Le temps où les fins de mois rimaient avec la "chasse aux justificatifs" et la saisie manuelle sur des feuilles de calcul est révolu. Depuis 2021, la tendance à la dématérialisation des notes de frais s'est non seulement accentuée, mais est devenue la norme. Les entreprises, des TPE aux grands groupes, abandonnent massivement les processus archaïques basés sur les tableurs Excel et les reçus papiers pour des outils centralisés, accessibles en ligne et sur mobile. L'émergence de solutions performantes comme Greenway Notes, Spendesk, Jenji ou Concur a permis une fluidité sans précédent dans le traitement des dépenses professionnelles. Fini les feuilles de remboursement signées à la main, les justificatifs égarés dans une poche ou les erreurs de saisie coûteuses. Avec la numérisation, un collaborateur peut simplement photographier un ticket de caisse via son smartphone. L'application, grâce à la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), extrait automatiquement les informations clés (montant, TVA, date, fournisseur), soumet la note pour validation et permet de suivre le statut du remboursement en quelques clics.

L'un des freins historiques à la dématérialisation totale était la nécessité de conserver les justificatifs papier originaux pour d'éventuels contrôles. Ce n'est plus le cas. L'URSSAF et l'administration fiscale reconnaissent désormais pleinement les justificatifs numériques, à une condition cruciale : qu'ils soient conservés dans des formats certifiés garantissant leur intégrité, leur authenticité et leur pérennité. C'est ce qu'on appelle l'archivage à valeur probante. Des outils comme ceux proposés par Greenway intègrent une fonction d’archivage conforme à la norme NF Z42-026 et au règlement eIDAS, assurant la validité légale des documents numériques pendant toute la durée requise. Concrètement, une fois le reçu scanné et validé par le système, le justificatif papier peut être jeté en toute sécurité. Pour les directions financières, le gain est colossal : une productivité accrue (Deloitte estime le gain de temps à plus de 60 % en moyenne), une réduction drastique des coûts de traitement administratif et d'archivage physique, et un risque d'erreur humaine quasi nul.

Face au volume croissant de justificatifs et à la complexité des politiques de dépenses, les outils de gestion traditionnels, même digitalisés, atteignent leurs limites. C’est ici que l'intelligence artificielle (IA) entre en scène, non pas comme un simple gadget, mais comme un véritable copilote pour les équipes financières. L'IA apporte une automatisation intelligente à chaque étape : vérification, catégorisation, contrôle de conformité et détection de fraude. Concrètement, lorsqu'un reçu est scanné, l'IA ne se contente pas d'extraire les données. Elle les analyse en temps réel, les compare aux politiques internes de l'entreprise (plafonds de dépenses par catégorie, jours autorisés, etc.) et alerte immédiatement le manager et le collaborateur en cas d’irrégularité. Fini le contrôle manuel fastidieux et souvent parcellaire.

La puissance de l'IA réside également dans sa capacité d'apprentissage. Grâce aux algorithmes de machine learning, la solution s’améliore continuellement. Plus elle traite de données, plus elle affine ses modèles de détection et reconnaît les schémas inhabituels :

• Détection des doublons : l'IA repère instantanément si un même reçu a été soumis plusieurs fois, même à quelques semaines d'intervalle.
• Identification des frais non autorisés : une dépense effectuée un week-end ou dans un commerce non éligible est automatiquement signalée.
• Analyse des montants : l'algorithme peut détecter des montants anormalement élevés pour un type de fournisseur ou des pourboires excessifs.

Mais l’IA va encore plus loin. Les solutions les plus avancées, comme Greenway, utilisent les données de dépenses pour générer des analyses prédictives. En se basant sur l'historique, l'IA peut calculer les dépenses prévisionnelles par équipe, par projet ou par type de déplacement. Cela transforme la manière dont les budgets sont construits, passant d'une approche réactive à une planification proactive. Le DAF peut ainsi piloter les dépenses en temps réel, anticiper les dérives et ajuster la stratégie financière de l'entreprise avec une agilité sans précédent.

L’avènement des cartes de paiement professionnelles intelligentes comme celles de Greenway représente la plus grande révolution dans la gestion des dépenses. Elles ne sont pas de simples cartes bancaires d'entreprise. Elles constituent une solution 360° qui supprime quasi entièrement le processus de note de frais pour les dépenses engagées par les collaborateurs. À la frontière entre la carte de paiement, le badge de mobilité et le gestionnaire de dépenses, ces solutions permettent une maîtrise totale en amont, en combinant contrôle granulaire, automatisation complète et impact environnemental réduit. Chaque collaborateur peut recevoir une ou plusieurs cartes physiques ou virtuelles, chacune paramétrée pour un usage spécifique : carte carburant, carte mobilité (conforme au Forfait Mobilités Durables), carte titres-restaurant, carte cadeau, ou encore carte logée (virtuelle) pour les déplacements réguliers ou les abonnements en ligne. Toutes sont connectées en temps réel à l’application Greenway Business.

