Note de frais
Document qui récapitule les dépenses professionnelles avancées par un collaborateur pour obtenir leur remboursement et leur déduction fiscale.
Définition
Une note de frais est un document comptable par lequel un collaborateur demande le remboursement des dépenses qu’il a engagées pour le compte de son entreprise (déplacement, repas client, hébergement, fournitures, péage, carburant). Elle documente chaque dépense, la justifie par une facture ou un ticket, et permet à l’entreprise de la comptabiliser, de la déduire fiscalement et de récupérer la TVA.
En détail
La note de frais n’est pas un simple formulaire : c’est la pièce qui prouve le lien entre la dépense et l’activité de l’entreprise. Pour être valable, elle doit comporter l’identité du collaborateur, la date et le motif de la dépense, le tiers bénéficiaire (client, fournisseur, lieu), le montant toutes taxes comprises (TTC) et la TVA correspondante, et une pièce justificative.
Trois enjeux structurent sa gestion :
- La TVA récupérable dépend de la nature de la dépense : elle suit le régime du bien ou du service acheté. Le carburant obéit ainsi à des règles propres (voir TVA sur carburant). Les indemnités kilométriques, elles, n’ouvrent pas droit à récupération de TVA car elles sont forfaitaires.
- L’archivage à valeur probante : la facture électronique et les justificatifs doivent être conservés dix ans (durée de reconstitution du droit de l’administration fiscale), dans des conditions garantissant leur intégrité.
- L’exonération sociale : les frais remboursés sur justificatif, ou forfaitairement dans la limite d’un barème (indemnités kilométriques, forfait mobilités durables), ne sont pas soumis aux cotisations sociales dès lors qu’ils correspondent à des dépenses réelles.
La digitalisation a fait passer la note de frais du papier glissé dans une chemise à un flux intégré : carte corporate qui alimente automatiquement un compte de dépense, application mobile de capture des justificatifs par lecture optique, export comptable vers l’ERP. C’est ce que couvrent nos guides logiciel de notes de frais et export comptable des dépenses.
Questions fréquentes
Une note de frais est-elle toujours obligatoire pour se faire rembourser ?
Oui, sauf quand un remboursement forfaitaire est prévu par la loi (indemnités kilométriques, forfait mobilités durables, frais de repas), qui n'exige pas de justificatif dans la limite du barème. Pour toute autre dépense réelle, la note de frais accompagnée de sa pièce justificative est indispensable au remboursement comme à la déduction fiscale.
Faut-il conserver les justificatifs de notes de frais ?
Oui. Les pièces justificatives et les factures doivent être conservées dix ans, à compter de la clôture de l'exercice, dans des conditions d'intégrité et de lisibilité qui garantissent leur valeur probante en cas de contrôle fiscal.
Termes liés
- TVA sur carburant : la récupération de TVA spécifique aux carburants
- Indemnités kilométriques : le barème forfaitaire qui dispense de justificatif kilométrique
- Carte carburant : l’outil qui trace la dépense à la source
- Facture électronique : le format justificatif qui se généralise
