La législation sur les notes de frais est un terrain complexe et mouvant. En 2024, l'administration fiscale et l'URSSAF ont renforcé leurs exigences en matière de justification des dépenses professionnelles. Pour qu'une note de frais soit considérée comme une charge déductible du résultat imposable et que la TVA associée soit récupérable, elle doit impérativement respecter trois conditions fondamentales : être engagée dans l'intérêt direct de l'entreprise, être dûment justifiée par une facture ou un reçu probant, et ne pas être excessive. La réforme de 2023 a particulièrement insisté sur la distinction claire entre les dépenses à caractère strictement professionnel et celles qui pourraient être requalifiées en avantage en nature. Cela concerne en premier lieu les frais les plus courants : les indemnités kilométriques, les frais de restauration, et les frais d’hébergement.

Les obligations fiscales imposent une rigueur absolue dans la collecte et la présentation des justificatifs. Chaque reçu doit comporter des mentions obligatoires pour être valide : le nom du fournisseur, la date de la dépense, la nature précise du bien ou du service (par exemple, "Repas d'affaires" plutôt que "Restaurant"), le montant Hors Taxe (HT), le taux et le montant de la TVA, et le montant Toutes Taxes Comprises (TTC). Pour les repas d'affaires, il est également crucial de mentionner le nom des invités et leur entreprise. Oublier l'une de ces informations peut entraîner le rejet de la déduction lors d'un contrôle URSSAF. En cas de manquement, l’Administration peut non seulement rejeter la dépense, mais aussi la requalifier en avantage en nature, ce qui entraîne le paiement de cotisations sociales additionnelles pour l'entreprise et l'imposition sur le revenu pour le salarié. C'est un risque financier et juridique majeur. C'est précisément ici que des solutions comme Greenway deviennent indispensables : grâce à la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), l'application scanne le ticket, extrait automatiquement toutes les données pertinentes et pré-remplit les champs, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine à quasi zéro.

Pour naviguer sereinement dans la réglementation des notes de frais, il est essentiel de connaître les spécificités de chaque catégorie de dépense :

• Frais kilométriques : Le remboursement des frais de déplacement avec un véhicule personnel est encadré par le barème kilométrique officiel publié chaque année par l'administration fiscale. Ce barème tient compte de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Toute indemnisation dépassant ce barème est soumise à cotisations sociales. Une solution de gestion comme Greenway intègre automatiquement le barème à jour et calcule les indemnités en fonction des trajets saisis (via une intégration Google Maps, par exemple), garantissant ainsi une parfaite conformité.
• Frais de repas : Les frais de repas sont déductibles s'ils sont pris dans le cadre d'un déplacement professionnel empêchant le salarié de rentrer chez lui ou à son lieu de travail habituel. En 2024, la limite d'exonération de l'indemnité de repas est fixée à 20,70 €. Au-delà, la dépense doit être justifiée en détail. Pour les repas d'affaires avec des clients ou des partenaires, le caractère "non excessif" est apprécié au cas par cas par l'administration.
• Frais d'hébergement : Lors d'un déplacement à plus de 50 km du domicile, les frais d'hôtel sont entièrement déductibles, à condition qu'ils ne soient pas jugés "somptuaires". La présentation d'une facture détaillée est obligatoire.

La dématérialisation des notes de frais est sans conteste la plus grande avancée de ces dernières années. Les solutions digitales modernes, incarnées par l'application mobile Greenway, transforment radicalement un processus autrefois lourd et source de frustrations. Le principe est simple mais puissant : le salarié prend en photo son justificatif dès la dépense effectuée. La technologie OCR analyse l'image, extrait les données (montant, TVA, fournisseur, date) et l'Intelligence Artificielle catégorise automatiquement la dépense (transport, restaurant, hôtel...). La note de frais est créée en quelques secondes, prête à être soumise pour validation. Ce processus en temps réel élimine les oublis, les pertes de tickets et les longues sessions de saisie en fin de mois. Le manager reçoit une notification et peut approuver la dépense d'un simple clic, en vérifiant sa conformité avec la politique de dépenses de l'entreprise, qui est directement intégrée dans l'outil.

