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Carte corporate
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Gestion des dépenses professionnelles en 2024 : Le guide complet pour allier performance, RSE et automatisation
En 2024, les entreprises font face à un triple défi : maîtriser leurs coûts dans un contexte économique incertain, répondre aux exigences croissantes de la transition écologique, et améliorer l’efficacité de leurs processus internes grâce à la digitalisation. La gestion des dépenses professionnelles, historiquement perçue comme un centre de coût administratif, se transforme aujourd'hui en un levier stratégique majeur. Du badge de télépéage à la carte carburant nouvelle génération, en passant par les cartes logées, les titres-restaurant dématérialisés ou encore la gestion de la recharge électrique pour les flottes de véhicules, les solutions modernes redéfinissent les paradigmes. Elles ne se contentent plus de simplifier ; elles permettent de fluidifier intégralement la mobilité professionnelle tout en réduisant de manière mesurable l'empreinte carbone des organisations.
C’est précisément dans cette convergence entre performance financière, responsabilité sociétale (RSE) et innovation technologique que Greenway s’impose comme un partenaire incontournable. Notre écosystème ne se résume pas à une simple carte de paiement ; il s'agit d'une suite complète de cartes de paiement professionnelles intelligentes, adossée à des outils logiciels puissants pour l'automatisation des notes de frais et une comptabilité intégrée sans friction. En choisissant Greenway, vous adoptez un levier puissant pour piloter finement vos dépenses, renforcer activement votre politique RSE, et garantir une transparence financière totale à tous les niveaux de votre entreprise.
Les points clés de cet article pour transformer votre gestion des dépenses :
- Centralisation et polyvalence : Découvrez comment les cartes de paiement professionnelles multi-usages (mobilité, restauration, cadeaux, carburant) unifient et simplifient la gestion des frais.
- Automatisation de bout en bout : Explorez comment nos applications et logiciels éliminent la saisie manuelle des notes de frais, de la capture du justificatif à l'intégration dans votre ERP, pour un gain de temps supérieur à 70%.
- Pilotage RSE par la donnée : Comprenez comment la mesure précise de votre empreinte carbone, transaction par transaction, devient un outil stratégique pour atteindre vos objectifs de durabilité et répondre aux nouvelles réglementations (CSRD).
Une révolution dans la mobilité professionnelle : De la fragmentation à l'écosystème intégré
La gestion traditionnelle de la mobilité professionnelle est un véritable casse-tête opérationnel. Les entreprises jonglent avec une multitude d'outils fragmentés et de processus déconnectés : une carte carburant limitée à un seul réseau pétrolier, des titres-restaurant au format papier, des remboursements manuels de frais de transport via des tableurs Excel, et des notes de frais pour le stationnement qui s'accumulent. Le résultat est invariablement le même : une complexité administrative chronophage, un risque élevé d'erreurs humaines, des retards de remboursement qui frustrent les collaborateurs, et surtout, une visibilité quasi nulle sur les coûts réels et l'impact environnemental des déplacements.
Aujourd'hui, Greenway balaie cette approche obsolète. Nous proposons une solution unifiée et intelligente qui couvre l'intégralité du spectre de la mobilité d'entreprise. Nos cartes intelligentes sont conçues pour être le seul outil dont vos équipes ont besoin sur la route : carburant (y compris les alternatives vertes), recharge électrique, péages, transports en commun, vélos et trottinettes en libre-service, parkings, frais de restauration, hôtels, et même les cadeaux collaborateurs. Fini le portefeuille rempli de cartes diverses ; place à une gestion centralisée et agile.
Notre écosystème de mobilité s'articule autour de plusieurs piliers. D'abord, le badge de télépéage connecté Greenway : il ne se contente pas d'ouvrir les barrières. Chaque passage est enregistré en temps réel, les coûts sont automatiquement alloués au bon centre de coût ou projet, et les données sont centralisées pour une facturation unique. Ensuite, notre carte mobilité, véritable pierre angulaire du Forfait Mobilités Durables (FMD), permet aux collaborateurs de combiner plusieurs moyens de transport (train, bus, vélo, covoiturage) en toute flexibilité, encourageant ainsi des choix plus écologiques. Enfin, la gestion des recharges de véhicules électriques est entièrement synchronisée avec notre logiciel. Que la recharge ait lieu au domicile du collaborateur, au bureau ou sur une borne publique, les coûts sont tracés, remboursés équitablement et consolidés dans vos rapports. Vous ne subissez plus la dépendance aux carburants fossiles ; vous la pilotez activement. Avec Greenway, le management des mobilités devient aussi fluide que durable.
