Indemnités kilométriques
Remboursement forfaitaire, par l'employeur, des frais d'usage d'un véhicule personnel pour un déplacement professionnel, calculé selon un barème fiscal annuel.
Définition
Les indemnités kilométriques sont le remboursement forfaitaire versé par un employeur à un collaborateur qui utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. Le montant est calculé à partir d’un barème publié chaque année par l’administration fiscale, qui tient compte de la puissance fiscale du véhicule (en CV) et de la distance parcourue. Ce forfait dispense de produire des justificatifs de carburant.
En détail
Le barème kilométrique s’applique aux voitures, deux-roues et cyclos. Pour les voitures, il prend la forme d’une formule à deux composantes, par tranche de kilométrage annuel (jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, au-delà de 20 000 km) et par palier de puissance fiscale (3 CV, 4 CV, 5 CV, 6 CV, 7 CV et au-delà). Les coefficients exacts sont revalorisés chaque année par l’administration et publiés sur impots.gouv.fr. Ils ne doivent pas être extrapolés.
Trois principes gouvernent l’usage de ce forfait :
- Exonération sociale dans la limite du barème. Le remboursement n’est pas soumis aux cotisations sociales dès lors qu’il respecte le barème officiel. La part excédentaire est réintégrée dans l’assiette sociale.
- Option pour les frais réels. Pour le collaborateur, l’indemnité constitue un élément de choix : l’intégrer dans la déduction forfaitaire de 10 %, ou opter pour la déduction des frais réels à hauteur du barème.
- Incompatibilité avec la récupération de TVA carburant. Le forfait intègre déjà une compensation pour le carburant : l’entreprise ne peut pas, en parallèle, récupérer la TVA sur ce carburant. C’est l’arbitrage central entre carte carburant et indemnités kilométriques.
Les coefficients du barème sont revalorisés chaque année. Pour la valeur exacte applicable à un exercice donné, il faut consulter la version en vigueur publiée par l’administration fiscale, plutôt qu’une table figée qui deviendrait obsolète.
Questions fréquentes
Les indemnités kilométriques sont-elles soumises à cotisations sociales ?
Non, dans la limite du barème kilométrique officiel. La fraction remboursée au-delà du barème est réintégrée dans l'assiette des cotisations. Le respect du barème garantit donc l'exonération sociale sans avoir à justifier la dépense réelle.
Faut-il un justificatif pour les indemnités kilométriques ?
Pas de justificatif de carburant : c'est l'intérêt du forfait. En revanche, l'entreprise doit conserver les éléments qui justifient le déplacement professionnel (date, motif, distance parcourue), afin de pouvoir répondre à un contrôle. Seule la distance et la puissance fiscale alimentent le calcul.
Termes liés
- Note de frais : le forfait kilométrique se déclare dans la même boucle que les autres frais
- TVA sur carburant : le mécanisme de récupération incompatible avec le barème forfaitaire
- Forfait mobilités durables : un autre forfait exonéré, dédié aux déplacements doux
