Carte logée
Carte de paiement virtuelle « logée » chez l'agence de voyages : elle règle de façon centralisée les billets et hôtels des collaborateurs, sans avance de frais.
Définition
La carte logée est une carte de paiement d’entreprise, généralement virtuelle, dont le numéro est « logé » (c’est-à-dire enregistré de manière permanente) chez l’agence de voyages d’affaires ou la plateforme de réservation de l’entreprise. Elle règle de façon centralisée les déplacements professionnels (train, avion, hôtel, location de voiture) de l’ensemble des collaborateurs, sans que la carte ne circule et sans avance de frais par les salariés.
En détail
Concrètement, l’entreprise ouvre un compte de carte logée auprès d’un émetteur, et le numéro est confié à l’agence de voyages. À chaque réservation validée selon la politique voyage, l’agence débite ce moyen de paiement unique. L’entreprise reçoit ensuite un relevé consolidé de l’ensemble des transactions.
Les intérêts pour la direction financière :
- Zéro avance de frais : le salarié ne paie ni son billet ni son hôtel ; la note de frais se limite aux dépenses sur place.
- Facturation centralisée : un relevé unique remplace des dizaines de justificatifs individuels, ce qui simplifie la réconciliation comptable et la récupération de TVA sur les postes éligibles.
- Données enrichies : les relevés portent des données détaillées par transaction (voyageur, centre de coûts, référence de dossier), exploitables pour l’analytique voyage et le reporting RSE.
- Sécurité : la carte n’étant jamais en circulation physique et son usage étant restreint à l’agence, le risque de fraude est réduit.
La carte logée ne couvre pas les dépenses du voyageur sur place (repas, taxi, parking) : elle se combine donc habituellement avec des cartes corporate individuelles ou une solution de notes de frais.
Questions fréquentes
Quelle différence entre carte logée et carte corporate ?
La carte corporate est individuelle : chaque collaborateur règle ses propres dépenses en déplacement. La carte logée est collective et centralisée : un seul moyen de paiement, détenu par l'entreprise et stocké chez l'agence de voyages, règle les réservations de tous les voyageurs en amont du déplacement. Les deux sont complémentaires.
La carte logée convient-elle aux PME ?
Oui, dès lors que l'entreprise passe par une agence de voyages ou une plateforme de réservation capable d'héberger le numéro de carte. Le dispositif est surtout rentable quand le volume de déplacements justifie une centralisation des paiements et de la facturation.
Termes liés
- Note de frais : ce que la carte logée réduit en amont du déplacement
- Facture électronique : la dématérialisation des justificatifs associés
- Carte carburant : l’équivalent centralisé pour les dépenses de flotte
