Öffentlicher Sektor: Beschaffung und Ausgaben steuern

Der öffentliche Beschaffer arbeitet heute am Schnittpunkt dreier sich gegenseitig verstärkender Anforderungen. Erstens die Nachvollziehbarkeit, gerahmt vom Vergabekodex (Code de la commande publique) und der Rechtmäßigkeitskontrolle. Zweitens die Digitalisierung, mit dem Hochfahren des öffentlichen Rechnungsportals. Drittens die Verantwortung, getragen von den Politikfeldern für nachhaltige Entwicklung und dem Klima- und Resilienzgesetz von 2021. Vor Ort heißt das: eine Vermehrung der Belege, Freigabekreisläufe und Formate – ohne dass die Verwaltungsmittel immer nachziehen. Hinzu kommt eine Eigenheit des öffentlichen Betriebs: Viele Ausgaben werden von Bediensteten getätigt, die weder Einkäufer noch Buchhalter sind – und deren Zuordnung trotzdem korrekt sein muss.

Die Gebietskörperschaften und öffentlichen Einrichtungen, die wir begleiten (darunter große Akteure des öffentlichen Diensts), teilen dieselbe Beobachtung: Die Fachsysteme (Buchhaltung, Entscheidungshilfe, Auftragsmanagement) existieren, aber die Ebene der operativen Ausgaben (Einkaufskarte, Reisen der Bediensteten, Kleinbeschaffungen) bleibt über mehrere Anbieter verstreut. Genau auf diesem Perimeter schafft eine einheitliche Lösung wie die markenübergreifende Greenway-Karte Klarheit.

Nachhaltige öffentliche Beschaffung wird oft auf eine bloße Empfehlung reduziert. Das ist ein Lesefehler. Artikel L3-1 des Vergabekodex hält fest: „Die öffentliche Beschaffung trägt zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele in ihren wirtschaftlichen, sozialen und ökologischen Dimensionen bei.“^[1] Artikel L2112-2, hervorgegangen aus der Verordnung von 2015 (deren früherer Artikel 38 der direkte Vorläufer ist), geht weiter: Der Beschaffer muss zwingend soziale und ökologische Ausführungsbedingungen vorsehen^[2]. Das Klima- und Resilienzgesetz hat diese Logik konsolidiert und das Gewicht der Umweltkriterien in der Angebotsanalyse verstärkt.

Konkret heißt das: Ein Beschaffungssystem muss mindestens Daten liefern, die die Berücksichtigung dieser Belange belegen. Hier tut sich die Lücke auf: Viele Strukturen haben die passenden Klauseln in ihren Ausschreibungsunterlagen, scheitern aber daran, die reale Wirkung der laufenden Ausgaben zu messen. Unser Ansatz deckt sich mit dem, was wir in unserem Leitfaden zu nachhaltigen Finanzen und der Corporate-Karte im Dienst der CSR beschreiben: Ausgabendaten werden, wenn sie an der Quelle strukturiert sind, zum Steuerungsaktiv der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung.

Die Dematerialisierung von Rechnungen ist für den öffentlichen Sektor nichts Neues. Seit dem 1. Januar 2017 müssen Lieferanten des Staats, der Gebietskörperschaften und der öffentlichen Einrichtungen ihre Rechnungen elektronisch über die Plattform Chorus Pro einreichen, betrieben von der AIFE (der französischen Agentur für die Finanz-IT des Staats)^[3]. Die SIRET-Nummer (die französische Betriebskennung) der empfangenden öffentlichen Einrichtung steht verpflichtend auf der Rechnung, die anschließend mit der Bestellung und dem Auftragsbeleg abgeglichen wird.

Die Frist September 2026 ändert den Maßstab: Die B2B-E-Rechnung wird allgemein, und Chorus Pro entwickelt sich zum öffentlichen Rechnungsportal (PPF), dem einzigen Eingangspunkt für B2B- und B2G-Ströme^[4][5]. Für eine Gebietskörperschaft genügt es nicht mehr, strukturierte Rechnungen zu empfangen. Die vorgelagerte Kette muss verlässlich werden: eine saubere Bestellung, eine korrekte Kostenstellenzuordnung, ein automatisierter Abgleich. Je sauberer diese Vorarbeit, desto seltener droht bei jedem Rechnungseingang manuelle Nacharbeit. Genau das behandelt unser Whitepaper zur E-Rechnung und zum Einkauf in operativer Tiefe.

