La gestion traditionnelle des notes de frais est un véritable parcours du combattant, aussi bien pour les salariés que pour les services administratifs et comptables. Le processus est lourd, chronophage et source d'innombrables frustrations : conservation méticuleuse des reçus papier, risque de perte, remplissage de formulaires complexes, calculs manuels de la TVA (souvent source d'erreurs), longs circuits de validation par e-mail, sans parler des délais de remboursement qui pèsent sur la trésorerie personnelle des collaborateurs. En 2024, s'accrocher à ces méthodes, c'est accepter une perte de productivité et un risque de non-conformité fiscale élevé. Heureusement, les PME ont désormais accès à des logiciels de nouvelle génération, capables d’automatiser intégralement le cycle de vie d’une dépense professionnelle.

L'application mobile Greenway, parfaitement intégrée à ses cartes de paiement professionnelles, rend la dématérialisation des notes de frais immédiate et sans effort. Le principe est simple : dès qu’un collaborateur effectue une dépense (carburant, restaurant, péage, billet de train, etc.) avec sa carte Greenway, la transaction remonte instantanément dans l'application. Il suffit alors de prendre une photo du justificatif. Grâce à une technologie avancée de reconnaissance optique de caractères (OCR), le système analyse l'image en temps réel et extrait automatiquement toutes les informations clés : nom du marchand, date, montant total, taux et montant de la TVA, type de dépense. La ligne de dépense est pré-remplie, l'employé n'a plus qu'à vérifier et soumettre en un clic. Ce justificatif numérique est ensuite archivé avec une valeur probante, ce qui signifie qu'il a la même valeur légale que l'original papier aux yeux de l'URSSAF et de l'administration fiscale. Le résultat ? Un gain de temps prouvé jusqu’à 70 % sur le traitement, et une réduction drastique du risque d'erreurs, de doublons ou de fraudes.

La véritable puissance d'une solution comme Greenway réside dans sa vision unifiée de la dépense professionnelle. Il ne s'agit pas seulement de traiter les notes de frais, mais de piloter l'ensemble des flux financiers liés à l'activité des collaborateurs. C'est un écosystème complet qui harmonise cartes corporate, badge télépéage, cartes logées, et s'intègre parfaitement avec votre logiciel comptable et votre stratégie RSE. Chaque collaborateur se voit attribuer une carte de paiement Mastercard, physique ou virtuelle, qu'il peut configurer dans Apple Pay ou Google Wallet. Le management peut alors définir une politique de dépenses sur-mesure et dynamique : plafonds par jour ou par mois, catégories de dépenses autorisées (restaurants, hôtels, carburant...), restrictions horaires ou géographiques. Que ce soit pour un déjeuner client, un déplacement en train, un Uber ou un péage, la saisie de la dépense est automatisée et le contrôle est assuré en amont, et non plus a posteriori.

Ce système centralisé met fin aux avances de frais, une pratique souvent mal vécue par les salariés, et élimine les remboursements tardifs et les réclamations internes. Pour l'équipe comptable, le changement est radical. Toutes les données des transactions, enrichies et validées, sont centralisées sur un tableau de bord unique. Grâce à une intégration API native avec les principaux logiciels comptables du marché (Sage, Pennylane, QuickBooks, Cegid, etc.) ou via des exports personnalisables, le rapprochement bancaire devient un jeu d'enfant. Mieux encore, les frais sont directement catégorisés et affectés aux bons centres de coût ou projets, ce qui accélère drastiquement la clôture comptable mensuelle et offre au DAF une visibilité en temps réel sur l'engagement des dépenses.

À l’heure où les obligations réglementaires en matière de reporting extra-financier se durcissent (bilan GES, directive CSRD dès 2025 pour certaines PME), les entreprises doivent pouvoir tracer et mesurer avec précision l’impact écologique de leurs activités, notamment celui de leurs dépenses de mobilité. C’est ici que la solution Greenway se révèle particulièrement innovante. Chaque dépense saisie (carburant, billet de train, recharge de voiture électrique, location de trottinette, repas au restaurant d'entreprise) est doublement comptabilisée : sur le plan budgétaire, bien sûr, mais aussi sur le plan environnemental. Le logiciel calcule automatiquement l’empreinte carbone de chaque transaction en s'appuyant sur des référentiels officiels et reconnus, comme la Base Carbone® de l’ADEME. Des rapports d'impact détaillés sont ensuite générés, prêts à être exploités par la direction, les équipes RSE ou pour vos déclarations réglementaires.

