Nota spese
Documento che riepiloga le spese professionali anticipate da un collaboratore per ottenerne il rimborso e la deduzione fiscale.
Definizione
Una nota spese è un documento contabile con cui un collaboratore chiede il rimborso delle spese sostenute per conto della propria impresa (spostamento, pranzo con un cliente, alloggio, forniture, pedaggio, carburante). Documenta ogni spesa, la giustifica con una fattura o uno scontrino, e permette all’impresa di contabilizzarla, di dedurla fiscalmente e di recuperare l’IVA.
Nel dettaglio
La nota spese non è un semplice modulo: è il pezzo che prova il legame tra la spesa e l’attività dell’impresa. Per essere valida, deve riportare l’identità del collaboratore, la data e il motivo della spesa, il terzo beneficiario (cliente, fornitore, luogo), l’importo IVA inclusa e l’IVA corrispondente, e un pezzo giustificativo.
Tre poste in gioco strutturano la sua gestione:
- L’IVA recuperabile dipende dalla natura della spesa: segue il regime del bene o del servizio acquistato. Il carburante obbedisce così a regole proprie (vedi IVA sul carburante). Le indennità chilometriche, invece, non aprono diritto al recupero dell’IVA perché sono forfettarie.
- L’archiviazione con valore probatorio: la fattura elettronica e i giustificativi vanno conservati dieci anni (durata di ricostruzione del diritto dell’amministrazione fiscale), in condizioni che ne garantiscano l’integrità.
- L’esenzione contributiva: le spese rimborsate su giustificativo, o forfettariamente entro i limiti di un parametro (indennità chilometriche, indennità mobilità sostenibile), non sono soggette a contributi sociali purché corrispondano a spese reali.
La digitalizzazione ha fatto passare la nota spese dal foglio infilato in una cartellina a un flusso integrato: carta corporate che alimenta automaticamente un conto spese, app mobile per la scansione ottica dei giustificativi, export contabile verso l’ERP. È quanto coprono le nostre guide software di note spese ed export contabile delle spese.
Domande frequenti
Una nota spese è sempre obbligatoria per farsi rimborsare?
Sì, salvo quando la legge prevede un rimborso forfettario (indennità chilometriche, indennità mobilità sostenibile, spese di pasto), che non richiede giustificativi entro i limiti del parametro. Per ogni altra spesa reale, la nota spese accompagnata dal suo giustificativo è indispensabile tanto per il rimborso quanto per la deduzione fiscale.
Vanno conservati i giustificativi delle note spese?
Sì. I giustificativi e le fatture vanno conservati dieci anni, a partire dalla chiusura dell'esercizio, in condizioni di integrità e leggibilità che ne garantiscano il valore probatorio in caso di controllo fiscale.
Termini correlati
- IVA sul carburante: il recupero dell’IVA specifico dei carburanti
- Indennità chilometriche: il parametro forfettario che dispensa dal giustificativo chilometrico
- Carta carburante: lo strumento che traccia la spesa alla fonte
- Fattura elettronica: il formato giustificativo che si generalizza