“80 % des entreprises ayant opté pour des cartes mobilité intégrées ont constaté une réduction de 22 % de leur empreinte carbone liée aux déplacements professionnels, tout en diminuant les coûts administratifs de 45%.” - Étude EcoMobility 2024
Automatiser les notes de frais : fini la saisie manuelle, place à l’intelligence artificielle
Le traitement manuel des notes de frais est l'un des processus les plus inefficaces et coûteux pour une entreprise. Des études estiment que le coût de traitement d'une seule note de frais peut dépasser 20€, sans compter le temps perdu et la frustration générée. Avec environ 30 % des notes de frais mal saisies, contenant des erreurs ou des justificatifs manquants, les services comptables passent un temps considérable à corriger, relancer et vérifier. C'est une source de stress pour les comptables et un véritable gouffre de productivité.
En réponse à ce fléau opérationnel, Greenway a développé une solution d'automatisation des notes de frais de bout en bout. Notre technologie combine l'intelligence artificielle (IA), la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour une lecture automatique des justificatifs, un rapprochement bancaire instantané entre la transaction et la facture, et une classification comptable automatique selon votre plan analytique. Le processus est d'une simplicité désarmante pour l'utilisateur final :
- Le collaborateur paie avec sa carte Greenway.
- Il reçoit une notification push instantanée sur son smartphone.
- Il prend en photo le reçu ou la facture via l'application mobile Greenway.
- Notre OCR analyse le document, en extrait la date, le montant, la TVA et le nom du fournisseur.
- L'IA pré-catégorise la dépense et la rapproche de la transaction par carte.
- La note de frais est automatiquement soumise au circuit de validation personnalisé.
Une fois validée par le manager, la dépense, avec son justificatif numérique ayant une valeur probante, est prête à être intégrée. Grâce à nos connecteurs natifs avec les principaux ERP et logiciels comptables du marché (Sage, Cegid, Pennylane, Oracle, SAP, QuickBooks...), les données remontent directement et sans aucune resaisie dans vos flux comptables. Les écritures sont générées automatiquement, la TVA est correctement calculée et le remboursement est déclenché. Selon nos clients, cette solution permet de réduire le temps consacré à la gestion des notes de frais de plus de 70 %. C'est un changement culturel majeur qui libère vos équipes financières pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en améliorant considérablement la Qualité de Vie au Travail (QVT) de tous les collaborateurs.
“Avec Greenway, les cycles de validation des notes de frais sont 3 fois plus rapides. Nous avons éliminé 100% des erreurs humaines de saisie et notre processus d'archivage est désormais entièrement conforme à la réglementation fiscale en vigueur.”
Des cartes pour chaque usage, une plateforme pour les piloter toutes
La force de l'écosystème Greenway réside dans sa capacité à s'adapter aux réalités multiples et spécifiques de chaque entreprise. Nous ne proposons pas une solution unique, mais une gamme de cartes thématiques, toutes pilotées depuis une interface de gestion unique, centralisée et intuitive. Vous pouvez ainsi créer des politiques de dépenses granulaires et attribuer les bons outils aux bonnes équipes.
La Carte Carburant et Recharge Électrique : Plus qu'une simple carte essence, c'est un outil de gestion de flotte. Elle est compatible avec un large réseau de stations-service en France et en Europe (TotalEnergies, Shell, Esso, Avia, mais aussi les enseignes de grande distribution comme Leclerc ou Système U). Elle intègre les carburants alternatifs (E85, GNV, HVO) et est surtout couplée à un réseau de plus de 200 000 bornes de recharge électrique. Le tableau de bord vous permet de suivre la consommation par véhicule, d'optimiser les coûts et, crucialement, de mesurer les émissions de CO2 par litre de carburant ou par kWh consommé.
La Carte Corporate (ou carte affaires) : C'est la solution idéale pour les déplacements professionnels, les déjeuners clients, les achats de logiciels ou les petites fournitures. Entièrement paramétrable, vous pouvez définir des plafonds (journaliers, mensuels), restreindre les catégories de marchands (codes MCC), et limiter les jours d'utilisation (par exemple, du lundi au vendredi). Chaque dépense est automatiquement rattachée au département ou au projet correspondant dans votre ERP, offrant une visibilité budgétaire en temps réel aux managers.
