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Carte corporate
Alors que les entreprises cherchent à conjuguer performance et responsabilité, la dématérialisation des notes de frais émerge comme un levier stratégique de transition écologique et d'efficacité opérationnelle. En 2025, numériser la gestion des dépenses professionnelles ne se résume plus à un gain de temps administratif : cela devient un acte RSE fort, contribuant à la réduction de l'empreinte carbone, à la transparence financière, et à l'amélioration du bien-être salarié. À l’ère du télétravail, de la mobilité verte et des outils cloud, la note de frais papier fait désormais figure de relique. C’est dans ce contexte que la solution *Greenway Notes de Frais* s’impose, en combinant automatisation, suivi carbone en temps réel, et compatibilité comptable.
Trois points clés à retenir :
- Dématérialisation = moins de papier, moins d’émissions, plus d’agilité.
- Un outil de gestion qui allie conformité légale, confort utilisateur, et impact écologique mesurable.
- *Greenway Notes de Frais* permet une traçabilité carbone des dépenses : un avantage RSE majeur.
Partie 1 : Fin des notes de frais papier, début d’une gestion responsable
En 2025, dématérialiser ses notes de frais n’est plus une option : c'est une exigence opérationnelle, fiscale et environnementale. Chaque année, une entreprise de 100 salariés peut générer jusqu’à 8 000 justificatifs papier, engendrant des frais d’archivage, des risques d’erreur humaine et une empreinte carbone inutile liée au transport et au traitement des documents physiques. Selon une étude de GreenIT.fr, la simple impression d’un justificatif engendre en moyenne 5 g de CO₂. Ce chiffre devient significatif à l’échelle de milliers de documents.
Grâce au décret de 2019 sur la valeur probante des justificatifs numériques, la digitalisation complète des notes de frais est désormais juridiquement encadrée. Couplée à des outils comme *Greenway Notes de Frais*, la numérisation offre une récupération automatique des données comptables, une reconnaissance intelligente des justificatifs, et un reporting environnemental automatisé. Fini les feuilles Excel et les photos de tickets stockées dans les galeries de smartphones.
Dématérialiser ses notes de frais peut diviser par 10 le temps de traitement administratif et économiser jusqu’à 30 kg de papier par an. - Source : ADEME, 2024
Partie 2 : Simplifier l’expérience utilisateur tout en mesurant l’impact RSE
Pour les salariés, la gestion des frais professionnels est souvent une corvée : collecter les justificatifs, remplir des tableaux, se rappeler les règles de remboursement... Avec un outil intelligent comme *Greenway Notes de Frais*, chaque paiement avec carte Greenway déclenche automatiquement une note de frais préremplie. L’intelligence embarquée catégorise la dépense (transport, restauration, carburant), alerte en cas de doublon et calcule même l’empreinte carbone associée à chaque ligne dépensée.
Cette mesure de l’empreinte carbone micro des dépenses individuelles offre une visibilité inédite sur le comportement des collaborateurs en matière de mobilité, de choix de transport, de consommation. L’entreprise peut alors piloter sa stratégie RSE sur des indicateurs concrets, comme les grammes de CO₂ économisés grâce au recours à un covoiturage ou à une recharge électrique, identifiables dans les outils Greenway. Cette transparence aligne les incitations économiques avec les enjeux écologiques.
“Avec Greenway, chaque note de frais devient une source d’analyse RSE. En un clic, nous savons quels types de déplacement sont les plus émetteurs chez nous.” — Claire Hoang, Directrice RSE chez SimpliTech.
Partie 3 : Une intégration fluide dans les systèmes comptables
Pour le service comptable, la digitalisation s’inscrit dans le mouvement vers une comptabilité intégrée et automatisée. *Greenway Notes de Frais* exporte les écritures compatibles avec les principaux logiciels : Sage, EBP, Cegid, QuickBooks ou Pennylane. La centralisation des justificatifs sous format PDF validés par OCR permet un archivage légal de 10 ans, certifié à valeur probante. Au-delà du confort opérationnel, c’est la sécurisation complète du processus d’audit et de contrôle URSSAF.
Pour les directeurs financiers (DAF) et les responsables RH, cela représente une avancée majeure : le contrôle des politiques de dépenses est automatisé, les anomalies remontées en temps réel, et les collaborateurs gagnent en autonomie. Les managers peuvent paramétrer des règles par service ou par profil (plafond resto, interdiction avion court-courrier, etc.), renforçant cohérence budgétaire et exemplarité carbone.
L’intégration de Greenway a permis à 68 % des entreprises grandes et moyennes de réduire de 40 % le temps passé sur la consolidation des dépenses. – Enquête Fin&Tech 2025
Partie 4 : Une solution cohérente avec toutes les cartes professionnelles Greenway
L’application *Greenway Notes de Frais* est totalement synchronisée avec l’ensemble des cartes professionnelles Greenway : carte carburant, carte de recharge électrique, carte ticket restaurant, badge de télépéage, ou carte logée. Chaque dépense avec ces moyens de paiement est automatiquement consignée, catégorisée et ventilée selon la politique interne : pas besoin de faire double saisie ni de relancer les utilisateurs. Toutes les dépenses sont enrichies des données de localisation, de la catégorie de prestataire, et d’un score environnemental.
Ce couplage carte + application permet aussi de bloquer ou valider certaines dépenses en amont, renforçant la conformité et la sobriété. Exemple : si un salarié tente d’utiliser sa carte mobilité un dimanche sans autorisation validée, la note est rejetée automatiquement. Gain de contrôle, mais aussi gain de confiance pour les équipes qui savent que l’outil protège leur temps et valorise leurs efforts durables.
“Les données croisées entre carte Greenway, badge télépéage et application nous offrent une lecture fine de la mobilité pro. C’est précieux pour l'audit carbone.” — Malik Sebbah, Responsable Achats Groupe Rateo.
Conclusion
La gestion numérique des notes de frais est bien plus qu'une tendance : c’est une brique structurante de la transformation écologique et digitale des entreprises. En s’appuyant sur la solution *Greenway Notes de Frais*, les organisations gagnent en efficacité, en transparence et en impact positif. À l’heure où la facture environnementale devient un enjeu stratégique, intégrer le suivi RSE dès la gestion des dépenses quotidiennes n’est plus un luxe, mais une nécessité. Réduire son empreinte carbone commence parfois... par scanner un ticket.
Toutes vos questions :
La dématérialisation des notes de frais est-elle légale ?
Oui. Depuis 2019, les justificatifs numérisés ont une valeur probante à condition de respecter certaines normes (OCR, horodatage, etc.), toutes intégrées à *Greenway Notes de Frais*.
Comment Greenway mesure-t-il l’impact carbone des notes ?
Chaque dépense est associée à un type de transport ou de service. L’algorithme calcule les émissions correspondantes en temps réel, pour un reporting consolidé.
L’application est-elle compatible avec les cartes Greenway ?
Oui. L’application est conçue pour fonctionner main dans la main avec toutes les cartes professionnelles Greenway, assurant une gestion fluide.
Et si mon entreprise utilise déjà un ERP ou logiciel de comptabilité ?
Pas de souci. Greenway propose des exports directs vers Sage, Cegid, Pennylane, etc., et des API pour une intégration sur-mesure.
Les salariés doivent-ils encore saisir des informations ?
Non. Avec la carte Greenway, la dépense est préremplie automatiquement. Il ne leur reste qu’à valider et éventuellement ajouter une photo de justificatif.
