informations peut entraîner le rejet de la déduction lors d'un contrôle URSSAF. En cas de manquement, l’Administration peut non seulement rejeter la dépense, mais aussi la requalifier en avantage en nature, ce qui entraîne le paiement de cotisations sociales additionnelles pour l'entreprise et l'imposition sur le revenu pour le salarié. C'est un risque financier et juridique majeur. C'est précisément ici que des solutions comme Greenway deviennent indispensables : grâce à la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), l'application scanne le ticket, extrait automatiquement toutes les données pertinentes et pré-remplit les champs, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine à quasi zéro.
Pour naviguer sereinement dans la réglementation des notes de frais, il est essentiel de connaître les spécificités de chaque catégorie de dépense :
La dématérialisation des notes de frais est sans conteste la plus grande avancée de ces dernières années. Les solutions digitales modernes, incarnées par l'application mobile Greenway, transforment radicalement un processus autrefois lourd et source de frustrations. Le principe est simple mais puissant : le salarié prend en photo son justificatif dès la dépense effectuée. La technologie OCR analyse l'image, extrait les données (montant, TVA, fournisseur, date) et l'Intelligence Artificielle catégorise automatiquement la dépense (transport, restaurant, hôtel...). La note de frais est créée en quelques secondes, prête à être soumise pour validation. Ce processus en temps réel élimine les oublis, les pertes de tickets et les longues sessions de saisie en fin de mois. Le manager reçoit une notification et peut approuver la dépense d'un simple clic, en vérifiant sa conformité avec la politique de dépenses de l'entreprise, qui est directement intégrée dans l'outil.
Un point de blocage historique de la dématérialisation était la valeur légale des justificatifs numériques. Depuis le décret du 23 mai 2023, qui renforce l'arrêté du 22 mars 2017, les doutes sont levés : un justificatif électronique est légalement équivalent à son original papier, à condition de respecter des normes strictes de numérisation et de conservation. Ce processus, appelé archivage à valeur probante, garantit l'intégrité, l'authenticité et la pérennité du document numérique. Des solutions comme le portail Greenway intègrent un coffre-fort numérique certifié, qui conserve les justificatifs de manière sécurisée pendant la durée légale de 10 ans. Les entreprises peuvent ainsi se débarrasser de leurs archives papier encombrantes en toute sérénité, libérant de l'espace physique et facilitant l'accès aux documents en cas de contrôle. C'est une garantie de traçabilité inédite et une simplification drastique des audits.
Les économies de temps et d'argent générées par l'automatisation sont significatives et impactent toute l'organisation :
En 2024, la performance d'une entreprise ne se limite plus à ses résultats financiers. La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est devenue un pilier de la stratégie d'entreprise, influençant sa réputation, sa marque employeur et même son accès au financement. La gestion des notes de frais, qui retrace une part importante des activités opérationnelles (déplacements, achats...), est un point d'entrée idéal pour intégrer et mesurer concrètement cette démarche. Les entreprises peuvent désormais cartographier leurs dépenses selon leur impact environnemental et social. Ces données sont cruciales pour le reporting de durabilité, qui devient obligatoire à partir de 2025 pour les entreprises de plus de 250 salariés soumises à la nouvelle directive européenne CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Ne pas anticiper cette échéance, c'est prendre un risque de non-conformité.
Concrètement, comment cela fonctionne-t-il ? L'application Greenway, fidèle à son nom, va au-delà de la simple gestion financière. Elle intègre nativement un calculateur d'empreinte carbone basé sur les données de l'ADEME. Pour chaque dépense de transport saisie (avion, train, voiture...), une estimation précise des émissions de CO₂ est automatiquement générée. L'outil peut ainsi comparer l'impact d'un voyage en train par rapport à un voyage en avion et suggérer des alternatives plus écologiques. Cette fonctionnalité permet de :
L'une des tendances de fond qui redessine la gestion des dépenses en 2024 est l'adoption massive des cartes de paiement professionnelles, ou cartes corporate. Loin d'être de simples cartes bancaires, les solutions modernes comme celles proposées par Greenway sont de véritables outils de pilotage. Elles mettent fin au système archaïque des avances de frais par les salariés, une source de stress et de complexité tant pour l'employé que pour la trésorerie de l'entreprise. Ces cartes sont personnalisables et paramétrables à l'extrême : carte carburant (limitée aux stations-service), carte mobilité (pour le forfait mobilités durables), carte télépéage, ou encore carte logée pour les agences de voyages d'affaires. Chaque carte peut être liée à un salarié, à un service ou à un projet, avec des plafonds et des autorisations de dépenses ajustables en temps réel depuis une interface centrale.
