Les cartes de paiement professionnelles proposées par les établissements bancaires historiques ou les fournisseurs spécialisés (pétroliers, sociétés d'autoroute) semblent, à première vue, être des solutions pratiques. Cependant, derrière la promesse de simplicité se cache souvent un labyrinthe de frais opaques et de contraintes administratives. Une étude récente menée en 2023 par l’UFC-Que Choisir a mis en lumière une réalité alarmante : plus de 78 % des dirigeants de TPE et PME utilisant une carte bancaire professionnelle avouent ignorer le détail et le montant réel des frais annexes qui leur sont appliqués. Cette méconnaissance n'est pas fortuite ; elle est le résultat de grilles tarifaires complexes et d'un manque de transparence délibéré. Analysons en détail ces coûts qui grèvent silencieusement votre budget.

• Frais annuels ou cotisation par carte : C'est le coût le plus visible, mais souvent sous-estimé. Comprise entre 60 € pour une carte basique et plus de 250 € pour une carte "premium" par collaborateur et par an, cette charge fixe s'accumule rapidement. Pour une équipe de 20 personnes, la facture annuelle peut déjà dépasser 4 000 €, avant même la première transaction.
• Frais de transaction à l'étranger : Un coût particulièrement pénalisant pour les entreprises avec une activité internationale. Chaque paiement effectué hors de la zone euro est généralement taxé par une commission fixe (ex: 0,50 €) à laquelle s'ajoute une commission variable, allant de 1 % à 3 % du montant total. Un simple déplacement à Londres ou à New York peut ainsi voir son coût majoré de plusieurs centaines d'euros rien qu'en frais bancaires.
• Frais de retrait d'espèces : Souvent oubliés, ces frais sont pourtant récurrents. Chaque retrait à un distributeur automatique, surtout s'il n'appartient pas au réseau de la banque émettrice, peut coûter de 1 € à 3 €, auxquels s'ajoute parfois un pourcentage du montant retiré.
• Frais de conversion de devises (ou commission de change) : Lors de paiements ou de retraits en devises étrangères, les banques appliquent un taux de change qui est rarement le taux interbancaire réel. Elles y ajoutent une marge qui peut atteindre 3,5 %, un coût totalement invisible sur le relevé de compte mais bien réel pour la trésorerie.
• Frais de retard et agios : Les cartes à débit différé sont pratiques, mais le moindre retard dans le règlement de l'encours peut déclencher des pénalités et des agios élevés, compliquant la gestion de trésorerie et ajoutant un stress inutile aux équipes financières.
• Frais d'opposition ou de refabrication : Une carte perdue ou volée ? La refabrication est quasi systématiquement facturée, souvent entre 15 € et 30 €.
• Frais sur les paiements refusés : Un plafond dépassé ou un solde insuffisant peut entraîner des frais pour "incident de paiement", même si la transaction n'a pas abouti.

La force de Greenway réside dans son approche modulaire et son niveau de contrôle inégalé. Depuis le tableau de bord, le gestionnaire de flotte ou le directeur financier peut :

• Fixer des plafonds personnalisés : Par carte, par jour, par semaine ou par mois. Fini les mauvaises surprises en fin de période.
• Définir des règles d'utilisation précises : Autoriser ou bloquer des catégories de dépenses (ex: autoriser les restaurants, bloquer les bars), des jours d'utilisation (ex: bloquer les paiements le week-end pour certains collaborateurs), ou des zones géographiques.
• Créer des cartes virtuelles éphémères : Besoin de donner un accès sécurisé à un prestataire pour un achat en ligne ponctuel ? Générez une carte virtuelle avec un budget et une durée de vie limités en quelques clics.
• Recevoir des alertes en temps réel : Chaque transaction déclenche une notification, permettant une réaction immédiate en cas de tentative de paiement suspecte ou non conforme.

