Bij een professionele verplaatsing is het zelden het ticket dat problemen stelt. Het zijn de tientallen onkostennota's die volgen: hotel betaald door de commerciële medewerker, 's avonds een taxi voorgeschoten, een verloren factuur, een boekhoudkundige afstemming die drie weken aansleept. De lodged card voor zakenreizen lost een deel van de vergelijking op door de betaling bij de bron te onderscheppen, op het ogenblik van de boeking. Deze gids legt uit hoe hij werkt, wie de spelers in Frankrijk zijn en vanaf welk volume hij rendabel wordt.
- De lodged card is ondergebracht bij het zakelijke reisbureau (Egencia, CWT, HCorpo...): de medewerker krijgt hem nooit in handen, het reisbureau betaalt de leveranciers en factureert het bedrijf op termijn.
- Hij dient vooral voor vooraf geboekte uitgaven (vliegtuig, trein, hotel, huurwagen). De kosten ter plaatse houden hun corporate card of hun onkostennota.
- De relevantiedrempel schommelt rond 50 000 € reiskosten per jaar[1]. Daaronder is de opzetinspanning niet altijd verantwoord.
Wat is een lodged card, precies?
Een lodged card is een gecentraliseerd betaalmiddel dat het bedrijf bezit en dat bij een zakelijk reisbureau of een boekingsplatform geregistreerd is[2]. “Lodged” betekent dat de kaart ondergebracht is in het facturatiesysteem van het reisbureau, niet in de portefeuille van de medewerker. Als een commerciële medewerker een treinticket of een kamer boekt, wordt de uitgave rechtstreeks op die centrale rekening geïmputeerd. De werknemer schiet niets voor, het bedrijf ontvangt één afschrift, en de leveranciers worden betaald zonder risico op onbetaalde facturen.
Het dispositief steunt dus op een drieluik: het bedrijf, zijn reisbureau en een kaartuitgever (AirPlus, American Express, BNP Paribas, Citi, HSBC zijn de voornaamste in Frankrijk[3]). De uitgever vereffent de leveranciers, factureert het bedrijf op termijn (vaak een dertigtal dagen, soms een “super uitgestelde” van veertig tot zestig dagen[4]) en levert een stroom gestructureerde gegevens (origine-bestemming, klasse, tarieftype) die de boekhouding zonder nabewerking kan verdelen.
Lodged card versus onkostennota's: waar zit de winst?
De vergelijking speelt zich op drie terreinen af. Eerst de kasvoorschot. Met een klassieke onkostennota betaalt de medewerker het hotel uit zijn zak (of met zijn corporate card met onmiddellijke debitering) en wacht op de terugbetaling. De lodged card schaft dat voorschot af: de uitgave wordt bij de bron vereffend, de werknemer komt niet tussen. Dan de boekhoudkundige afstemming. Een corporate card geeft een debitering van 500 € bij een hotel-restaurant door zonder te zeggen wat erin zit. De lodged card levert het detail regel per regel: treinklasse, origine-bestemming, aantal nachten[4].
Tenslotte de naleving van het reisbeleid. Dat is de minst zichtbare maar krachtigste hefboom. Omdat alles via het reisbureau verloopt, kan het bedrijf bij de boeking een hotel buiten het tarief of een hogere klasse blokkeren. De controle wordt voor de uitgave uitgeoefend, niet erna. Waar de onkostennota een afwijking achteraf sanctioneert (en ze vaak toch terugbetaalt), verhindert de lodged card dat de afwijking ontstaat[5].
De lodged card verschuift de controle van achteraf naar vooraf. De kosten worden niet meer gecontroleerd bij de terugbetaling maar bij de boeking. Die tijdsverschuiving, meer nog dan het gereedschap zelf, verklaart de besparingen die op gestructureerde reisprogramma's vastgesteld worden.