La Carte Cadeau & Titre-Restaurant : Répondez aux besoins de vos équipes RH et de votre CSE (Comité Social et Économique) avec nos solutions dématérialisées. La carte Titre-Restaurant respecte scrupuleusement la législation en vigueur (plafond journalier, utilisation les jours ouvrés). La carte cadeau est un outil de motivation puissant, entièrement personnalisable et utilisable en ligne ou en boutique, tout en respectant les cadres d'exonération des cotisations URSSAF. Proposées en format 100% digital, elles s'inscrivent dans une démarche zéro papier.
La Carte Logée (Lodge Card) : Cet outil puissant est conçu pour centraliser les achats stratégiques auprès de fournisseurs récurrents, comme les agences de voyage d'affaires, les plateformes de réservation d'hôtels ou les services de VTC. Au lieu de donner une carte à chaque voyageur, vous disposez d'un numéro de carte virtuelle unique pour ce fournisseur. Greenway agrège ensuite toutes les dépenses par prestataire de façon automatique, ce qui simplifie radicalement la réconciliation comptable et vous donne une vision claire des volumes d'achats pour mieux négocier vos contrats-cadres.
“En combinant les différentes cartes Greenway, une entreprise peut économiser jusqu’à 35% sur ses coûts de traitement des paiements professionnels tout en gagnant une visibilité budgétaire inégalée pour un pilotage proactif.”
Une stratégie RSE renforcée par la donnée carbone : de l'obligation à l'opportunité
Avec l'entrée en vigueur de nouvelles réglementations comme la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), la publication d'un reporting extra-financier détaillé et audité devient une obligation pour un nombre croissant d'entreprises. La responsabilité sociétale n'est plus une option, c'est un impératif de gouvernance. Greenway transforme cette contrainte réglementaire en une opportunité stratégique en intégrant des outils de pilotage RSE au cœur de chaque carte de paiement. Chaque transaction est enrichie de données environnementales précises : équivalent CO2 émis, mode de transport utilisé, distance parcourue, analyse du caractère durable du fournisseur... Cette granularité de l'information permet aux directions RSE, RH et financières de passer d'une posture réactive à une stratégie proactive.
Imaginez pouvoir visualiser en un clic les économies d'émissions de CO2 réalisées grâce au passage d'une partie de votre flotte thermique à l'électrique. Ou encore, mesurer l'impact positif de la mise en place d'un forfait mobilité durable encourageant le vélo et les transports publics. Notre système restitue ces indicateurs clés dans des dashboards dynamiques et des rapports prêts à être intégrés dans vos publications RSE ou financières. Cette valorisation de la donnée environnementale devient un outil de pilotage pour atteindre vos objectifs de décarbonation, mais aussi un puissant levier de communication et de valorisation. Vous pouvez ainsi prouver votre engagement à vos parties prenantes externes (investisseurs, clients, talents) avec des données fiables et chiffrées, renforçant ainsi votre marque employeur et votre attractivité sur le marché.
Greenway intègre un calculateur carbone certifié, s'appuyant sur les bases de données de l'ADEME et conforme aux standards internationaux comme la norme ISO 14064 et le GHG Protocol, pour une traçabilité climatique complète et auditable.
Interconnexion intelligente avec les outils du quotidien pour une chaîne de valeur 100% automatisée
L’une des forces majeures de l'écosystème Greenway réside dans son interopérabilité. Nous avons conçu notre plateforme pour qu'elle s'intègre parfaitement à votre environnement logiciel existant. Fini les silos de données, les doubles saisies ou les exports/imports fastidieux entre votre plateforme bancaire, votre outil de notes de frais, vos logiciels de paie et votre système comptable. Greenway synchronise ses données en temps réel avec un large éventail d'outils tiers :
- ERP et logiciels comptables : SAP, Oracle, Sage, Cegid, NetSuite, QuickBooks, Xero, Pennylane...
- SIRH et logiciels de paie : Workday, Lucca, Payfit...
- CRM : Salesforce, HubSpot... pour lier une dépense à un compte client.
- Outils de gestion de projet : Jira, Teamleader... pour imputer un coût à un projet spécifique.
Cette interconnexion est rendue possible par une API ouverte, robuste et sécurisée, qui intègre les derniers standards de sécurité européens. La conformité à la DSP2 (Directive sur les Services de Paiement 2) garantit des transactions sécurisées, tandis que le respect strict du RGPD assure la protection des données personnelles de vos collaborateurs. L'authentification forte, via le protocole 3D-Secure 2.2, ajoute une couche de sécurité supplémentaire pour tous les paiements en ligne. Que vous soyez une PME en forte croissance cherchant l'agilité ou un groupe international avec une DAF centralisée exigeant un contrôle rigoureux, l'écosystème Greenway se configure entièrement selon vos flux de travail et vos politiques internes.