Greenway met fin à la corvée des notes de frais. Le processus est d'une simplicité révolutionnaire :

1. Le collaborateur paie avec sa carte Greenway (physique ou via Apple Pay / Google Pay).
2. Il reçoit instantanément une notification sur son smartphone lui demandant de prendre en photo le justificatif.
3. Grâce à une technologie de reconnaissance de caractères (OCR), l'application lit et extrait automatiquement les informations clés : montant, date, nom du fournisseur, TVA.
4. Le collaborateur n'a plus qu'à valider, et la dépense, avec son justificatif numérique à valeur probante, est envoyée dans le backoffice pour approbation par le manager.
5. Une fois approuvée, la dépense est automatiquement pré-comptabilisée et exportée vers votre logiciel comptable, prête pour l'intégration.

Dans un contexte où la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) n'est plus une option mais une nécessité, Greenway se positionne comme un partenaire stratégique de votre transition écologique. Notre solution va bien au-delà du simple paiement. Nous transformons chaque dépense de mobilité en une donnée exploitable pour piloter votre empreinte carbone. Chaque transaction (carburant, recharge électrique, péage, billet de train...) est analysée non seulement d'un point de vue comptable, mais également environnemental. En rechargeant un véhicule électrique ou en choisissant le train plutôt qu'un véhicule diesel pour un long trajet, le collaborateur et l'entreprise visualisent immédiatement l'impact positif de ce choix, directement dans leur application et sur le tableau de bord de l'entreprise.

La directive CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) impose à de plus en plus d'entreprises de publier des informations détaillées sur leurs impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). Le suivi des émissions de CO₂ liées aux déplacements professionnels (Scope 3) est souvent un casse-tête. Greenway automatise cette collecte de données. Notre plateforme calcule les émissions de chaque transaction en se basant sur des facteurs d'émission reconnus (ADEME, etc.), vous fournissant des rapports précis et fiables. Vous pouvez ainsi visualiser l'empreinte carbone par collaborateur, par département, ou pour l'ensemble de la flotte, et suivre l'évolution de vos objectifs de réduction.

Piloter ne suffit pas, il faut aussi accompagner le changement. L'interface Greenway propose des suggestions personnalisées et des "eco-alertes" pour inciter les collaborateurs à faire des choix plus durables :

• Alternatives de transport : Pour un trajet récurrent, l'application peut suggérer une alternative de covoiturage ou indiquer la gare la plus proche si le train est une option plus écologique et économique.
• Optimisation de la recharge électrique : Un rappel peut être envoyé pour privilégier la recharge nocturne en heures creuses, maximisant ainsi le recours à une électricité décarbonée et réduisant les coûts.
• Comparaison d'impact : Après un plein de carburant, l'application peut afficher l'équivalent en CO₂ et le comparer à l'impact d'un trajet similaire en véhicule électrique, sensibilisant ainsi l'utilisateur.

Une solution, aussi puissante soit-elle, n'est efficace que si elle est adoptée et appréciée par ses utilisateurs. C'est pourquoi nous avons accordé une attention obsessionnelle à l'ergonomie et à la fluidité de l'expérience, tant pour le collaborateur sur le terrain que pour le manager ou le comptable au bureau. La carte Greenway est disponible en version physique (fabriquée à partir de matériaux recyclés) et en version virtuelle pour une utilisation immédiate via Apple Pay et Google Pay. Elle se lie instantanément à l'application mobile dédiée, véritable centre de contrôle pour l'employé. Chaque achat déclenche une notification push, un résumé clair de la dépense et une alerte si un justificatif est requis. Pour les managers, fini les relances fastidieuses par email ou sur Slack : le flux d'approbation des dépenses est centralisé, simple et rapide, accessible en un clic.

Le paramétrage des cartes pro Greenway est aussi flexible qu’intuitif. Vous pouvez définir des politiques de dépenses complexes en quelques minutes : autoriser les restaurants du lundi au vendredi de 12h à 14h jusqu'à 25€, mais bloquer cette catégorie le week-end ; autoriser les pleins de carburant dans toute la France mais restreindre les autres achats à une région spécifique. Cette granularité assure que la politique de dépenses de l'entreprise est respectée à la lettre, sans nécessiter de contrôle manuel a posteriori. De plus, notre application synchronise automatiquement toutes les données comptables, évitant les doubles saisies et garantissant la cohérence des informations financières.