Un point de blocage historique de la dématérialisation était la valeur légale des justificatifs numériques. Depuis le décret du 23 mai 2023, qui renforce l'arrêté du 22 mars 2017, les doutes sont levés : un justificatif électronique est légalement équivalent à son original papier, à condition de respecter des normes strictes de numérisation et de conservation. Ce processus, appelé archivage à valeur probante, garantit l'intégrité, l'authenticité et la pérennité du document numérique. Des solutions comme le portail Greenway intègrent un coffre-fort numérique certifié, qui conserve les justificatifs de manière sécurisée pendant la durée légale de 10 ans. Les entreprises peuvent ainsi se débarrasser de leurs archives papier encombrantes en toute sérénité, libérant de l'espace physique et facilitant l'accès aux documents en cas de contrôle. C'est une garantie de traçabilité inédite et une simplification drastique des audits.

Les économies de temps et d'argent générées par l'automatisation sont significatives et impactent toute l'organisation :

• Pour les salariés : Finie la corvée de fin de mois. La saisie d'une note de frais prend moins d'une minute. Le remboursement est accéléré, ce qui améliore la satisfaction et le bien-être au travail.
• Pour les managers : Le circuit de validation est fluidifié. Ils disposent d'une vision claire des dépenses de leur équipe et peuvent approuver en mobilité, sans paralyser le processus.
• Pour les services comptables et financiers : C'est une véritable révolution. La saisie manuelle, source d'erreurs et de perte de temps, est éliminée. Les données sont fiables, structurées et s'intègrent automatiquement dans le logiciel comptable (Sage, Cegid, SAP, etc.). Selon une étude menée par EY, les entreprises équipées d’un logiciel de notes de frais dédié gagnent en moyenne 30 à 40 heures par mois, et réduisent les erreurs de saisie de 75 %.

En 2024, la performance d'une entreprise ne se limite plus à ses résultats financiers. La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est devenue un pilier de la stratégie d'entreprise, influençant sa réputation, sa marque employeur et même son accès au financement. La gestion des notes de frais, qui retrace une part importante des activités opérationnelles (déplacements, achats...), est un point d'entrée idéal pour intégrer et mesurer concrètement cette démarche. Les entreprises peuvent désormais cartographier leurs dépenses selon leur impact environnemental et social. Ces données sont cruciales pour le reporting de durabilité, qui devient obligatoire à partir de 2025 pour les entreprises de plus de 250 salariés soumises à la nouvelle directive européenne CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Ne pas anticiper cette échéance, c'est prendre un risque de non-conformité.

Concrètement, comment cela fonctionne-t-il ? L'application Greenway, fidèle à son nom, va au-delà de la simple gestion financière. Elle intègre nativement un calculateur d'empreinte carbone basé sur les données de l'ADEME. Pour chaque dépense de transport saisie (avion, train, voiture...), une estimation précise des émissions de CO₂ est automatiquement générée. L'outil peut ainsi comparer l'impact d'un voyage en train par rapport à un voyage en avion et suggérer des alternatives plus écologiques. Cette fonctionnalité permet de :

• Sensibiliser les collaborateurs à l'impact de leurs choix de mobilité.
• Piloter la politique de voyage de l'entreprise en fixant des objectifs de réduction d'émissions.
• Valoriser les efforts dans le reporting extra-financier et la communication externe.

Certaines entreprises pionnières utilisent même ces données pour mettre en place des systèmes de bonus écologiques internes, récompensant les salariés qui privilégient les modes de transport les moins polluants. Une stratégie fiscalement neutre, mais socialement et écologiquement très valorisée.