De spelers: TMC's, uitgevers, platformen
De markt van de lodged card voor zakenreizen is in drie lagen verdeeld. De zakelijke reisbureaus (TMC) dragen de boeking en herbergen de kaart: Egencia (vandaag een dochter van Amex GBT), CWT, HCorpo, Selectour Affaires, Travel Planet. De uitgevers dragen de betaling en de financiering: AirPlus (in exclusief partnerschap met BNP Paribas), American Express met zijn Business Travel Account, Citi, HSBC. De self-bookingplatformen zoals Trainline Business dekken een smaller perimeter (in wezen het spoor) maar met een gelijkaardige logica van gecentraliseerde facturatie en automatische terugkoppeling van de uitgaven[6].
Waar de aanbiedingen van elkaar verschillen, is de integratie. Egencia koppelt vandaag aan Concur Expense om de uitgaven automatisch te verzoenen[7]. AirPlus verdeelt de gegevens tot op de individuele transactie en vult aan met analytische vermeldingen die de klant definieert[4]. HCorpo legt de nadruk op de soepelheid van het reisbeleid voor ETI's. De tabel hieronder vat de positioneringen samen:
| Speler | Type | Positionering |
|---|---|---|
| Egencia (Amex GBT) | TMC + OBT | Gespreksgestuurde boeking, geïntegreerd met Concur Expense |
| CWT (myCWT) | TMC | Internationale grote bedrijven |
| HCorpo | TMC | ETI, soepel reisbeleid en lokale onderhandeling |
| Trainline Business | Zelf boeken spoor | Gecentraliseerde facturatie, automatische onkostennota's |
| AirPlus | Uitgever lodged card | Partnerschap BNP Paribas, fijne analytische gegevens |
| American Express (BTA) | Uitgever | Business Travel Account, co-brand met Air France |
Lodged card of corporate card: moet u kiezen?
De vraag komt vaak terug en het antwoord is nee: de twee bestaan naast elkaar. De lodged card is gecentraliseerd en in bezit van het bedrijf. Hij dient voor de gestandaardiseerde, vooraf geboekte uitgaven[2]. De corporate card is individueel, toegewezen aan een medewerker. Hij dekt de kosten ter plaatse, die flexibeler zijn: maaltijden, taxi's, laatste-minuutaankopen. De goede reflex is niet de twee tegenover elkaar te stellen maar te bepalen welke uitgaven gecentraliseerd moeten worden en welke bij de reizigers blijven.
In de praktijk, bij een typische verplaatsing: de trein en het hotel passeren via de lodged card (geboekt via het reisbureau), de maaltijden en het lokale vervoer via de corporate card van de medewerker. Die verdeling vermijdt de klassieke valkuil van de lodged card: zijn gebrek aan flexibiliteit tegenover urgenties en onvoorspelbare uitgaven[2]. Voor de rest convergeren beide stromen naar hetzelfde instrument voor uitgavenbeheer, waar het beheer van de onkostennota's op de achtergrond verloopt.
De lodged card schaft niet elke onkostennota af. Onvoorziene maaltijden, lokale uitgaven en occasionele aankopen blijven te declareren. Hij vermindert het volume sterk, maar elimineert de behoefte aan een aanvullende tool voor onkostenbeheer niet.
Vanaf welk volume is de lodged card rendabel?
De referentiedrempel schommelt rond 50 000 € jaarlijkse reiskosten[1]. Daaronder kost de opzet (configuratie van het reisbureau, koppeling met het ERP, vorming van de reizigers) meer dan hij opbrengt. Daarboven komt de rendabiliteit uit drie convergerende hefbomen: het afschaffen van de onkostennota's op het gedekte perimeter, de kaswinst van de betaling op termijn, en de heronderhandeling van de leverancierstarieven die het zicht op de volumes mogelijk maakt.
Er blijft een vaak vergeten grens: de recuperabele btw hangt af van de factuur op naam van het bedrijf, niet van de betaalwijze[8]. De lodged card creëert geen recuperatierecht. Hij vergemakkelijkt het verzamelen van de bewijsstukken omdat de facturen rechtstreeks op naam van de vennootschap worden uitgeschreven. Voor kmo's die geen reisbureau willen maar toch willen centraliseren bestaat een andere route: de tankkaart met meerdere netwerken voor mobiliteit, of virtuele-betaaloplossingen zoals de tankkaart van Greenway, die dezelfde centraliseringsbehoefte dekken zonder via een TMC te gaan.