Unterhalb der Schwelle für Wettbewerbsverfahren erzeugen Kleinbeschaffungen und Dienstreiseausgaben ein Transaktionsvolumen, das weder Aufträge noch Chorus Pro effizient abdecken. Hier setzt die Einkaufskarte für Bedienstete an: ein geregeltes, gedeckeltes, einem identifizierten Karteninhaber zugewiesenes Zahlungsmittel, das automatisch in die Buchhaltung fließt. Für eine Finanzdirektion ist der Nutzen dreifach: das Ende der Barvorschüsse, Nachvollziehbarkeit pro Bedienstetem, weniger Lieferantenrechnungen bei Kleinbeträgen.

Vorausgesetzt, die Karte fügt sich in ein kohärentes Ausgabenmanagement ein, statt ein weiteres Silo zu schaffen. Spesen der reisenden Bediensteten, Dienstreisekosten, Einkäufe in der Nähe: Dieser ganze Perimeter gewinnt auf derselben Basis, wie wir in unserem Whitepaper zu Ausgaben- und Spesenmanagement ausführen. Die besondere Herausforderung des öffentlichen Sektors liegt in der Konformität mit den öffentlichen Haushalts- und Buchungsregeln (M14, M52, M71 je nach Art der Körperschaft). Der Kostenstellenexport muss sich am Kontenplan des Anordnungsbefugten ausrichten.

Ein öffentlicher Beschaffer, der die nachhaltige Dimension seines Einkaufs belegen will, braucht qualifizierte Daten. Die Strukturierung der Ausgaben bereits bei der Zahlung (nach Kostenstellenschlüssel, Kategorie, Lieferant) bestimmt die Qualität des Reports, der im Gemeinderat, in der Versammlung oder vor dem Budgetcontroller präsentiert wird. Sie ist auch die Bedingung für ein verlässliches CSR-Reporting, das inzwischen auch außerhalb des engen CSRD-Perimeters erwartet wird.

Das Programm 1%ForAll® von Greenway fügt sich in diese Logik: 1 % jeder Transaktion fließt nachvollziehbar und messbar an die Greenway Foundation. Für eine Gebietskörperschaft ist das kein Marketingargument, sondern eine Wirkungs-Budgetzeile, die naturgemäß in das Reporting der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung eintritt – ohne Mehrkosten, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Es ist der Typ Mechanismus, der eine laufende Ausgabe in einen Steuerungsindikator verwandelt.

Statt alles in einem Block zu reformieren, fahren die meisten öffentlichen Strukturen mit einem schrittweisen Vorgehen besser. Zuerst die Zersplitterung kartieren: Wie viele Zahlungsanbieter, wie viele Spesenkreisläufe, wie viele Formate für Lieferantenrechnungen koexistieren? Dann eine einheitliche Basis für die operativen Ausgaben wählen (Einkaufskarte, Mobilität, Spesen), die in die öffentliche Buchhaltung fließt. Dieser erste Schritt kostet wenig: Er verlangt keine Neuorganisation, nur eine ehrliche Bestandsaufnahme der laufenden Verträge und eine klare Entscheidung über den künftigen Perimeter. Schließlich das PPF 2026 antizipieren, indem der vorgelagerte Bestellprozess verlässlich wird – die zwingende Voraussetzung für einen automatischen Abgleich der eingehenden E-Rechnungen.

Beim Thema nachhaltige Beschaffung liegt die Anstrengung weniger auf den Klauseln (meist bereits vorhanden) als auf der Messung ihrer Wirkung. Ein System, das jede Ausgabe nach Wirkungskategorie qualifiziert (sanfte Mobilität, lokale Lieferanten, Eingliederung), verwandelt die jährliche Kontrolle in ein lebendiges Dashboard. Das ist die natürliche Fortsetzung unseres Dossiers Rechnung & Einkauf und unseres Dossiers Ausgaben & Spesen, angewandt auf den Sonderfall des öffentlichen Sektors.