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Carte corporate
À l’ère où les entreprises cherchent à concilier performance économique et responsabilité sociétale, centraliser les dépenses professionnelles devient une priorité stratégique. Avec des outils comme la carte corporate multi-usage et les services annexes de Greenway (badge télépéage, application notes de frais, recharge électrique, carte cadeau, ticket restaurant, etc.), il est désormais possible de rationaliser les processus de gestion tout en réduisant son empreinte carbone. En intégrant une approche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) dès la comptabilité et la mobilité, les structures allient agilité administrative, maîtrise des coûts et transition écologique.
Trois points clés à retenir :
- Centralisation : Une seule carte et une interface pour gérer mobilité, restauration, dépenses et énergie.
- RSE intégrée : Suivi précis des émissions carbone liées aux dépenses professionnelles.
- Comptabilité simplifiée : Export comptable, analyse budgétaire, gestion des notes de frais automatisée.
Partie 1 : Pourquoi centraliser les dépenses professionnelles ?
Lorsqu’une entreprise multiplie les fournisseurs, les moyens de paiement et les processus de remboursement, elle alourdit sa gestion administrative. Temps passé à rechercher des justificatifs, comptabilisation manuelle, oublis ou doublons : ces dysfonctionnements coûtent cher. La centralisation permet d’harmoniser en un seul outil les dépenses : mobilités (essence, électricité, transports publics), frais de mission, restauration, cadeaux d’entreprise, abonnements ou encore télépéage. Une gestion intégrée évite les erreurs humaines, fluidifie les validations internes et fiabilise la comptabilité.
La majorité des entreprises utilisent encore plusieurs systèmes : carte essence d’un côté, tickets restaurant papier d’un autre, et une plateforme tierce pour récolter les notes de frais. Cette fragmentation entraîne une perte de productivité et une vue morcelée du budget professionnel. En déployant une carte unique, adossée à un système de gestion intelligent (comme celui de Greenway), la supervision budgétaire devient globale, précise et en temps réel. Chaque dépense est catégorisée automatiquement, avec une alerte en cas d’abus, doublon ou dépassement de plafond.
Les entreprises équipées d’un logiciel de centralisation réduisent en moyenne de 43 % le temps de gestion administratif des dépenses. – Source : EY, 2024.
Partie 2 : Un outil multi-usage pour une efficacité optimale
Avec la démocratisation du travail hybride, les besoins des collaborateurs évoluent. Un jour à vélo, un autre en train ou en voiture partagée : la mobilité d’entreprise se fait plurielle. La carte mobilité Greenway, compatible avec les infrastructures de transports, bornes de recharge et stations-service, permet cette adaptation quotidienne, tout en générant des données utiles pour piloter l’empreinte carbone de l’entreprise. Elle s’accompagne d’un badge télépéage, évitant les avances de frais, files d’attente et erreurs de facturation.
Le potentiel multi-usage va au-delà du transport. Offrir des cartes cadeaux à ses collaborateurs, intégrer une solution de ticket restaurant, ou encore équiper les équipes d’une application mobile de notes de frais avec scan intelligent de justificatifs : chaque usage est intégré dans un seul outil. L’avantage ? Gérer les plafonds par collaborateur, suivre les remboursements en temps réel et générer des exports comptables automatisés. Le tout, dans une démarche RSE, puisque chaque mouvement financier permet de calculer automatiquement des équivalents CO2, utiles pour le reporting ESG.
La carte Greenway prend en charge jusqu’à 9 cas d’usage courants en entreprise : carburant, recharge, péage, repas, cadeau, abonnement transport, véhicule partagé, stationnement et dépenses annexes.
Partie 3 : Une révolution comptable et environnementale
L’époque où les comptables triaient manuellement des piles de justificatifs est révolue. Grâce à l’intégration directe entre logiciel de gestion des dépenses et outils comptables (type Sage, Cegid, QuickBooks…), le rapprochement bancaire devient semi-automatisé. Avec Greenway, chaque dépense est horodatée, géolocalisée, et pré-catégorisée. En plus des avantages fiscaux (TVA récupérable, frais déductibles), l’entreprise gagne aussi en visibilité budgétaire. Des dashboards permettent de suivre dépenses par projet, par site ou par service.
Grâce à la récupération automatique des tickets via l’application mobile, ou les paiements déjà pré-autorisés via carte connectée, le collaborateur n’a plus à avancer de frais, ni à classer ses justificatifs. Les équipes financières récupèrent l’ensemble des pièces en temps réel, avec un niveau d’exactitude supérieur à 98 %. S’ajoute à cela un volet inédit : le suivi des émissions carbone de chaque poste de dépense. Ces données alimentent les bilans GES (bilan carbone réglementaire), le rapport RSE annuel et les politiques de réduction environnementale.
En 2024, les entreprises ayant digitalisé leur gestion des frais ont économisé en moyenne 120 heures de traitement / an / collaborateur. – Cabinet Roland Berger.
Partie 4 : Un moteur pour la stratégie RSE de l’entreprise
Les obligations extra-financières, telles que la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) en 2025, imposent aux entreprises de rendre compte de leurs impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance. Dans ce cadre, centraliser toutes les dépenses via un outil unique permet de produire des indicateurs quantifiables. Le logiciel Greenway calcule automatiquement les émissions carbone générées par les transports, restaure les données de trajets domicile-travail (dans le respect du RGPD), et identifie les pistes de réduction les plus efficaces.
Un salarié fait 40 km chaque jour en voiture thermique ? Le logiciel suggérera une compensation carbone, ou le passage à une carte de recharge véhicule électrique. Un service consomme massivement des repas en livraison ? Des alternatives locales moins carbonées sont proposées. Le management dispose d’un tableau décisionnel pour piloter sa transition écologique tout en respectant ses objectifs financiers. Les rapports RSE sont enrichis de données clé-en-main, valorisables dans la communication interne et externe.
La carte Greenway permet une réduction moyenne de 25 % des émissions liées aux déplacements pros, selon les premiers retours clients.
Conclusion
La centralisation des dépenses professionnelles à travers des outils modernes comme ceux proposés par Greenway va bien au-delà du simple gain de temps comptable. Elle transforme un processus administratif chronophage en levier stratégique pour la performance globale de l’entreprise. Budget maîtrisé, employés autonomes, comptabilité automatisée et conformité RSE : chaque euro dépensé devient mesurable, contrôlable et aligné avec les valeurs durables de l’organisation. Dans un monde qui évolue vers plus de sobriété, ce modèle sera bientôt la norme.
Toutes vos questions :
Quels types de dépenses peuvent être centralisées dans Greenway ?
Carburant, recharge électrique, repas, transports, cadeaux d’entreprise, stationnement, péage, abonnement mobilité, notes de frais, etc.
L’outil est-il compatible avec les logiciels comptables ?
Oui, les exports sont compatibles avec la majorité des ERP et logiciels comme Sage, Cegid, Pennylane, QuickBooks, etc.
Comment le système intègre la RSE ?
Chaque dépense est traduite en équivalent CO2, avec des suggestions pour réduire l’impact. Les données alimentent le reporting RSE.
Greenway gère-t-il les titres restaurant ?
Oui, une carte dédiée permet le paiement dans les restaurants et commerces alimentaires autorisés, avec plafond et solde consultable via l’application.
Est-ce adapté aux PME comme aux grands groupes ?
Oui, les solutions Greenway sont modulables. Les PME y trouvent une gestion simplifiée, les grands groupes une intégration fine et un pilotage multi-entités.
