Réinventer la gestion des frais pros pour une performance durable

La carte professionnelle, qu’elle soit dédiée au carburant, à la mobilité multimodale, aux voyages (carte logée) ou aux avantages salariés (carte cadeau), a profondément évolué. Elle n'est plus un simple outil de paiement transactionnel. En 2024-2025, ces cartes intelligentes deviennent des leviers de gestion durable et des sources de données inestimables. Grâce à elles, les entreprises reprennent un contrôle total, granulaire et en temps réel sur leurs dépenses liées à la mobilité, tout en pouvant simultanément mesurer, analyser et piloter leur empreinte carbone. Elles passent d'une gestion réactive à un pilotage proactif de leur impact environnemental.

La carte carburant Greenway incarne cette révolution. Compatible avec un vaste réseau multi-enseignes (TotalEnergies, Shell, Avia, Esso, et bien d'autres), elle offre une flexibilité maximale à vos collaborateurs sur la route. Mais son véritable atout réside dans son intelligence embarquée. Chaque transaction est non seulement enregistrée avec une précision comptable (montant, lieu, type de carburant), mais elle est également enrichie d'une donnée cruciale : une estimation fiable des émissions de CO2. Ce calcul, basé sur des facteurs d'émission reconnus, permet de transformer une simple ligne de dépense en un indicateur de performance environnementale. Grâce à une facturation unique et automatisée, le service comptable gagne un temps précieux. Plus important encore, le dashboard RSE centralise ces informations, permettant aux managers de flotte et aux responsables du développement durable de visualiser l'impact de chaque déplacement et de piloter un plan de décarbonation basé sur des données tangibles et non sur des estimations globales.

Avec la carte mobilité ou la carte corporate multi-usages Greenway, l'entreprise franchit un nouveau cap dans sa politique de déplacement. C'est l'outil idéal pour mettre en œuvre le Forfait Mobilités Durables (FMD), en offrant aux salariés un crédit mobilité qu'ils peuvent utiliser pour des solutions de transport vertueuses. Train, location de vélo électrique, abonnement aux transports en commun, trottinette en libre-service, ou même covoiturage via des plateformes partenaires : les possibilités sont vastes. L’entreprise garde la maîtrise totale en paramétrant le montant alloué et le périmètre des dépenses autorisées, s'assurant ainsi que le budget est utilisé conformément à la politique RSE définie. Ces cartes sont également des alliées indispensables pour répondre aux obligations réglementaires, comme celles de la Loi d'Orientation des Mobilités (LOM) qui impose des quotas de véhicules à faibles émissions lors du renouvellement des flottes, ou encore les exigences du décret tertiaire sur la réduction de la consommation énergétique des bâtiments (qui inclut les déplacements). Le tout est piloté via une interface intuitive intégrant téléreporting, suivi budgétaire en temps réel et consolidation des ratios environnementaux. Le résultat ? Une transparence totale, une traçabilité sans faille, une conformité réglementaire assurée… et un engagement environnemental concret et démontrable qui renforce votre marque employeur.

Le traitement manuel des notes de frais est un héritage du passé, un processus chronophage, coûteux et opaque. La collecte des justificatifs papier, leur saisie manuelle, les cycles de validation interminables et le risque d'erreurs ou de fraude pèsent lourdement sur la productivité des collaborateurs comme des équipes comptables. L'ère de la gestion digitalisée est là, et l'application mobile Greenway en est le fer de lance. Elle simplifie radicalement la vie des collaborateurs en déplacement ou en télétravail : une simple photo du ticket de caisse suffit. Grâce à la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), les données clés (TVA, HT, TTC, nom du marchand) sont extraites automatiquement. L'application propose ensuite une catégorisation instantanée, qui peut être personnalisée selon le plan comptable de l'entreprise. En un clic, la dépense est soumise, et le flux de validation est déclenché. Les justificatifs sont archivés numériquement à valeur probante, éliminant le besoin de conserver les originaux papier.

La véritable puissance de la solution Greenway réside dans son intégration native avec votre écosystème logiciel. Une fois validée, la note de frais est automatiquement exportée vers votre logiciel comptable (Sage, QuickBooks, Pennylane, Cegid) ou votre ERP personnalisé. Fini la double saisie, les erreurs de transcription et les rapprochements fastidieux. Les écritures comptables sont générées, la TVA est correctement affectée, et le remboursement peut être déclenché sans délai. Pour aller plus loin, chaque dépense de transport, d'hébergement ou de restauration peut être enrichie avec son empreinte carbone calculée. Un collaborateur effectuant un déplacement peut ainsi régler avec sa carte corporate Greenway, scanner le reçu depuis son smartphone, et générer en un seul geste une donnée complète, à la fois financière et environnementale.

