Fleetmanager: brandstof, laden en tol

Een fleetmanager bestelt niet alleen voertuigen. Hij weegt aankoop tegen leasing, volgt de onderhoudsbeurten op, beheert de schadegevallen, controleert het verbruik, onderhandelt over brandstofkortingen en legt verantwoording af aan de financiële directie. De functie is per definitie transversaal: ze raakt aan mobiliteit, boekhouding, MVO en regelgevende conformiteit. Wanneer alles over leveranciers is verspreid, ontploft de administratieve last: drie uittreksels met elkaar verzoenen, drie klantendiensten beheren, drie boekhoudstromen integreren, staat vaak gelijk aan een halftijdse functie op een dertigtal voertuigen.

Daarom organiseert een deel van de markt zich rond gedelegeerd wagenparkbeheer: een leverancier onafhankelijk van constructeurs en leasemaatschappijen neemt het operationele beheer waar voor rekening van het bedrijf. FATEC, gevestigd in Marseille en met meer dan 30 jaar activiteit, presenteert zich als de eerste onafhankelijke wagenparkbeheerder van Frankrijk en heeft onlangs een partnerschap gesloten met Holman om zijn internationale reikwijdte uit te breiden^[1]. Voor deze spelers bestaat het vak er precies in om brandstof, onderhoud, tol en laden op één beeld samen te brengen: de belofte die een goede interne backoffice eveneens moet waarmaken.

De multi-merk tankkaart is het basisgereedschap van de fleetmanager. In plaats van een kaart die op één merk is beperkt en de bestuurders dwingt om te keren, opent ze verschillende stationsnetwerken: minder omwegen, minder verloren tijd en vooral geconsolideerde verbruiksgegevens. Op die gegevens wordt al de rest gebouwd: verbruiksopvolging, opsporing van afwijkingen, TCO-rapportage, terugvordering van de TICPE.

Op een wagenpark dat elektrificeert, splitst de vraag zich in twee. Het elektrische voertuig "tankt" niet zoals een thermisch voertuig: het laadt op het depot, aan een openbare laadpaal, bij een klant. Als het laden in een afzonderlijke tool blijft, verliest de fleetmanager het overzicht en kan hij de kilometerkost van een thermisch en een elektrisch voertuig niet langer eerlijk vergelijken. De goede architectuur is één kaart die brandstof én laden accepteert: één uittreksel, één boekhouding, één TCO per voertuig.

Dezelfde logica geldt voor de tolbadge. Geïsoleerd genereert hij zijn eigen uittreksel, zijn eigen boekhoudintegratie, zijn eigen geschillen. Gebundeld op dezelfde kaart als brandstof en laden, wordt hij een gewone regel in het dashboard. De winst wordt niet gemeten in centen per tolpoort, maar in beheerstijd en leesbaarheid, precies wat een overbelaste fleetmanager zoekt.

De totale kosten van eigendom van een voertuig gaan ruim boven zijn aankoopprijs: verwerving, brandstof of energie, onderhoud, verzekering, afschrijving, taksen, tolgelden, beheerskosten^[2]. Om twee voertuigen eerlijk te vergelijken (of het vervangingsmoment te bepalen), rekent de fleetmanager op vijf jaar TCO, niet op de weergegeven maandelijkse huur. Die berekening is alleen waardevol wanneer de gegevens volledig terugkomen: een vergeten tankbeurt, een laadbeurt betaald met een persoonlijke kaart, een tol ten onrechte toegewezen, en de TCO wordt een schatting.

Daar verandert de telematica de zaak. Door de kilometerstand, het reële verbruik, het rijgedrag en de missietijden terug te sturen, verandert ze een ondoorzichtig wagenpark in een stuurbaar systeem. De oplossingen op de markt kondigen steevast 15 tot 25 % besparingen op brandstof aan, tussen diefstaldetectie, routeoptimalisatie en ecologisch rijgedrag^[3]. Het cijfer varieert naargelang het activiteitenprofiel, maar de logica is constant: wat niet gemeten wordt, wordt niet gestuurd. Een fleetmanager die het verbruik per bestuurder, per voertuig en per week ziet, kan handelen: opleidingen ecologisch rijgedrag, vervanging van een dorstig voertuig, waarschuwing bij een tankbeurt buiten de zone.

Telematica alleen volstaat evenwel niet: ze moet met het beheerplatform kunnen praten. Dat is het nut van een geïntegreerde suite in plaats van een black box die ernaast wordt aangesloten. Onze vergelijking van fleetmanagementsoftware detailleert wat een opvolgingsinstrument van een echt sturingsplatform onderscheidt; het platform fleetmanagement van Greenway verbindt op haar beurt de kaarten, het laden, de tol en de rapportage in dezelfde omgeving.

De vergroening van het wagenpark is geen communicatieoptie meer. De Franse mobiliteitswet (LOM) van 24 december 2019 legt ondernemingen met een wagenpark van meer dan 100 voertuigen een progressief vergroeningstraject op: 50 % schonende voertuigen in de vervangingen tegen 2030, volledige decarbonisering van het park tegen 2050^[4]. Voor een fleetmanager vertaalt dat zich in afwegingsbeslissingen bij elke vervanging: thermisch, hybride, 100 % elektrisch, en de planning van de laadinfrastructuur die ermee gepaard gaat.

De lage-emissiezones versterken de beperking op lokaal niveau. Elf Franse metropolen beperken het verkeer van de meest vervuilende voertuigen op basis van het Crit'Air-vignet; in Groot-Parijs zijn voertuigen met Crit'Air 3, 4, 5 en niet-geklasseerd verboden sinds 1 januari 2025, en wordt de overtreding bestraft met een forfaitaire boete^[5]. Concreet vormt een niet-geklasseerd bestelvoertuig dat in het stadscentrum moet leveren een direct operationeel risico. De fleetmanager moet dus de Crit'Air-samenstelling van zijn park kennen en de vervangingen zone per zone anticiperen.

Voorbij de conformiteit voedt de wagenparkrapportage rechtstreeks de MVO-strategie en, voor de onderworpen ondernemingen, de CSRD-rapportage. Scope 1-CO₂-emissies, aandeel hernieuwbare energie in het laden, afgelegde kilometers op elektriciteit: deze indicatoren worden niet verzonnen, ze worden berekend uit de gegevens van brandstof, laden en telematica. Een backoffice die dat alles van nature consolideert, bespaart de fleetmanager uren handmatige samenstelling en beperkt het foutenrisico in de aangiften.

Het is ook op dit terrein dat de aanpak van Greenway zin krijgt voor een wagenparkbeheerder: de suite van kaarten en de software voor wagenparkbeheer voeren brandstof, laden en tol terug naar een verenigde rapportage, en elke transactie genereert een teruggave van 1 % in het kader van het programma 1%ForAll®, een meetbare en traceerbare impact, die van nature samengaat met de MVO-rapportageverplichtingen. Voor de fleetmanager is het een impactgegeven dat zonder extra inspanningen op de rest aansluit.