Lodge Card
Virtuelle Zahlkarte, die beim Geschäftsreisebüro „hinterlegt“ ist: Sie begleicht Tickets und Hotels der Mitarbeiter zentral — ohne Auslagen.
Definition
Die Lodge Card (auf Französisch carte logée) ist eine Unternehmens-Zahlungskarte, in der Regel virtuell, deren Nummer beim Geschäftsreisebüro oder auf der Buchungsplattform des Unternehmens „hinterlegt“ (also dauerhaft registriert) ist. Sie begleicht die Dienstreisen (Zug, Flug, Hotel, Mietwagen) aller Mitarbeiter zentral — ohne dass die Karte kursiert und ohne dass Mitarbeiter Kosten auslegen.
Im Detail
Konkret eröffnet das Unternehmen ein Lodge-Card-Konto bei einem Kartenausgeber, und die Nummer wird dem Reisebüro übergeben. Bei jeder Buchung, die gemäß der Reisepolitik freigegeben ist, belastet das Büro dieses eine Zahlungsmittel. Das Unternehmen erhält anschließend eine konsolidierte Abrechnung aller Transaktionen.
Die Vorteile für die Finanzleitung:
- Keine Auslagen: Der Mitarbeiter zahlt weder sein Ticket noch sein Hotel; die Spesenabrechnung beschränkt sich auf die Ausgaben vor Ort.
- Zentralisierte Abrechnung: Eine einzige Abrechnung ersetzt Dutzende einzelner Belege — das vereinfacht den buchhalterischen Abgleich und den Vorsteuerabzug auf anspruchsberechtigten Positionen.
- Angereicherte Daten: Die Abrechnungen tragen detaillierte Daten pro Transaktion (Reisender, Kostenstelle, Vorgangsreferenz), auswertbar für das Travel-Analytics und das CSR-Reporting.
- Sicherheit: Da die Karte nie physisch kursiert und ihre Nutzung auf das Reisebüro beschränkt ist, sinkt das Betrugsrisiko.
Die Lodge Card deckt nicht die Ausgaben des Reisenden vor Ort (Mahlzeiten, Taxi, Parken) ab: Sie wird daher üblicherweise mit individuellen Corporate-Karten oder einer Lösung für Spesenabrechnungen kombiniert.
Häufige Fragen
Worin unterscheiden sich Lodge Card und Corporate-Karte?
Die Corporate-Karte ist individuell: Jeder Mitarbeiter begleicht seine eigenen Ausgaben auf der Dienstreise. Die Lodge Card ist kollektiv und zentral: Ein einziges Zahlungsmittel, im Eigentum des Unternehmens und beim Reisebüro hinterlegt, begleicht die Buchungen aller Reisenden vor der Reise. Beide ergänzen sich.
Eignet sich die Lodge Card für KMU?
Ja, sofern das Unternehmen über ein Reisebüro oder eine Buchungsplattform verfügt, das die Kartennummer hinterlegen kann. Der Mechanismus trägt vor allem, wenn das Reisevolumen eine Zentralisierung von Zahlung und Abrechnung rechtfertigt.
Verwandte Begriffe
- Spesenabrechnung: das, was die Lodge Card vor der Reise reduziert
- Elektronische Rechnung: die Digitalisierung der zugehörigen Belege
- Tankkarte: das zentralisierte Pendant für die Fuhrpark-Ausgaben