La valeur ajoutée majeure réside dans l'élimination de l'avance de frais par le salarié. Lorsqu'un paiement est effectué avec une carte Greenway, la transaction est instantanément importée dans l'application. Le collaborateur reçoit une notification lui demandant simplement de prendre en photo le justificatif. L'IA s'occupe du reste : catégorisation, vérification de la TVA, rapprochement avec la transaction. Plus besoin de demander un remboursement ou de courir après les justificatifs. Pour le service comptable, c'est une transformation radicale. L’intégration native avec les principaux logiciels de comptabilité du marché (Sage, Cegid, QuickBooks, etc.) permet un export des écritures prêt à comptabiliser en deux clics. Les plafonds, les règles d’usage (jours, heures, types de commerçants autorisés) et les alertes sont entièrement personnalisables par le manager, le DRH ou le DAF, offrant un contrôle préventif et non plus seulement curatif.

En 2024, une politique de dépenses ne peut plus ignorer son impact environnemental. Au cœur des préoccupations RSE des entreprises, la sobriété, la mesure et la transparence des émissions de gaz à effet de serre sont devenues des impératifs légaux et éthiques. Les outils de gestion modernes comme Greenway intègrent désormais des fonctionnalités puissantes pour répondre à cet enjeu. Notre solution propose un calcul automatisé de l’empreinte carbone liée à chaque dépense professionnelle. Qu'il s'agisse de transport (kilomètres en voiture, billet d'avion, trajet en train), d'hébergement, de restauration ou même de consommation d'énergie, chaque dépense est convertie en équivalent CO2 sur la base de référentiels certifiés (Base Carbone® de l'ADEME, GHG Protocol). Le dirigeant, le manager RSE ou le DAF peut ainsi visualiser via des tableaux de bord clairs les émissions générées, par équipe, par projet ou par type de dépense, et piloter activement sa trajectoire de décarbonation.

Mesurer, c'est bien. Agir, c'est mieux. Grâce à ces données, les politiques de dépenses internes peuvent être ajustées pour intégrer des objectifs environnementaux concrets. Par exemple :

• Mettre en place des plafonds de remboursement différenciés, plus élevés pour le train que pour l'avion sur des trajets équivalents.
• Instaurer une "prime à la mobilité propre" pour les collaborateurs utilisant le vélo ou le covoiturage.
• Limiter les déplacements superflus en favorisant la visioconférence, grâce à une analyse objective de l'impact de chaque voyage.
• Fixer des budgets carbone par département.

Les cartes de paiement Greenway sont l'outil parfait pour appliquer cette politique durable sans effort. La carte mobilité, par exemple, peut être configurée pour n'autoriser que les dépenses éligibles au Forfait Mobilités Durables (transports en commun, vélo, scooter électrique, covoiturage, recharge électrique). Cela garantit que les fonds alloués sont utilisés conformément aux objectifs RSE de l'entreprise, avec un rapport automatisé transmis mensuellement aux équipes concernées.

La modernisation des outils de gestion des dépenses a un effet bénéfique direct sur la clarification des règles internes. Elle pousse les services RH et financiers à co-construire des politiques de dépenses robustes et transparentes. Fini les règles floues, les "zones grises" interprétables et les traitements au cas par cas qui génèrent des frustrations et un sentiment d'iniquité. Avec une plateforme centralisée, les règles sont accessibles à tous les collaborateurs, à tout moment, directement depuis leur application :

• Liste des dépenses autorisées et refusées.
• Plafonds clairs par catégorie (repas, hôtel, indemnités kilométriques).
• Délais de soumission et de remboursement garantis.
• Politique RSE intégrée (choix de transport, etc.).

Cette transparence améliore considérablement l'expérience collaborateur. Les employés savent exactement ce qui est attendu d'eux, le processus de remboursement est rapide et prévisible, et les cas litigieux disparaissent. Les plateformes comme Greenway permettent également de créer des circuits de validation multi-niveaux simples et de recueillir les suggestions ou les besoins des employés via un portail interactif. Le résultat ? Une cohérence renforcée, un climat social apaisé, et des managers libérés de la tâche ingrate de "policier des dépenses" pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.