Les bénéfices sont partagés à tous les niveaux. Les managers gagnent un temps considérable dans la validation et l'analyse mensuelle des frais de leur équipe. La Direction Financière (DAF) bénéficie d'une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées, améliorant la prévisibilité budgétaire et optimisant la récupération de la TVA. Parallèlement, la Direction RSE dispose enfin d'un outil pour observer avec précision les grands postes émetteurs de CO2 liés aux activités des salariés (voyages d'affaires, repas, etc.), complétant ainsi les données de la flotte automobile. Cet outil s'inscrit pleinement dans une dynamique ESG (Environnemental, Social et de Gouvernance) solide. Le tableau de bord environnemental est exportable en PDF, fournissant des données prêtes à l'emploi pour le reporting extra-financier, un atout majeur en vue de la directive CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), qui étend les obligations de reporting durable à des milliers d'entreprises dès 2025.

La transition vers une mobilité plus durable ne se limite pas aux outils financiers ; elle repose également sur une logistique intelligente et intégrée. Le badge télépéage Greenway est bien plus qu'un simple laissez-passer. En fluidifiant le passage aux péages, il évite les longues attentes et les phases d'arrêt-démarrage répétées, qui sont particulièrement énergivores. L'impact est direct : une réduction de la consommation moyenne de carburant et donc des émissions de CO2. Associé à une carte mobilité ou carburant, le badge peut être mutualisé au sein de l'entreprise ou affecté à un véhicule spécifique, avec une facturation unique et centralisée qui simplifie la gestion des flottes professionnelles. Cette même logique de convergence s'applique à l'électromobilité.

Le passage à une flotte de véhicules électriques soulève de nouvelles questions : comment gérer et facturer les recharges ? Les bornes de recharge Greenway, installées sur le parking de votre entreprise, offrent une solution clé en main. Les collaborateurs peuvent activer la recharge via leur carte mobilité ou un simple QR code. La gestion se fait en temps réel depuis un dashboard unique, qui centralise les données de coût, de consommation en kWh et, surtout, l'impact carbone évité par rapport à un véhicule thermique équivalent. Et si un employé recharge son véhicule de fonction à son domicile ? Aucun problème. Notre solution intègre un module de remboursement automatique du coût de la recharge domestique, activé depuis l'application mobile sur la base de relevés certifiés. L'entreprise sait précisément à qui imputer chaque recharge, combien de CO2 ont été "non émis", et peut valoriser cette performance dans son reporting environnemental. Pour les déplacements, la carte mobilité Greenway donne accès à un large réseau de bornes publiques.

L'écosystème Greenway étend cette philosophie de contrôle et de simplicité à d'autres avantages. Les cartes cadeaux ou les cartes "titres-restaurant" dématérialisées suivent la même logique : elles fonctionnent sur le réseau Mastercard, mais peuvent être restreintes à un réseau de commerçants autorisé (restaurants, enseignes culturelles, etc.). L'interface de gestion permet de créditer les cartes à distance, de suivre les dépenses, de mettre en place des alertes en cas de suspicion de fraude et de paramétrer des plafonds d'utilisation. Chaque carte, quel que soit son usage, devient un outil stratégique pour moderniser l'organisation, améliorer l'expérience collaborateur et piloter l'ensemble des flux financiers de manière responsable et centralisée.

À l'ère de la finance durable, la comptabilité ne peut plus être dissociée de la performance extra-financière. Inversement, une stratégie RSE crédible doit reposer sur des données financières fiables et auditables. Greenway est le pont qui relie ces deux mondes. Grâce à l'intégration de Greenway avec plus de 25 logiciels comptables et ERP du marché, les opérations se synchronisent automatiquement et en temps réel. Fini les exports manuels et les risques d'erreurs. Chaque dépense effectuée avec une carte Greenway est instantanément pré-catégorisée, avec une ventilation analytique possible par service, par projet ou par centre de coûts. La TVA récupérable est identifiée et prête à être déclarée. Ce pilotage en temps réel est un atout précieux pour toutes les équipes : la Finance gagne en visibilité, les RH simplifient la gestion des avantages, la RSE collecte des données fiables et la DAF peut prendre des décisions éclairées.

L'innovation majeure est la capacité d'enrichir chaque ligne comptable avec des données environnementales. Chaque transaction peut intégrer un coefficient de facteurs d’émissions – que ce soit en grammes de CO2 par kilomètre, par litre d'essence ou par kWh d'électricité – et générer des synthèses consolidées en tonnes d'équivalent CO2 (tCO2e). Les entreprises deviennent ainsi plus transparentes et précises dans leurs bilans extra-financiers. Pour se préparer à la directive CSRD ou pour répondre aux critères exigeants de la finance durable (obtention de green bonds, labellisation ISR, conditionnalité des prêts bancaires), ces données granulaires et auditables sont essentielles. Greenway ne se contente pas de fournir des données ; nous accompagnons les entreprises dans la définition d'un plan climat sur la base des informations collectées. Cela inclut la mesure des émissions des Scope 1, 2 et 3, l'aide à la définition d'une trajectoire de réduction alignée sur les Science-Based Targets (SBTi), et la fourniture de benchmarks sectoriels. De la dépense individuelle du collaborateur à la vision macro-stratégique du comité de direction, l'entreprise connecte enfin l'opérationnel au durable. Ce continuum unique entre gestion financière et gestion environnementale devient un avantage compétitif décisif sur le marché exigeant de 2024–2025.