Nota de gastos
Documento que recapitula los gastos profesionales adelantados por un empleado para obtener su reembolso y su deducción fiscal.
Definición
Una nota de gastos es un documento contable con el que un empleado solicita el reembolso de los gastos contraídos por cuenta de su empresa (desplazamiento, comida con cliente, alojamiento, suministros, peaje, combustible). Documenta cada gasto, lo justifica con una factura o un tique, y permite a la empresa contabilizarlo, deducirlo fiscalmente y recuperar el IVA.
En detalle
La nota de gastos no es un simple formulario: es la pieza que prueba el vínculo entre el gasto y la actividad de la empresa. Para ser válida, debe recoger la identidad del empleado, la fecha y el motivo del gasto, el tercero beneficiario (cliente, proveedor, lugar), el importe con impuestos incluidos y el IVA correspondiente, y un justificante.
Tres retos estructuran su gestión:
- El IVA recuperable depende de la naturaleza del gasto: sigue el régimen del bien o del servicio comprado. El combustible obedece así a reglas propias (ver IVA sobre el combustible). El kilometraje, en cambio, no da derecho a recuperación del IVA porque es a tanto alzado.
- El archivo con valor probatorio: la factura electrónica y los justificantes deben conservarse diez años (el plazo de reconstitución de derechos de la administración fiscal francesa), en condiciones que garanticen su integridad.
- La exención social: los gastos reembolsados contra justificante, o a tanto alzado dentro del límite de un baremo (kilometraje, asignación de movilidad sostenible), no están sujetos a cotizaciones sociales siempre que correspondan a gastos reales.
La digitalización ha hecho pasar la nota de gastos del papel metido en una carpeta a un flujo integrado: tarjeta corporativa que alimenta automáticamente una cuenta de gastos, aplicación móvil que captura los justificantes por lectura óptica, exportación contable hacia el ERP. Es lo que cubre nuestra guía sobre la exportación contable de gastos.
Preguntas frecuentes
¿Una nota de gastos es siempre obligatoria para que te reembolsen?
Sí, salvo cuando la ley prevé un reembolso a tanto alzado (kilometraje, asignación de movilidad sostenible, gastos de comida), que no exige justificante dentro del límite del baremo. Para cualquier otro gasto real, la nota de gastos acompañada de su justificante es indispensable tanto para el reembolso como para la deducción fiscal.
¿Hay que conservar los justificantes de las notas de gastos?
Sí. Los justificantes y las facturas deben conservarse diez años, a partir del cierre del ejercicio, en condiciones de integridad y legibilidad que garanticen su valor probatorio en caso de inspección fiscal.
