Il fut un temps, pas si lointain, où gérer les frais professionnels signifiait pour les collaborateurs une accumulation de bouts de papier froissés dans un portefeuille, et pour les services comptables, une compilation fastidieuse de tableaux Excel interminables, une course aux justificatifs manquants et une attente stressante de la signature du DAF. Ce processus, chronophage et source d'erreurs, engendrait frustration pour les salariés (délais de remboursement), manque de visibilité pour les managers et risques de non-conformité (URSSAF, règles fiscales) pour l'entreprise. C’était sans compter sur la révolution des cartes de paiement professionnelles. Aujourd’hui, les entreprises modernes et agiles déploient des cartes intelligentes, entièrement paramétrables selon le profil du salarié, le type de dépense autorisée, les plafonds journaliers ou mensuels, et même les zones géographiques d'utilisation.

Grâce à la solution complète de Greenway, les entreprises peuvent associer à chaque type de dépense une carte adaptée, tout en consolidant les données au sein d'une seule et même plateforme :

• La carte carburant multi-enseignes : Offrez à vos collaborateurs l'accès à un vaste réseau de stations-service, optimisez les coûts grâce à des alertes sur les prix et luttez contre la fraude avec des contrôles de kilométrage et de type de carburant.
• La carte de paiement pour notes de frais : Paramétrez des règles de dépenses précises (restaurants, hôtels, fournitures) pour chaque équipe, éliminant ainsi les avances de frais et les remboursements complexes.
• La carte mobilité durable : Conçue pour le Forfait Mobilités Durables (FMD), elle encourage les transports verts (transports en commun, vélos, trottinettes électriques) et simplifie la gestion de cet avantage salarial de plus en plus plébiscité.
• La carte titres-restaurant dématérialisée : Une gestion simplifiée des avantages repas, conforme à la réglementation et appréciée des salariés pour sa flexibilité.
• La carte cadeau responsable : Motivez vos équipes avec une solution éthique qui favorise les enseignes locales et engagées.

Chaque carte Greenway est suffisamment intelligente pour détecter automatiquement les marchands affiliés, prévenir les transactions non conformes à la politique de dépenses, et exporter instantanément les données vers la plateforme de gestion. L’application mobile ou web, véritable compagnon du collaborateur, lui permet de consulter ses plafonds en temps réel, de recevoir des notifications d'usage et de joindre une photo de facture via un simple scan grâce à la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Le justificatif est ainsi numérisé, certifié à valeur probante et archivé en toute sécurité. Pour les gestionnaires, c’est la fin des doublons, des justificatifs manquants ou des erreurs de saisie manuelle. Et pour la planète, c’est un pas conséquent vers une gestion 100% numérique : moins de papier, moins de consommation d’encre, et surtout, une première brique essentielle pour évaluer précisément les impacts CO2 de chaque dépense corporate.

Avec des salariés de plus en plus nomades, l'essor du télétravail et des flottes de véhicules d'entreprise en pleine transition énergétique, les entreprises cherchent à rationaliser les déplacements tout en renforçant leur efficacité environnementale. La gestion de la flotte automobile est un poste de dépenses et d'émissions de carbone majeur. Le badge télépéage Greenway permet aux collaborateurs de circuler sur l'ensemble du réseau autoroutier européen et de régler leurs frais de parking dans des milliers de parcs partenaires sans ticket, avec une facturation unique et centralisée, sans aucune avance de frais. Plus besoin de gérer les reçus autoroutiers oubliés ou illisibles — tout est digitalisé, historisé et directement exportable vers la comptabilité ou les logiciels RH. C'est un gain de temps opérationnel immédiat et une source de données fiable pour analyser les coûts de mobilité.

Mais Greenway va bien plus loin en anticipant l'un des plus grands défis de la mobilité de demain : l'intégration transparente de la gestion de la recharge électrique. Notre badge unique fusionne le télépéage et l'accès à un réseau de plus de 300 000 bornes de recharge publiques en Europe. Cette unification est une innovation majeure pour le pilotage d'une flotte verte performante. La solution adresse tous les cas de figure :

• Recharge en itinérance : Le collaborateur utilise son badge Greenway sur les bornes du réseau partenaire. La facture est centralisée, sans que le salarié ait à avancer les frais ou à multiplier les applications et les abonnements.
• Recharge au domicile du salarié : C'est le point de friction majeur pour de nombreuses entreprises. Greenway résout ce problème en permettant au collaborateur de déclarer sa borne personnelle et de calculer automatiquement le montant à rembourser en fonction des kWh consommés pour ses déplacements professionnels, sur la base de son contrat d'énergie, le tout de manière distincte de sa consommation personnelle.
• Recharge au bureau : Suivez et analysez la consommation sur les bornes de votre entreprise pour optimiser leur utilisation et la répartition des coûts.