L'intégration d'une flotte de cartes corporate dans votre écosystème de gestion des dépenses offre des bénéfices concrets et immédiats :
Un outil performant ne peut donner sa pleine mesure que s'il s'appuie sur des règles claires. Formaliser et diffuser une politique de dépenses professionnelles est le socle d'une gestion saine et sécurisée. Ce document interne n'est pas qu'une contrainte ; c'est un guide qui sécurise l'entreprise sur le plan fiscal et simplifie la vie des collaborateurs en leur donnant un cadre de référence. En 2024, les politiques les plus efficaces sont celles qui sont directement intégrées dans l'outil de gestion. La plateforme Greenway permet de configurer l'ensemble de ces règles :
L'avantage est double. D'une part, les salariés ont une visibilité instantanée sur ce qui est autorisé ou non. L'application les alerte en temps réel en cas de dépassement ou de non-conformité, ce qui évite les erreurs, les allers-retours frustrants et les potentiels litiges. D'autre part, pour les départements RH et comptabilité, cela garantit la transparence, l'équité de traitement entre les collaborateurs et le respect systématique des règles. L'outil devient le garant impartial de la politique, déchargeant les managers d'un rôle de contrôle parfois délicat. Pour aller plus loin, des modules d’e-learning sur les bonnes pratiques et la politique de l'entreprise peuvent même être proposés nativement dans la solution Greenway, assurant une formation continue et une adhésion parfaite des équipes.
En conclusion, réussir sa gestion de notes de frais en 2024 est un projet d'entreprise qui va bien au-delà de la simple comptabilité. C'est une démarche stratégique qui repose sur la synergie entre une compréhension fine de la fiscalité, l'adoption d'outils digitaux modernes et performants, et l'intégration proactive des enjeux RSE. L'époque des tableurs Excel et des justificatifs papier est définitivement révolue, laissant place à des solutions intégrées qui apportent contrôle, efficacité et intelligence. Greenway se positionne comme un partenaire clé de cette transition, en offrant une plateforme unifiée qui conjugue simplicité d'usage pour les salariés, efficacité fiscale pour les financiers, et mesure concrète de l'impact environnemental pour les stratèges. De la carte corporate intelligente à l'application mobile de notes de frais, en passant par l'archivage à valeur probante et l'analyse carbone intégrée, tout est conçu pour transformer ce qui était perçu comme un fardeau administratif en un puissant levier de performance financière, de conformité légale et de durabilité. C'est une avancée stratégique incontournable pour toute entreprise moderne et responsable.
Non, plus nécessairement. Depuis l'arrêté du 22 mars 2017 et le décret du 23 mai 2023, les justificatifs numériques ont la même valeur légale que les originaux papier, à condition que le processus de numérisation garantisse leur intégrité et leur fiabilité. Une solution comme Greenway scanne, certifie le document numérique avec une signature électronique et une empreinte infalsifiable, puis l'archive dans un coffre-fort numérique sécurisé pour la durée légale de 10 ans. Vous pouvez donc jeter vos tickets papier en toute tranquillité.
Les dépenses engagées dans l'intérêt de l'entreprise sont généralement déductibles. Les plus courantes sont : les frais de déplacement (billets de train/avion, indemnités kilométriques selon le barème officiel), les frais d'hébergement lors de missions, les frais de repas (repas seuls en déplacement ou repas d'affaires avec des clients), les frais de péage et de stationnement, et certains frais de représentation. La plateforme Greenway vous guide dépense par dépense, en appliquant les règles et plafonds de votre politique interne pour assurer la conformité fiscale.
La récupération de la TVA sur les notes de frais est un enjeu financier important. Elle n'est possible que si la dépense est déductible et si la TVA est clairement mentionnée sur un justificatif en bonne et due forme. Attention, la TVA n'est pas récupérable sur toutes les dépenses (par exemple, généralement pas sur les frais d'hôtel ou de location de voiture). Un logiciel de notes de frais comme Greenway automatise la détection du montant de TVA sur les reçus grâce à l'OCR et génère les écritures comptables correspondantes, maximisant ainsi le montant de TVA récupéré sans effort.
Oui, absolument. C'est l'une des innovations majeures des plateformes modernes. L'application Greenway intègre un calculateur de CO₂ qui s'appuie sur des bases de données de référence (comme celle de l'ADEME). Lorsque vous entrez un trajet en voiture, en train ou en avion, l'outil calcule automatiquement les émissions de gaz à effet de serre correspondantes. Ces données sont ensuite agrégées dans des tableaux de bord pour un suivi global, essentiel pour votre bilan carbone et votre reporting RSE.
Les cartes pro Greenway offrent un niveau de contrôle et d'automatisation bien supérieur. Vous pouvez définir des plafonds et des restrictions par carte en temps réel, limiter les abus, et surtout, éliminer la saisie manuelle. Chaque paiement est automatiquement synchronisé avec la plateforme, déclenchant une demande de justificatif au salarié. Cela allège la charge administrative, sécurise les dépenses, adapte les plafonds dynamiquement, et s'intègre parfaitement dans votre chaîne comptable existante pour une réconciliation automatique.
Oui, la compatibilité est une priorité. Greenway est conçu pour s'intégrer de manière fluide avec la majorité des logiciels comptables et ERP du marché. Nous proposons des connecteurs natifs ou des exports personnalisables pour des outils reconnus comme Sage, Pennylane, Quickbooks, Cegid, Sellsy, Oracle, SAP, et bien d’autres. L'objectif est de garantir que les données de dépenses, validées et enrichies, s'insèrent dans votre système comptable sans aucune ressaisie manuelle.