Concrètement, une entreprise peut désormais mesurer les émissions de CO2 liées aux déplacements professionnels par département, par projet, par type de transport ou même par collaborateur. Cette data devient un outil de pilotage puissant. Des décisions éclairées peuvent alors être prises pour réduire l'impact environnemental : mise en place d'incitations financières pour la mobilité douce (vélo, transports en commun), optimisation des tournées commerciales, augmentation du nombre de véhicules électriques dans la flotte, ou encore une meilleure allocation du Forfait Mobilités Durables (FMD). L’impact RSE de l'entreprise devient lisible, mesurable, et pilotable. La gestion des frais professionnels se transforme ainsi d'un centre de coût en un levier d'action pour une croissance plus responsable.

L'idée de déployer un nouvel outil peut parfois effrayer, surtout dans les petites et moyennes structures qui ne disposent pas toujours d'un DAF ou d'un DSI à plein temps. Greenway a été conçue pour une adoption simple et rapide. La mise en place de la solution est un processus fluide : en moins de 48 heures, votre entreprise peut activer les comptes, commander les cartes de paiement, configurer les premières règles de dépense par équipe ou par type de poste, et inviter les utilisateurs. L’interface web et mobile est pensée pour être intuitive, ne nécessitant que très peu de formation. La prise en main est quasi-immédiate, même pour les collaborateurs les moins technophiles. Pour garantir une transition en douceur, un support client expert et francophone est disponible 7j/7 pour accompagner chaque administrateur et utilisateur.

La transition vers le digital implique une confiance absolue dans la sécurité de la plateforme. Greenway place ce critère au cœur de son architecture. Toutes les données sensibles (justificatifs, informations personnelles, transactions bancaires) sont hébergées en Europe sur des serveurs certifiés ISO 27001, la plus haute norme internationale en matière de sécurité des systèmes d'information. Les données sont protégées par un chiffrement de bout en bout de niveau militaire (AES 256). Le respect du RGPD est total et audité. Les flux de données entre la plateforme et votre logiciel de comptabilité sont sécurisés par des protocoles robustes. Les administrateurs disposent d'une gestion fine des droits d'accès pour contrôler qui voit quoi. Enfin, chaque paiement en ligne est protégé par le protocole 3D Secure. Les PME peuvent donc digitaliser leur gestion de frais en toute sérénité, en bénéficiant d'un niveau de sécurité et de robustesse équivalent à celui des plus grands groupes.

L'écosystème Greenway ne se limite pas aux seuls frais de déplacement ou de représentation. Sa plateforme et ses cartes intelligentes s’adaptent également à la gestion des avantages salariés et des gratifications. L'avantage est considérable : une seule carte et une seule application pour gérer plusieurs budgets. Chaque carte peut contenir plusieurs "portefeuilles" virtuels : un pour les titres-restaurant, un pour la carte cadeau (conforme aux plafonds URSSAF pour une exonération de charges), une enveloppe dédiée au Forfait Mobilités Durables, etc. Les règles de dépenses s'appliquent à chaque portefeuille : la carte restaurant se bloquera automatiquement le soir et le week-end, conformément à la législation. Pour l'entreprise, le résultat est une simplification administrative radicale (moins de fournisseurs, moins de logiciels) et une meilleure visibilité. Pour les salariés, c'est une expérience utilisateur fluide et centralisée.

Même le badge télépéage est intégré à l'écosystème. Fini les factures séparées à traiter. Les dépenses de péage remontent directement dans la plateforme Greenway, prêtes à être analysées et comptabilisées. Les entreprises peuvent ainsi configurer un budget mobilité complet par salarié ou par mission, et suivre en temps réel les anomalies, les doublons ou les dépenses hors périmètre. En simplifiant la gestion de tous ces flux, Greenway encourage une collaboration plus étroite entre les DRH et les DAF. Ensemble, ils peuvent bâtir une politique de frais professionnels et d'avantages salariés qui soit cohérente, moderne, attractive pour les talents et parfaitement alignée avec les objectifs stratégiques et budgétaires de l'entreprise.