Le gestionnaire de flotte reçoit des rapports consolidés et analytiques du coût total de mobilité (TCO) par collaborateur et par trajet, intégrant non seulement les coûts directs (péage, parking, électricité) mais aussi l'empreinte carbone correspondante. Le badge unique Greenway devient ainsi un sésame écologique et opérationnel, simplifiant la vie du conducteur tout en fournissant à l'entreprise les outils pour piloter sa transition énergétique et respecter ses obligations issues de la Loi d'Orientation des Mobilités (LOM).

Ne sous-estimez jamais le pouvoir d’une application bien conçue et d'une intégration logicielle fluide en matière de gestion des notes de frais. Le gain de productivité pour l'ensemble de l'entreprise est colossal. L’application Greenway Expenses est le point d'entrée unique qui centralise toutes les transactions effectuées avec les cartes Greenway, mais aussi les dépenses payées avec des moyens personnels (indemnités kilométriques, etc.). Elle catégorise automatiquement les dépenses, associe les justificatifs scannés et permet une validation par le manager en un seul clic, directement depuis son smartphone ou son ordinateur, selon des circuits de validation personnalisables.

Le grand avantage concurrentiel de Greenway réside dans sa capacité à communiquer en temps réel avec votre écosystème financier. Grâce à des API robustes et des connecteurs natifs, notre solution s'intègre parfaitement avec les principaux logiciels comptables et ERP du marché (comme Sage, Cegid, Oracle NetSuite, SAP, Microsoft Dynamics, QuickBooks, etc.). Qu'est-ce que cela signifie concrètement ?

• Zéro ressaisie manuelle : Une fois validée, la note de frais est transformée en écriture comptable pré-formatée et envoyée directement dans votre logiciel, avec les bonnes imputations analytiques, les comptes de charge et les taux de TVA.
• Fiabilité des données : Le risque d'erreur humaine est éliminé, garantissant une comptabilité juste et des clôtures périodiques plus rapides.
• Vision instantanée des flux : Le directeur financier dispose d'une vue en temps réel sur les dépenses engagées, lui permettant de piloter la trésorerie avec plus de précision et d'anticiper les besoins.

Le système prend aussi en charge les devises étrangères avec des taux de conversion mis à jour quotidiennement, calcule automatiquement la TVA récupérable selon les pays et la nature des dépenses, et applique les politiques de remboursement internes sans faille. Avec l’intelligence artificielle embarquée, Greenway détecte les anomalies, les dépenses hors politique, les doublons ou les erreurs de catégorie, alertant le gestionnaire immédiatement. Le gain de temps est considérable, mais surtout, les données sont fiables, structurées et regroupées pour créer des rapports personnalisés transmis à la direction financière, au comité RSE ou à l'expert-comptable, favorisant une collaboration fluide et sans friction au sein de l’entreprise.

Les cartes corporate et les systèmes de remboursement classiques sont souvent "aveugles" sur le plan environnemental. Ils se contentent de traiter une transaction financière. Greenway renverse complètement cette donne. Nous partons du principe que chaque dépense est une source d'information précieuse pour la stratégie RSE de l’entreprise. Chaque transaction effectuée via notre écosystème est analysée selon son impact carbone, ses modalités de transport et son lien avec les objectifs de développement durable. Un repas pris dans une enseigne labellisée bio et locale, un transport en train plutôt qu’en avion pour un trajet de moins de 3 heures, ou l’usage d’une voiture électrique plutôt qu’un VTC thermique sont automatiquement identifiés, quantifiés et valorisés dans l’empreinte carbone consolidée mensuelle.

Les tableaux de bord RSE, intuitifs et visuels, créés depuis la plateforme Greenway, mettent en relief les comportements vertueux des collaborateurs, ce qui peut alimenter des programmes de gamification ou d'incentives. Plus important encore, ils identifient les axes d’optimisation : quels sont les trajets récurrents les plus émetteurs ? Quels fournisseurs ont la pire empreinte carbone ? Y a-t-il des incohérences entre la politique RSE affichée et les dépenses réelles ? Ces données permettent à l’entreprise de piloter activement son bilan extra-financier et de prendre des décisions éclairées pour réduire son impact.

Le résultat est un reporting simple, fiable et prêt à l’usage pour répondre aux exigences réglementaires de plus en plus strictes. Que ce soit pour :

• Les audits de la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), qui demande une transparence accrue sur les impacts.
• L'établissement d'un bilan GES (Gaz à Effet de Serre) conforme aux méthodologies de l'ADEME.
• Le suivi des engagements volontaires comme l'initiative Net Zero d’ici à 2030 ou 2050.

Greenway fournit les données granulaires et agrégées nécessaires, transformant une obligation de reporting en un outil de management stratégique.