Voor occasionele verplaatsingen (weinig volume, veel variëteit) volstaan vaak een tolbadge voor Frankrijk of Italië of een virtuele kaart voor eenmalig gebruik. De lodged card krijgt volle betekenis wanneer het volume aan ticketverkoop en logies een toegewijd reisbureau rechtvaardigt.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een lodged card en een corporate card?
De lodged card is gecentraliseerd en in bezit van het bedrijf, ondergebracht bij het reisbureau. Hij dient voor de vooraf geboekte uitgaven (trein, hotel, vliegtuig). De corporate card is individueel en toegewezen aan de medewerker. Hij dekt de kosten ter plaatse, die flexibeler zijn. Meestal bestaan de twee naast elkaar[2].
Vanaf welk volume is een lodged card relevant?
De drempel schommelt rond 50 000 € reiskosten per jaar[1]. Daaronder is de opzetinspanning (configuratie van het reisbureau, boekhoudkundige koppeling) over het algemeen niet verantwoord.
Schafft de lodged card de onkostennota's af?
Nee, hij vermindert ze sterk op het perimeter van de vooraf geboekte uitgaven. Onvoorziene maaltijden, taxi's en occasionele aankopen blijven te declareren via een corporate card of een klassieke onkostennota[2].
Wie zijn de voornaamste uitgevers van lodged cards in Frankrijk?
AirPlus (in partnerschap met BNP Paribas), American Express met zijn Business Travel Account, Citi en HSBC zijn de voornaamste uitgevers in Frankrijk[3]. De kaarten circuleren op de netwerken UATP, Amex, Visa of Mastercard.
Laat de lodged card toe de btw te recupereren?
Niet door zichzelf. De btw-recuperatie hangt af van de factuur op naam van het bedrijf, niet van de betaalwijze[8]. De lodged card vergemakkelijkt enkel het verzamelen van de bewijsstukken, want die worden rechtstreeks op naam van de vennootschap uitgeschreven.
Is een lodged card geschikt voor een kmo?
Dat hangt af van het volume. Als de kmo frequente verplaatsingen heeft, meerdere sites en een centraliseringsbehoefte, ja. Zo niet volstaat een virtuele kaart voor eenmalig gebruik of een corporate card gekoppeld aan een onkostentool vaak, tegen lagere kosten.
Overkoepelend artikel: deze gids maakt deel uit van ons whitepaper over zakenreizen.
Referenties
- Voyages d'Affaires, Professionele kosten: de nieuwe troeven van de corporate betaalkaarten (lodged card toegankelijk vanaf 50 000 € jaarlijkse reisuitgaven). voyages-d-affaires.com. ↩
- SAP Concur, Alles over de lodged card, gecentraliseerd betaalmiddel in bezit van het bedrijf, dat de vooraf geboekte uitgaven dekt. concur.fr. ↩
- Selectour Affaires, Lodged card: hoe werkt het, uitgevers in Frankrijk (AirPlus, American Express, Citi, HSBC; BNP Paribas, Société Générale in Europa). selectour-affaires.com. ↩
- Voyages d'Affaires, Professionele kosten (analytische gegevens regel per regel, betaling op termijn ~30 tot 60 dagen, citaten John Baird-Smith / AirPlus en Étienne Pénaud / Atlans). voyages-d-affaires.com. ↩
- HCorpo, Hoe uw zakelijk reisbeleid te laten evolueren, centralisatie van de boekingen, plafonds en naleving van het reisbeleid. blog.hcorpo.com. ↩
- Trainline Business, Beheer van zakenreizen per trein, automatische individuele facturen, budgetopvolging en gecentraliseerde onkostennota's. thetrainline.com. ↩
- American Express Global Business Travel, Egencia by Amex GBT, gespreksgestuurde boeking, integratie met Concur Expense, geautomatiseerde reconciliatie. amexglobalbusinesstravel.com. ↩
- Comparateur Notes de Frais, Bankkaart voor onkostennota's: de betaalwijze heeft geen enkel effect op de btw-recuperatie (de DGFiP vereist een factuur op naam van het bedrijf). comparateur-notes-de-frais.fr. ↩
