E-Rechnung 2026: Zeitplan und Formate im Überblick

Die Reform erfindet kein weiteres französisches Format: Sie baut auf der europäischen Norm EN 16931 auf, veröffentlicht am 28. Juni 2017. Diese Norm ist ein semantisches Datenmodell: Sie beschreibt die rund 170 relevanten Informationen einer Rechnung (die Business Terms), ohne eine konkrete Datei vorzuschreiben. Viele Experten fassen das zusammen als „das Was, nicht das Wie“^[4]. Konkret setzt sich die Norm in drei Syntaxen um, die die französische Steuerverwaltung akzeptiert.

Factur-X (alias ZUGFeRD 2.x) ist ein hybrides Format: ein menschenlesbares PDF/A-3, in das eine normkonforme XML-Datei eingebettet ist. Von Frankreich und Deutschland gemeinsam entwickelt, ist es heute das verbreitetste Format für den französischen B2B-Austausch. Ein Buchhalter kann seine Rechnung weiter „lesen“, während eine automatisierte Verarbeitung mitläuft^[5]. UBL (Universal Business Language) und CII (Cross-Industry Invoice) sind dagegen reine XML-Ströme, die ERP-Systeme für die Maschine-zu-Maschine-Integration bevorzugen. Das CII ist übrigens das XML, das Factur-X unter der Haube einbettet.

Der Wendepunkt: Die „klassische“ PDF-Rechnung — heute aus der Software erzeugt und an eine E-Mail angehängt — wird mit Inkrafttreten der Pflicht nicht mehr anerkannt. Sie enthält keine strukturierten Daten, die die Steuerverwaltung und die Buchhaltungssoftware Ihrer Kunden verarbeiten können. Dieser Wesenswandel, mehr noch als das Datum selbst, zwingt dazu, die Prozesse in Einkauf und Rechnungsstellung zu überdenken.

Die Reform rollt in Wellen aus, gestaffelt nach der Größe des ausstellenden Unternehmens. Der Empfang ist dagegen eine universelle Pflicht, die alle gleichzeitig trifft. Dieses zweistufige Tempo macht den Kalender konfus: Ein kleines Unternehmen muss ab September 2026 empfangen — ausstellen muss es erst ein Jahr später^[6].

Konkret: Sind Sie ein Mittelständler (ETI), der ein KMU fakturiert, müssen Sie ab dem 1. September 2026 eine elektronische Rechnung ausstellen. Ihr Kunde muss sie bereits empfangen können — auch wenn er selbst erst 2027 ausstellen muss. Diese Asymmetrie treibt die meisten Einkaufsabteilungen zur Frühaufstellung: Die Kette ist nur konform, wenn auch das Empfangsende konform ist.

Die verpflichtende E-Rechnung deckt nur das inländische B2B ab (steuerpflichtige, in Frankreich ansässige Unternehmen). Alles übrige — Verkäufe an Privatpersonen (B2C), innergemeinschaftliche und internationale Vorgänge — entzieht sich der E-Rechnung, fällt aber unter das E-Reporting^[3]. Klartext: Für diese Flüsse übermitteln Sie keine strukturierte Rechnung an die Verwaltung, wohl aber die Transaktionsdaten, die sie zur MwSt-Kontrolle braucht.

Die zu meldenden Daten ähneln denen einer E-Rechnung (Identität des Kunden, Netto-Betrag, MwSt., Datum) — ohne die SIREN-Nummer des nicht steuerpflichtigen Kunden. Die Übermittlungsperiodizität folgt dem MwSt-Regime des Unternehmens: monatlich, quartalsweise oder jährlich. Bei Vorgängen, deren MwSt. bei Vereinnahmung fällig wird, ergänzt ein Zahlungs-E-Reporting das Transaktions-E-Reporting. Für Einkauf und Buchhaltung bedeutet das eine Ausweitung des Umfangs: Konformität endet nicht mehr bei der Rechnung selbst, sie umfasst jeden steuerbaren Geldfluss.

Der Gesetzgeber hat den Preis des Verstoßes deutlich angehoben. Der ursprünglich vorgesehene Betrag von 15 € je Rechnung wurde im Finanzgesetz 2026 auf 50 € erhöht, mit einer Obergrenze von 15.000 € je Unternehmen und Jahr^[7]. Ab 300 nicht konformen Rechnungen ist das Limit erreicht. Darüber hinaus können härtere Sanktionen greifen: Eine Rechnung, die keinen realen Vorgang abbildet, kann mit bis zu 50 % ihres Betrags belegt werden — ganz zu schweigen vom Verlust des Vorsteuerabzugs.

Dieser Satz ist keine Kleinigkeit. Für ein Unternehmen, das regelmäßig fakturiert, ist weniger die Obergrenze das Problem als die Regelmäßigkeit: eine falsch konfigurierte Software, ein Quartal lang unbemerkt, erzeugt Dutzende nicht konformer Rechnungen, bevor jemand es merkt. Konformität wird vorab gewonnen — in der Konfiguration der Ausstellungssoftware und in der Wahl einer Plattform, die Formate vor dem Versand prüft.

Der erste Schritt ist nicht technisch, sondern diagnostisch: Kartieren Sie Ihre Flüsse (inländisches B2B, B2C, EU-intern, international), bestimmen Sie Ihre Welle (2026 oder 2027) und erfassen Sie Ihre Software für Ausstellung und Empfang. Viele aktuelle ERP-Systeme können bereits Factur-X oder UBL erzeugen. Die Arbeit liegt oft im Empfang und in der Buchhaltungsintegration — vernachlässigt, weil unsichtbar. Auf der Plattformseite entscheidet die Wahl zwischen der öffentlichen Rechnungsplattform (PPF) und einer zugelassenen Partnerplattform (PDP) über Serviceniveau und Automatisierungsgrad. Das ist ein eigenes Thema, behandelt in unserem Vergleich PDP oder PPF: welche Plattform wählen.

Für Einkaufsabteilungen, die ihre beruflichen Ausgaben (Kraftstoff, Reisen, Spesen) ohnehin zentralisieren, ist die Gelegenheit doppelt: die Rechnungsstellung in Konformität bringen und das Lieferanten-Steuerung auf einem Fundament strukturierter Daten verschärfen. Es ist auch der Moment, die Zahlungswerkzeuge auszurichten: Die Greenway-Tankkarte und das sie umgebende Ausgabenmanagement laufen bereits über rückholbare, prüfbare Datenflüsse — ein nützlicher Anker, wenn die steuerliche Nachvollziehbarkeit zum Alltag wird.