Lodge card
Virtuele bedrijfskaart die “ondergebracht” is bij het reisbureau: tickets en hotels van alle medewerkers centraal betaald, zonder vooruitbetaalde uitgaven.
Definitie
De lodge card is een zakelijke betaalkaart, meestal virtueel, waarvan het nummer “ondergebracht” (permanent geregistreerd) is bij het zakenreisbureau of de boekingsplatform van de onderneming. Ze betaalt de zakelijke verplaatsingen (trein, vliegtuig, hotel, huurauto) van alle medewerkers op gecentraliseerde wijze, zonder dat de kaart circuleert en zonder dat werknemers kosten voorschieten.
In detail
Concreet opent de onderneming een lodge-card-rekening bij een uitgever, en wordt het kaartnummer toevertrouwd aan het reisbureau. Bij elke boeking die conform het reisbeleid wordt goedgekeurd, schrijft het reisbureau dat ene betaalmiddel aan. De onderneming ontvangt daarna een geconsolideerd overzicht van alle transacties.
De voordelen voor de financiële directie:
- Nul voorschotten: de werknemer betaalt noch zijn ticket noch zijn hotel; de declaratie beperkt zich tot de uitgaven ter plaatse.
- Gecentraliseerde facturatie: één overzicht vervangt tientallen individuele bewijsstukken, wat de boekhoudkundige afstemming en het terugvorderen van btw op de in aanmerking komende posten vereenvoudigt.
- Verrijkte data: de overzichten bevatten gedetailleerde gegevens per transactie (reiziger, kostenplaats, dossiernummer), bruikbaar voor reisanalyse en MVO-rapportage.
- Veiligheid: omdat de kaart nooit fysiek circuleert en het gebruik tot het reisbureau beperkt blijft, daalt het frauderisico.
De lodge card dekt de uitgaven van de reiziger ter plaatse niet (maaltijden, taxi, parking): ze wordt daarom meestal gecombineerd met individuele corporate cards of een declaratieoplossing.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een lodge card en een corporate card?
De corporate card is individueel: elke medewerker betaalt zijn eigen uitgaven onderweg. De lodge card is collectief en gecentraliseerd: één betaalmiddel, in bezit van de onderneming en opgeslagen bij het reisbureau, vereffent de boekingen van alle reizigers vóór de reis. De twee vullen elkaar aan.
Is een lodge card iets voor het mkb?
Ja, zodra de onderneming via een reisbureau of boekingsplatform werkt dat het kaartnummer kan bewaren. De oplossing is vooral rendabel wanneer het reisvolume de centralisatie van betalingen en facturatie rechtvaardigt.
Verwante termen
- Onkostendeclaratie: wat de lodge card vóór de reis vermindert
- Elektronische facturatie: de digitalisering van de bijbehorende bewijsstukken
- Tankkaart: het gecentraliseerde equivalent voor wagenparkuitgaven