L'une des tendances de fond qui redessine la gestion des dépenses en 2024 est l'adoption massive des cartes de paiement professionnelles, ou cartes corporate. Loin d'être de simples cartes bancaires, les solutions modernes comme celles proposées par Greenway sont de véritables outils de pilotage. Elles mettent fin au système archaïque des avances de frais par les salariés, une source de stress et de complexité tant pour l'employé que pour la trésorerie de l'entreprise. Ces cartes sont personnalisables et paramétrables à l'extrême : carte carburant (limitée aux stations-service), carte mobilité (pour le forfait mobilités durables), carte télépéage, ou encore carte logée pour les agences de voyages d'affaires. Chaque carte peut être liée à un salarié, à un service ou à un projet, avec des plafonds et des autorisations de dépenses ajustables en temps réel depuis une interface centrale.

L'intégration d'une flotte de cartes corporate dans votre écosystème de gestion des dépenses offre des bénéfices concrets et immédiats :

• Contrôle et sécurité : Les plafonds (par jour, par semaine, par transaction) et les restrictions par type de marchand (MCC - Merchant Category Code) empêchent les dépenses non conformes ou frauduleuses. En cas de perte ou de vol, la carte est désactivable instantanément depuis l'application.
• Fin des avances et des remboursements : Le salarié n'a plus à utiliser son argent personnel. La trésorerie de l'entreprise est mieux maîtrisée, et le processus de remboursement, souvent long et fastidieux, est tout simplement éliminé.
• Automatisation comptable : C'est le principal avantage. Chaque transaction effectuée avec une carte Greenway remonte instantanément dans la plateforme. Le salarié reçoit une notification pour ajouter le justificatif. Une fois le reçu scanné, la transaction et le justificatif sont automatiquement réconciliés. L'écriture comptable est pré-générée avec la bonne imputation et le bon taux de TVA, prête à être exportée vers votre ERP. C'est la fin du rapprochement bancaire manuel.
• Visibilité en temps réel : Le directeur financier (DAF) ou le responsable comptable dispose d'un tableau de bord qui suit les dépenses en direct, permettant un pilotage budgétaire bien plus agile et proactif.

Pour les entreprises les plus engagées dans une démarche RSE, ces cartes sont aussi un moyen efficace de limiter les dépenses non durables, en bloquant par exemple les transactions auprès de certaines enseignes ou pour certains types de services non alignés avec la politique de l'entreprise.

Un outil performant ne peut donner sa pleine mesure que s'il s'appuie sur des règles claires. Formaliser et diffuser une politique de dépenses professionnelles est le socle d'une gestion saine et sécurisée. Ce document interne n'est pas qu'une contrainte ; c'est un guide qui sécurise l'entreprise sur le plan fiscal et simplifie la vie des collaborateurs en leur donnant un cadre de référence. En 2024, les politiques les plus efficaces sont celles qui sont directement intégrées dans l'outil de gestion. La plateforme Greenway permet de configurer l'ensemble de ces règles :

• Les types de dépenses autorisées et refusées.
• Les plafonds de dépenses par catégorie, par rôle ou par mission.
• Les justificatifs attendus pour chaque type de dépense.
• Les circuits de validation (workflow) en fonction des montants ou des services.
• Les règles spécifiques liées à la politique de voyage (classe de transport, catégorie d'hôtel, etc.).

L'avantage est double. D'une part, les salariés ont une visibilité instantanée sur ce qui est autorisé ou non. L'application les alerte en temps réel en cas de dépassement ou de non-conformité, ce qui évite les erreurs, les allers-retours frustrants et les potentiels litiges. D'autre part, pour les départements RH et comptabilité, cela garantit la transparence, l'équité de traitement entre les collaborateurs et le respect systématique des règles. L'outil devient le garant impartial de la politique, déchargeant les managers d'un rôle de contrôle parfois délicat. Pour aller plus loin, des modules d’e-learning sur les bonnes pratiques et la politique de l'entreprise peuvent même être proposés nativement dans la solution Greenway, assurant une formation continue et une adhésion parfaite des équipes.