"Intégrer Greenway dans notre CRM et notre SIRH a éliminé 95 % du temps perdu sur les processus manuels de réconciliation. C’est un gain opérationnel, financier et écologique qui a transformé le quotidien de nos équipes." - Claire Marty, DAF Groupe Enviro+
Conclusion : Transformez vos dépenses en un moteur de croissance durable
En conclusion, Greenway ne se contente pas d’offrir « une carte de plus ». Nous proposons un écosystème complet et intégré de gestion des dépenses professionnelles, pensé pour l'ère du numérique responsable. En combinant des cartes de paiement sur mesure (mobilité, carburant, cadeau, corporate), un logiciel comptable connecté de pointe, des outils précis de mesure de l'empreinte carbone et des API ouvertes pour une intégration parfaite, Greenway redéfinit la manière dont les entreprises pilotent leurs frais, leur mobilité et leur impact écologique. Opter pour Greenway, c'est faire le choix stratégique d'automatiser sa comptabilité, de simplifier la vie de ses collaborateurs, de renforcer sa politique RSE et de disposer d'une vision à 360° pour prendre les meilleures décisions.
Le message est clair : moins de paperasse, moins de friction, moins d'émissions, pour plus de contrôle, plus d'efficacité et plus d'impact positif. Êtes-vous prêt à transformer vos dépenses professionnelles d'un centre de coût en un puissant moteur de votre transition durable et de votre performance ?
Demandez une démonstration personnalisée dès aujourd'hui et découvrez comment nous pouvons configurer Greenway pour répondre à vos défis spécifiques.
Toutes vos questions sur la solution Greenway :
Quels sont les différents types de cartes de paiement professionnelles proposés par Greenway ?
Greenway offre une gamme complète pour couvrir tous les besoins : des cartes carburant & recharge électrique multi-réseaux, des cartes mobilité compatibles avec le Forfait Mobilités Durables, des cartes corporate pour les frais généraux, des cartes cadeaux et titres-restaurant dématérialisés, ainsi qu'un badge de télépéage. Toutes ces solutions sont interconnectées et gérées depuis une plateforme unique.
Est-il vraiment possible d'automatiser entièrement la gestion comptable des notes de frais avec Greenway ?
Oui, absolument. Notre solution d'automatisation des notes de frais gère l'ensemble du processus : capture intelligente des justificatifs (OCR), rapprochement automatique avec les transactions, circuits de validation personnalisables et, surtout, une synchronisation native avec votre ERP ou logiciel comptable (Sage, Cegid, etc.). Cela élimine toute resaisie manuelle et génère les écritures comptables automatiquement.
Quel est l'impact environnemental concret de l'utilisation de Greenway ?
L'impact est triple. Premièrement, en favorisant la mobilité verte (recharge électrique, transports en commun, vélo) via nos cartes, vous réduisez directement les émissions de votre flotte. Deuxièmement, notre outil de pilotage de l'empreinte carbone vous donne les données pour prendre des décisions éclairées et réduire votre impact (jusqu'à 30% de CO2 en moins constaté). Troisièmement, la dématérialisation complète du processus (zéro papier, zéro note de frais physique) contribue à vos objectifs de durabilité.
La solution Greenway est-elle adaptée aux collaborateurs en télétravail ?
Absolument. Notre solution est pensée pour les modes de travail hybrides. Les cartes physiques et virtuelles sont utilisables partout pour les achats en ligne ou les frais liés au télétravail. Les justificatifs sont numérisés instantanément via l'application mobile, et l'ensemble du processus de gestion et de validation se fait à distance, garantissant une continuité parfaite des opérations, où que soient vos équipes.
La sécurité des paiements et des données est-elle garantie ?
La sécurité est notre priorité absolue. Notre plateforme est conforme aux plus hauts standards européens : DSP2 pour la sécurité des transactions, authentification forte 3D-Secure, et conformité totale au RGPD pour la protection des données. De plus, vous bénéficiez de fonctionnalités avancées : gestion fine des droits, plafonds personnalisables, notifications en temps réel pour chaque transaction, et possibilité de bloquer une carte instantanément depuis l'application.
Greenway est-il adapté aux PME comme aux grands groupes ?
Oui, notre plateforme est conçue pour être entièrement modulable et scalable. Une PME appréciera la simplicité de mise en œuvre et les gains de productivité immédiats. Un grand groupe bénéficiera de la robustesse de nos intégrations ERP, de la gestion multi-entités, des politiques de dépenses complexes et des outils de reporting RSE consolidés. Nous adaptons notre solution à votre taille et à vos enjeux.