Carta alloggio (lodge card)
Carta di pagamento virtuale «alloggiata» presso l'agenzia di viaggi: paga in modo centralizzato biglietti e hotel dei collaboratori, senza anticipi di spesa.
Definizione
La carta alloggio (in francese carte logée, in inglese lodge card) è una carta di pagamento aziendale, generalmente virtuale, il cui numero è «alloggiato» (cioè registrato in modo permanente) presso l’agenzia di viaggi d’affari o la piattaforma di prenotazione dell’impresa. Paga in modo centralizzato gli spostamenti professionali (treno, aereo, hotel, noleggio auto) dell’insieme dei collaboratori, senza che la carta circoli e senza anticipi di spesa da parte dei dipendenti.
Nel dettaglio
Concretamente, l’impresa apre un conto carta alloggio presso un emittitore e il numero viene affidato all’agenzia di viaggi. A ogni prenotazione convalidata secondo la politica di viaggio, l’agenzia addebita questo unico mezzo di pagamento. L’impresa riceve poi un estratto conto consolidato di tutte le transazioni.
Gli interessi per la direzione finanziaria:
- Zero anticipi di spesa: il dipendente non paga né il biglietto né l’hotel; la nota spese si limita alle spese sul posto.
- Fatturazione centralizzata: un unico estratto conto sostituisce decine di giustificativi individuali, semplificando la riconciliazione contabile e il recupero dell’IVA sulle poste ammissibili.
- Dati arricchiti: gli estratti conto riportano dati dettagliati per transazione (viaggiatore, centro di costo, riferimento pratica), sfruttabili per l’analitica di viaggio e il reporting CSR.
- Sicurezza: la carta non essendo mai in circolazione fisica e il suo uso essendo limitato all’agenzia, il rischio di frode è ridotto.
La carta alloggio non copre le spese del viaggiatore sul posto (pasti, taxi, parcheggio): si combina quindi di norma con carte corporate individuali o una soluzione di note spese.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra carta alloggio e carta corporate?
La carta corporate è individuale: ogni collaboratore paga le proprie spese in trasferta. La carta alloggio è collettiva e centralizzata: un unico mezzo di pagamento, di proprietà dell'impresa e conservato presso l'agenzia di viaggi, salda le prenotazioni di tutti i viaggiatori a monte dello spostamento. Le due sono complementari.
La carta alloggio è adatta alle PMI?
Sì, purché l'impresa passi da un'agenzia di viaggi o da una piattaforma di prenotazione in grado di ospitare il numero di carta. Il dispositivo è particolarmente conveniente quando il volume di viaggi giustifica una centralizzazione dei pagamenti e della fatturazione.
Termini correlati
- Nota spese: ciò che la carta alloggio riduce a monte dello spostamento
- Fattura elettronica: la dematerializzazione dei giustificativi associati
- Carta carburante: l’equivalente centralizzato per le spese di flotta
