Spesenabrechnung
Beleg über die im Namen des Unternehmens vorgestreckten Berufsausgaben eines Mitarbeiters — Grundlage für Erstattung und steuerlichen Abzug.
Definition
Eine Spesenabrechnung ist ein Buchhaltungsbeleg, mit dem ein Mitarbeiter die Erstattung der Ausgaben beantragt, die er im Namen seines Unternehmens getätigt hat (Dienstreise, Geschäftsessen, Übernachtung, Bürobedarf, Maut, Kraftstoff). Sie dokumentiert jede Ausgabe, belegt sie durch eine Rechnung oder einen Kassenbon und ermöglicht es dem Unternehmen, sie zu verbuchen, steuerlich abzusetzen und die MwSt. zurückzuholen.
Im Detail
Die Spesenabrechnung ist mehr als ein Formular: Sie ist der Nachweis, der die Verbindung zwischen der Ausgabe und der Geschäftstätigkeit des Unternehmens herstellt. Um gültig zu sein, muss sie die Identität des Mitarbeiters, Datum und Zweck der Ausgabe, den Empfänger (Kunde, Lieferant, Ort), den Betrag inklusive MwSt. (TTC) mit der entsprechenden Steuer sowie einen Beleg enthalten.
Drei Themen strukturieren ihre Abwicklung:
- Die zurückholbare MwSt. hängt von der Art der Ausgabe ab: Sie folgt dem Regelwerk des gekauften Guts oder der Dienstleistung. Kraftstoff unterliegt damit eigenen Regeln (siehe MwSt. auf Kraftstoff). Kilometerpauschalen eröffnen dagegen keinen Vorsteuerabzug, weil sie pauschal sind.
- Die beweiskräftige Archivierung: Die elektronische Rechnung und die Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (Rekonstruktionsfrist der Steuerbehörde), unter Bedingungen, die ihre Unversehrtheit gewährleisten.
- Die Befreiung von Sozialabgaben: Auf Beleg erstattete Ausgaben — oder pauschal im Rahmen einer Obergrenze (Kilometerpauschale, Forfait mobilités durables) — unterliegen keinen Sozialbeiträgen, sofern sie reale Ausgaben decken.
Die Digitalisierung hat die Spesenabrechnung vom Zettel im Aktenordner zu einem integrierten Fluss gemacht: die Corporate-Karte, die automatisch ein Ausgabenkonto speist; die mobile App, die Belege per optischer Erkennung erfasst; der Buchhaltungsexport ins ERP. Genau das decken unsere Guides zur Spesenabrechnungs-Software und zum Buchungsexport der Ausgaben ab.
Häufige Fragen
Ist eine Spesenabrechnung immer nötig, um sich erstatten zu lassen?
Ja — außer wenn das Gesetz eine Pauschalerstattung vorsieht (Kilometerpauschale, Forfait mobilités durables, Verpflegungspauschalen), die innerhalb der Obergrenze keinen Beleg verlangt. Für jede andere reale Ausgabe ist die Spesenabrechnung samt Beleg unverzichtbar, und zwar sowohl für die Erstattung als auch für den steuerlichen Abzug.
Müssen die Belege der Spesenabrechnung aufbewahrt werden?
Ja. Belege und Rechnungen sind ab dem Abschluss des Geschäftsjahrs zehn Jahre aufzubewahren, in Formen, die Integrität und Lesbarkeit gewährleisten und ihre Beweiskraft bei einer Steuerprüfung sichern.
Verwandte Begriffe
- MwSt. auf Kraftstoff: der Vorsteuerabzug, der speziell für Kraftstoffe gilt
- Kilometerpauschale: die Pauschale, die keinen Kilometernachweis verlangt
- Tankkarte: das Instrument, das die Ausgabe an der Quelle nachvollziehbar macht
- Elektronische Rechnung: das Belegformat, das sich allgemein durchsetzt
