Frais professionnels 2026 : règles URSSAF et barèmes

Pour la sécurité sociale, les frais professionnels sont des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l'emploi, que le salarié supporte pour accomplir sa mission^[3]. Le repas d'un commercial chez un client, la nuit d'hôtel d'un technicien, les kilomètres faits avec sa propre voiture entrent dans cette définition. Le déjeuner pris chaque jour près du bureau, lui, n'y entre pas : c'est une dépense de la vie courante.

Cette qualification a une conséquence directe. Les sommes versées pour couvrir de vrais frais professionnels ne sont pas du salaire, elles échappent donc aux cotisations sociales. Le cadre a d'ailleurs été refondu : un arrêté du 4 septembre 2025 a remplacé l'arrêté du 20 décembre 2002 qui fixait les règles depuis plus de vingt ans. Il reprend l'essentiel des principes, intègre des tolérances jusque-là inscrites au BOSS (Bulletin officiel de la sécurité sociale) et organise la disparition progressive des déductions forfaitaires spécifiques^[4].

Côté droit du travail, le principe est ancien et constant : les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour son activité et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés, sans être imputés sur sa rémunération^[5]. La seule marge de manœuvre porte sur la méthode.

L'entreprise peut rembourser chaque dépense à l'euro près, sur présentation de la facture. Elle peut aussi verser une somme fixe, calculée sur les barèmes de l'URSSAF, sans demander le détail de ce qui a été dépensé. Les deux régimes ne protègent pas de la même façon en cas de contrôle.

Le forfait n'est pas une dispense de preuve. L'URSSAF n'exige pas le ticket de caisse, mais elle exige que le salarié ait bien été en situation de déplacement ou de télétravail les jours concernés^[3]. Un forfait repas versé chaque jour à un salarié sédentaire sera requalifié en salaire. Notre avis : le forfait convient aux équipes qui se déplacent souvent et de façon prévisible, le réel reste plus sûr pour les dépenses importantes ou irrégulières.

L'URSSAF a publié ses barèmes revalorisés au 1^er janvier 2026^[6]. Voici ceux qu'une PME utilise le plus souvent.

Les montants de repas, de grands déplacements et de télétravail viennent de l'URSSAF^[1]. Le barème kilométrique, lui, est le barème fiscal, inchangé depuis 2023 : 0,636 € par kilomètre pour une 5 CV jusqu'à 5 000 km, avec une majoration de 20 % pour une voiture électrique^[7]. Il couvre le carburant, l'entretien, l'assurance et l'usure du véhicule. Pour comparer ce coût à celui d'une carte de l'entreprise, voyez notre comparatif carte carburant ou indemnités kilométriques. Côté repas, le titre-restaurant suit sa propre règle : sa part patronale est exonérée jusqu'à 7,32 € en 2026, comme le détaille notre article sur le plafond du titre-restaurant.

On parle de grand déplacement quand le salarié ne peut pas rentrer chez lui le soir. L'URSSAF le présume si deux conditions sont réunies : au moins 50 km entre le domicile et le lieu de mission, et pas de transport en commun permettant de faire ce trajet en moins d'1 h 30^[3]. En deçà, il s'agit d'un petit déplacement : seul le repas est en jeu, au barème restaurant ou hors locaux.

Sur une mission longue au même endroit, les forfaits baissent. Après trois mois, la limite d'exonération perd 15 %, puis 30 % après deux ans^[1]. Pour une nuit à Paris, on passe ainsi de 76,60 € à 65,10 €, puis à 53,60 €. Le calcul détaillé, mission par mission, figure dans notre guide du per diem et des indemnités de séjour.

Les péages et le parking ne font pas partie du barème kilométrique : ils se remboursent en plus, sur justificatif^[3]. C'est là qu'une carte de paiement fournie par l'entreprise simplifie la vie de tout le monde. Le salarié n'avance plus rien, et chaque dépense arrive déjà rattachée à son véhicule et à sa mission.

Au réel, chaque remboursement s'appuie sur une pièce : facture ou ticket, daté, avec le nom du fournisseur et le montant. Pour un repas d'affaires, notez aussi le nom des invités et l'objet du rendez-vous. Sans cela, la dépense peut être requalifiée. Pour récupérer la TVA, demandez une facture au nom de l'entreprise, et notre guide de l'archivage des justificatifs de frais détaille la différence entre ticket et facture.

La durée de conservation vient de changer. La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte de 6 à 10 ans le délai du droit de contrôle fiscal (article L. 102 B du livre des procédures fiscales). La nouvelle durée vaut pour les délais qui expirent après le 1^er janvier 2027, et les justificatifs de frais professionnels sont expressément visés^[2]. Les pièces comptables relevaient déjà de 10 ans au titre du Code de commerce^[8]. En pratique, gardez tout dix ans.

Le papier n'est pas obligatoire. Une copie numérique fidèle, produite selon les conditions du livre des procédures fiscales, permet de jeter l'original. Encore faut-il un outil qui garantisse l'intégrité du fichier dans le temps : un simple dossier partagé ne suffit pas.

Les redressements naissent rarement d'une fraude. Ils viennent d'une règle floue, appliquée différemment d'une équipe à l'autre. Une politique de dépenses écrite tranche cinq points : le régime retenu pour chaque type de frais (réel ou forfait), les plafonds internes, souvent alignés sur les barèmes URSSAF, le circuit de validation, le délai de remboursement et le moyen de paiement.

Sur ce dernier point, la note de frais classique a deux défauts : le salarié avance l'argent, et le service comptable ressaisit chaque ticket. Avec la carte corporate Greenway, la dépense est payée directement par l'entreprise. Le justificatif est photographié et lu automatiquement, la TVA est ventilée par taux, et la dépense suit un circuit de validation à plusieurs niveaux avant de partir dans l'export comptable, avec compte et code analytique. L'archivage à valeur probante est proposé en option. Précision utile : Greenway ne calcule pas les indemnités kilométriques ni les per diem, qui restent gérés en paie. Pour choisir un outil, notre comparatif des logiciels de notes de frais passe en revue les critères.